Cash management et renouvellement et de la qualité de l’air : innover toujours !

ALDES s’équipe de Kyriba en mars 2012 suite à une refonte de ses opérations de trésorerie menée avec la société UTSIT. Ne disposant pas d’une visibilité globale de son cash, du fait de l’utilisation de solutions disparates dans le groupe, l’équipe trésorerie n’arrivait pas à consolider les informations de trésorerie ni à piloter la dette. Le changement de protocoles est une excellente opportunité pour faire un état des lieux et remettre à plat les processus. ALDES revoit donc sa façon de travailler, cartographie son réseau bancaire, rationalise ses relations bancaires, pour accompagner effi cacement les fi liales avec la mise en place d’un outil unique. L’objectif est de disposer à la fois d’une visibilité globale du cash et contrôler les opérations pour parer les tentatives de fraude. Par ailleurs, l’uniformisation des systèmes d’information est globale afi n que l’ensemble des collaborateurs communique avec les mêmes outils où qu’ils soient dans le monde. “Chez ALDES, lorsque une solution est déployée, c’est la même pour toutes les filiales. Si la Direction décide de déployer SAP dans une filiale, nous arrivons avec Kyriba“.

L’atout principal de Kyriba a été de proposer un contrat unique pour la solution de gestion de trésorerie et la communication bancaire. Le gain de temps et la souplesse du contrat unique ont rassuré l’équipe en place. D’autre part, la réputation de Kyriba et les nombreuses références dans la région lyonnaise ont joué un rôle important dans la décision. Enfi n, la couverture fonctionnelle en termes de gestion de trésorerie, de fi nancement, de paiement et de communication bancaire intégrée répondait parfaitement au besoin de l’entreprise.

La connectivité bancaire

Souhaitant équiper ses fi liales, ALDES a regardé les diverses options. Mais en interrogeant des trésoriers sur leurs diverses expériences, ALDES décide d’investiguer aussi sur les coûts. En effet, si chacun s’accorde à dire que SwifNet est une solution onéreuse, personne n’est vraiment capable d’estimer les coûts de mise en oeuvre de SwiftNet et ceux liés aux opérations. Une analyse fi ne montrera très rapidement que SwiftNet présente plusieurs atouts: non seulement les coûts sont 3 à 4 fois moins onéreux, mais le déploiement est plus rentable et plus simple. “Tout le monde me disait que Swift était cher! Mais personne ne savait me donner les informations. Au final et après analyse, les coûts sont bien plus intéressants; il faut arrêter dire Swifnet c’est cher!”. En rationalisant ses processus et ses outils, ALDES a fait le choix de supprimer les web banking présents dans les fi liales; une fi liale pouvait utiliser jusqu’à trois web banking!

Aujourd’hui, les fi liales saisissent leurs prévisions dans Kyriba et délivrent au siège une position consolidée, quotidienne, en temps réel. Au niveau de l’équipe Corporate, la visibilité obtenue permet de dire si la société est en cash positif ou en cash négatif. La dette est donc pilotée par le service trésorerie, qui peut, si besoin, tirer sur la ligne de crédit à moyen terme. Auparavant, les cash “calls” donnaient une visibilité approximative des prévisions limitant l’optimisation et les prises de décisions. “Aujourd’hui, je n’attends plus le bilan trimestriel ou semestriel pour connaître notre position. Tous les matins, je suis capable d’optimiser et de rationaliser les demandes de crédit des filiales grâce aux remontées du cash. Je suis plus proactive car j’ai une visibilité au quotidien. Nous voyons les soldes des filiales, les prévisions en temps réel et cela nous permet d’anticiper et de prendre des décisions rapidement. Nous avons l’impression d’être sorti du brouillard!”.

Gérer les tentatives de fraude

“Règlements fournisseurs, salaires… tous les paiements passent par Kyriba! Que ce soit pour le siège ou les filiales, nous avons tout automatisé”. Des workflows de validation ont été mis en place pour sécuriser les transactions et lutter contre les tentatives de fraude: le Directeur de la fi liale s’engage sur sa dépense; la trésorerie réalise un contrôle de cohérence; un membre du CODIR valide. Tous les paiements sont analysés dans Kyriba à travers un processus complet et intégré. Des contrôles sont également réalisés via le picking “Nous avons mis en place, dans Kyriba, une validation avec une signature bancaire par le Directeur de la filiale; une deuxième validation par la trésorerie; enfin une troisième validation par le Directeur Financier ou un membre du Comité de Direction. Cela nous a permis de sécuriser les transactions à tous les niveaux”. Les rôles ont été compartimentés afi n de sécuriser chaque transaction. Par ailleurs, le groupe ALDES a travaillé sur la sécurité avec la Direction Financière et l’équipe informatique: chaque processus interne a été repensé puis retranscris dans Kyriba; que ce soit les workflows, les droits d’administration, les rôles des utilisateurs, etc.

La culture cash

La culture cash, initiée par le Directeur Financier, a été renforcée avec la mise en place d’une gestion de trésorerie centralisée. “Aujourd’hui, la culture cash est diffusée à tous les niveaux: du Directeur Financier jusqu’au Président en passant par les filiales. Ils veulent connaître la position consolidée pour chaque filiale et pour l’ensemble du groupe. Auparavant, ils ne disposaient que d’une situation semestrielle lors de la publication des comptes”.

L’équipe trésorerie a automatisé ses opérations, elle a désormais une vision “risque” dans la prise de décisions avec ses partenaires internes “Nos opérations sont plus sécurisées et nos données sont indéniablement plus fiables ; les paiements et les virements sont automatisés. Mais la vraie nouveauté, c’est que nous travaillons davantage avec les filiales. Le projet est une réussite mais le vrai gain se mesure sur l’humain! Nous pouvons désormais anticiper les besoins des filiales et donc les aider en prenant de bonnes décisions”.

Pour ALDES, les gains sont doubles: ils concernent la multiplication des contrôles et la sensibilisation des Directeurs des fi liales; plus impliqués, ils sont désormais très regardants sur les mouvements et les opérations. Se connecter à Kyriba est un réfl exe quotidien!

A propos de ALDES

ALDES conçoit, fabrique et commercialise des solutions performantes, répondant aux besoins de qualité d’air, de confort thermique et de maîtrise énergétique des bâtiments. Les solutions ALDES répondent à la double ambition d’apporter aux occupants une qualité d’air, un confort thermique et une sécurité optimum, tout en maîtrisant durablement la consommation énergétique des bâtiments.

Anticipant à la fois les exigences des consommateurs en matière de confort et les évolutions des règlementations en matière d’impact énergétique, le Groupe ALDES fonde sa stratégie et sa croissance sur sa capacité à offrir des solutions globales, innovantes et performantes.