Şişecam – la centralisation des paiements et la gestion des fraudes avec Kyriba

Şişecam est un fabricant de verre multinational basé en Turquie, qui souhaitait centraliser les paiements, obtenir une meilleure visibilité sur les comptes du groupe et réduire les risques de fraude.

Barış Gokalp, responsable de la trésorerie chez Şişecam explique le contexte du projet: « lorsque j’ai rejoint Şişecam, tout était très décentralisé. Chaque entité gérait ses propres opérations bancaires. Nous avions trop de banques, plus de 60 entités et plusieurs systèmes ERP.

Après 2013, nous avons fait beaucoup de fusions et acquisitions. Il y avait donc des ERP différents. Il y avait aussi beaucoup de types de connexion, y compris SFTP, fax et e – mail, sans aucune normalisation. Chaque opération de paiement avait sa propre feuille de route, ce qui les rendaient difficiles à gérer.          

« Nous avons réalisé que nous devions d’abord résoudre le problème de connectivité avec les banques. Nous avons pensé que nous allions passer beaucoup de temps à visualiser combien d’argent nous avons, ainsi que sur les opérations bancaires pour nos paiements ».

Levent Coskuner , Managing Partner d’ELC Strategy qui a conseillé Şişecam, explique la démarche adoptée: « nous connaissions la culture interne et la structure de financement de Şişecam, nous recherchions donc la meilleure solution globale. Entre son arrivée à Şişecam et la fin de 2018, Barış et moi avons visité différents pays pour comprendre les différentes options. Il était très important que la solution soit très évolutive et sécurisée – la sécurité était l’un des principaux problèmes. Et étant donné qu’ils ont plusieurs ERP, nous avions besoin d’une approche standardisée. Pour cela Kyriba offrait la meilleure solution SaaS. »

Le projet comportait plusieurs éléments clés. « L’objectif principal était de mettre en œuvre des paiements pour les systèmes ERP, de les centraliser et de les sécuriser », explique Nik Romano, responsable des marchés émergents chez Kyriba. « Mais, Şişecam souhaitait également gagner en visibilité sur les comptes bancaires du groupe. Nous avons été autant sélectionnés pour la technologie de nos applications que pour notre capacité à mettre en place des connexions entre autant de banques et dans de si nombreux pays. »

Lorsque l’équipe de Şişecam a examiné les références de Kyriba, elle s’est rendue compte que de nombreuses entreprises étaient préoccupées par les transactions et c’était un des points clés de leur décision.

« Le nombre de transactions n’est pas important pour nous, mais plutôt leur variété. Nous avons constaté que notre portée géographique – celle de Kyriba et celle de Şişecam – correspondait, et lorsque nous avons rendu visite aux clients de Kyriba pour obtenir des références, les commentaires étaient excellents ! » commente Barış Gokalp.

S’attaquer au financement de la chaîne d’approvisionnement n’était pas à l’ordre du jour initialement, mais lorsque l’équipe de Şişecam a rendu visite à un client Kyriba en France, elle a réalisé qu’elle pouvait également utiliser le système de gestion de Kyriba pour d’autres parties de ses activités de trésorerie. Ainsi, bien qu’ils aient commencé par la visibilité des comptes et les opérations de paiement, ils ont réalisé qu’ils pouvaient également inclure le financement de la chaîne d’approvisionnement, la gestion des devises, la gestion des flux de trésorerie et la prévision des flux de trésorerie.

« En tant que directeur de la trésorerie, j’ai vu que nous pouvions gérer toutes nos activités de trésorerie sur une seule plateforme avec de nombreuses banques, de nombreux pays et de nombreuses entreprises! » explique Barış Gokalp.

« Toutes les connexions seront établies et tous les paiements se feront via Kyriba. Nous avons également commencé à régler le problème du financement de la chaîne d’approvisionnement et nous allons connecter les banques à notre financement de la chaîne d’approvisionnement parce que nous savons que la force d’une entreprise vient de ses fournisseurs. De plus, nous savons que nous pouvons gérer notre position FX via Kyriba. Enfin, nous devrions également utiliser le module de gestion des flux de trésorerie de Kyriba d’ici la fin de l’année prochaine », déclare Barış Gokalp.

Barış Gokalp reconnaît que la fraude était la principale motivation de la direction générale du groupe. « Comme tous les trésoriers le savent, nous devons faire les vérifications avant que l’argent ne soit transféré. Il faut établir des règles dans le flux, de façon à ce que vous puissiez arrêter un paiement à la moindre alerte. J’espère que d’ici la fin de l’année prochaine, nous serons entièrement automatisés ».

La numérisation complète signifie que lorsqu’un fichier est créé, il est transmis directement et en toute sécurité à Kyriba, à travers le processus d’approbation et à la banque. Via L’ERP, les comptables peuvent voir en quelques minutes l’historique du paiement, s’il y a un rejet ou tout autre problème. Ceci est totalement intégré à SAP dans le processus de Şişecam.

Comme pour de nombreux clients, la crise de la Covid a montré les bénéfices de ce nouveau système.

Barış Gokalp explique: « au début de la pandémie, nous n’utilisions Kyriba que pour cinq entreprises en Turquie, mais en deux jours toutes les entreprises ont pu l’utiliser pour leurs paiements. Ainsi, nos collaborateurs n’ont plus eu besoin de venir au bureau pour les signatures et les approbations. Cela a contribué à renforcer la crédibilité du projet. Avant, il était très difficile d’effectuer un paiement. Lorsque vous envoyez un paiement à une banque, en cas de non-réception, vous n’avez plus qu’à le renvoyer. Mais maintenant, tout cela ne prend que 10 minutes maximum. »                                       

« Au début, certaines personnes en interne étaient inquiètes pour ce projet, mais quand elles ont compris ce que le projet impliquait, elles voulaient aussi en faire partie. »                             

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À propos de Şişecam

Şişecam est l’un des plus grands fabricants de verre au monde. Le groupe est basé en Turquie, avec des opérations dans la zone euro, en Russie, en Inde et en Égypte. Il fabrique une grande variété de verres – verre de table, emballage en verre, verre plat et verre automobile – et produit également les produits chimiques utilisés pour leur fabrication. Le groupe compte 20 entreprises dans le monde et travaille avec environ 60 banques.