Gérer les risques en cas de crise – retours de vos pairs

Beaucoup de choses ont changé depuis que nous avons publié le blog « Les incontournables d’une sauvegarde d’activité ». J’ai reçu beaucoup de commentaires positifs et perspicaces sur ce dernier blog, où nous avons parlé de la façon dont les équipes de trésorerie peuvent perfectionner les plans de continuité des activités, examiner l’efficacité avec laquelle elles gèrent activement leur liquidité et collaborer avec les différentes équipes du Groupe pour atténuer les préoccupations au sein de leurs chaînes d’approvisionnement. Vous trouverez ci-dessous quelques astuces supplémentaires suggérés par mes amis et contacts trésoriers.

Télétravail

Il semble qu’une grande partie du monde travaille à domicile ou envisage de le faire. Chez Kyriba, nous nous sommes complètement mobilisés, en adoptant une politique de travail à l’échelle de l’entreprise. Sur une note personnelle, je suis «auto-isolé» depuis Vancouver, au Canada, sous la direction de mon autorité sanitaire locale (non pas parce que je montre des symptômes ou que je suis exposé, mais simplement parce que j’ai voyagé récemment). Il est finalement très simple d’accepter ces recommandations pragmatiques même si nous pouvons de prime abord être réticents à les appliquer.

D’un point de vue trésorerie, j’ai reçu beaucoup de commentaires sur la différence entre les plans de reprise « classique » et la situation actuelle, où la durée du confinement demeure incertaine. Beaucoup ont partagé que la reprise d’activités après sinistre ou les plans de continuité des activités étaient destinés à des périodes relativement courtes (par exemple, jusqu’à une semaine) et n’incorporaient pas de solutions technologiques à long terme. A titre d’exemple, plusieurs lecteurs ont souligné que leurs plans de continuité des activités comprenaient l’utilisation de portails bancaires pour les paiements, ce qui rend impossible l’application de politiques de paiement centralisées et le dépistage de la fraude. Certains craignaient donc que des contrôles de paiement incohérents puissent de facto augmenter le risque de fraude aux paiements.

Investissement et liquidités

Avec la réduction des taux, les équipes de trésorerie sont mises au défi de compenser cette perte de rendement sur leurs investissements à court terme.

Certains clients de Kyriba ont souligné que, pour leurs organisations, les prime money funds n’étaient plus une option en raison de la variation de la provision sur la valeur nette des actifs (NAV) et ce, en lien avec la récente réglementation sur les fonds du marché monétaire. Ils ne pouvaient pas risquer une option où le capital de leur investissement diminue. Par ailleurs et en tout logique, l’examen d’autres choix d’investissement a été aussi motivé par le fait que les clauses de remboursement anticipé puissent être mises en œuvre – aussi peu probable que cela puisse paraître –

Communiquer avec ses banques

Alors que les équipes de trésorerie évaluent leurs positions de trésorerie et leurs projections, les banques gèrent également leur propre liquidité dans le contexte de la réglementation Bâle III. Par conséquent, il est essentiel de maintenir une communication constante avec les partenaires financiers sur les besoins de trésorerie et de liquidité. Les plans et stratégies des banques sont en constante évolution, et par effet miroir, elles doivent donc comprendre et anticiper vos besoins bancaires et de crédit afin de soutenir votre organisation.

Visibilité globale sur la trésorerie

Plusieurs équipes de trésorerie avec lesquelles nous avons discuté sont en train de constituer des réserves de trésorerie sur une grande partie des marchés du monde, créant un filet de sécurité. L’objectif étant de mobiliser et de déployer plus facilement les liquidités pour faire face aux urgences. Cela indique donc un besoin croissant de besoin de visibilité mondiale sur les liquidités. C’est à cet effet que certains directeurs financiers et trésoriers demandent à connecter leur TMS à des banques pour lesquelles ils ne disposent pas actuellement de rapports quotidiens automatisés. Pour la plupart des utilisateurs de TMS, il n’est pas difficile d’ajouter des banques et / ou des comptes bancaires pour atteindre 100% de visibilité globale de la trésorerie.

Paiements

Il est raisonnable de s’attendre à ce que les fraudeurs redoublent d’efforts pour exploiter les vulnérabilités des contrôles de paiement et l’actualité nous donne malheureusement raison. De nombreux stratagèmes de fraude aux paiements réussis sont, généralement, la conséquence du manque de communication entre les membres de l’équipe de trésorerie et des finances (par exemple, le directeur financier n’est pas au bureau) et de circonstances d’urgence – ce qui ressemble malheureusement au scénario auquel la plupart des équipes de trésorerie se trouvent actuellement. Maintenant, combinez cela avec encore plus de demandes de paiement gérées par e-mail, une documentation, une sauvegarde incohérentes, et là, vous avez une situation parfaite pour des exceptions à la politique de gestion à appliquer. Ainsi, cela renforce le principe et l’importance que d’adopter des processus de paiement standardisés, rationalisés et centralisés – en particulier maintenant – ce qui est le meilleur rempart pour protéger les organisations contre les paiements non autorisés et / ou frauduleux.

Une autre observation intéressante concernait les paiements transfrontaliers. Plusieurs personnes ont indiqué qu’elles envisageaient des services de paiement transfrontalier plus efficaces, y compris SWIFTgpi et des services bancaires spécialisés qui pourraient offrir plus de prévisibilité dans la livraison des paiements et les taux de conversion FX. Dans une crise prolongée, il est logique que les équipes de trésorerie demandent des options plus rapides et sûres qu’aujourd’hui.

« Covenants » bancaires

La plupart des équipes de trésorerie revoient actuellement leurs « covenants » sur leur documentation de crédits. Pour de nombreuses organisations, les clauses sont liées à des actions de l’organisation et à des ratios tels que l’endettement. Avec les mouvements de « ventes »importantes et le sentiment de panique qui s’installe sur les marchés boursiers, ne soyez pas pris de court par le non-respect de vos engagements, cela entraînerait une série de conséquences coûteuses.

Agences de notation et Reporting financiers

Pour certaines organisations, en particulier celles du tourisme, de l’assurance, de l’hôtellerie et de l’énergie, la trésorerie peut être impliquée dans des discussions avec les agences de notation. Dans le cadre de ces discussions, le Trésorier pourrait fournir un support au directeur financier aux travers d’analyse et des perspectives stratégiques dans le cadre des thématiques liées à la solidité financière et la résilience de l’entreprise.

Les équipes de trésorerie qui ont déjà participé à ces discussions ont déclaré avoir été invité à confirmer les soldes de trésorerie, expliquer les besoins en fonds de roulement et l’accès à la liquidité dans le cadre de divers scénarios de prévision de trésorerie. Ceux qui avaient accès à des outils de visualisation des données ont trouvé plus simple d’apporter de l’assurance à la direction et de se re- positionner comme partenaire stratégique fiable.

Dans les faits, certains ont vu ces échanges comme une opportunité de soutenir le directeur financier et le PDG avant la prochaine période de reporting financier, étant donné que le tropisme des investisseurs et des analystes spécifiques sur la trésorerie, la liquidité et la gestion des risques.

En conclusion, les principales attentes des comités de direction sur leurs équipes trésorerie en cette période d’incertitude sont :

• Fonctionnement à pleine capacité, même à domicile
• Préparation des tableaux de bord de reporting avec un « focus » sur la trésorerie et la liquidité du fait du degré d’urgence
• Compréhension et analyse de l’impact des fluctuations des devises sur les flux de trésorerie et les bénéfices (par extension l’EPS)
• Anticipation des réponses aux questions urgentes concernant la trésorerie
• Se préparer à la gestion de la volatilité sur un grand ensemble des marchés financiers

Nous avons déjà observé des fluctuations des marchés boursiers plus importantes que prévu; il y a de fortes raisons de croire que les mêmes tendances inquiétantes vont s’amplifier.

Même si nous devons rester optimistes, il est essentiel que la trésorerie soit préparée et qu’elle protège les actifs financiers de l’organisation.