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Cómo ayudó Kyriba a evitar un pago fraudulento de 8 millones de dólares

El intento de fraude comenzó con un mensaje de correo electrónico del director financiero. Afortunadamente, el equipo de tesorería de una promotora inmobiliaria líder había trabajado diligentemente para establecer procesos de pago eficaces que redujesen el riesgo de pagos fraudulentos o incorrectos. Estas políticas abarcaban protocolos internos, tecnología y difusión de la información, cultura empresarial y supervisión/cumplimiento.

Una solicitud creíble

El tesorero adjunto recibió un correo del director financiero en el que solicitaba una transferencia de 8 millones de dólares para adquirir una empresa objetivo del Reino Unido. Dada la naturaleza confidencial de la transacción, en el correo electrónico se especificaba que el tesorero adjunto no debía hablar de la transferencia con nadie más. Además, concurría que el tesorero estaba
de vacaciones. La transacción parecía creíble y el correo electrónico imitaba con gran precisión el estilo del director financiero. Cuando el tesorero adjunto comenzó a tramitar la solicitud del director financiero, cayó en cuenta de que no iba a poder ejecutar la transferencia por diversos motivos.

La normativa hecha realidad gracias a Kyriba

Gracias a los controles establecidos por la empresa y aplicados por Kyriba:

  • El pago no lo podía procesar una sola persona. Esta empresa había configurado Kyriba para que el procesamiento de cada pago requiriese la intervención de al menos tres empleados. Un empleado solicita el pago, otro lo procesa y el último lo aprueba o libera.
  • La cantidad de 8 millones de dólares excedía la autoridad del asistente del tesorero en Kyriba. La plataforma de Kyriba impone límites de autoridad que asignan a cada empleado una cantidad máxima específica para los pagos que pueden aprobar. Para poder ejecutar la transferencia, el tesorero habría necesitado la aprobación de otra persona con un límite superior.

El fraude acorralado

Cuando el tesorero adjunto acudió a la oficina del director financiero para aclarar estas cuestiones, se descubrió al instante que la solicitud de transferencia era fraudulenta. El uso de Kyriba por parte de la empresa para aplicar sus políticas internas de prevención de fraudes, fue vital para evitar este intento de estafa.

Kyriba también ayuda a esta empresa a identificar y evitar situaciones de fraude difundiendo rápidamente la información para garantizar que todas las transacciones se comunican a contabilidad y a otros departamentos clave. La plataforma distribuye informes importantes, entre los que se incluye una lista de pagos que se van a procesar varias veces al día. La difusión diaria de estos informes permite a su grupo de contabilidad llevar a cabo las conciliaciones de las cuentas puntualmente, lo que permite detectar pagos fraudulentos o incorrectos y evitar que se produzcan en el futuro.

Gracias a la capacidad de Kyriba para respaldar la segregación de funciones, implementar límites de autorización de pago y controles bancarios, esta promotora inmobiliaria líder evitó una pérdida de 8 millones de dólares.