ALVEAN, gestion des paiements à l’international

Pourquoi Kyriba ?
Suite à la création de la joint-venture en mars 2014, ALVEAN se dote d’une équipe de trésorerie qui a notamment pour objectif de mettre en place une solution de gestion de trésorerie pour la nouvelle société. Dès le départ, le choix se porte sur une solution externe, et non sur la solution de type ‘Host To Host’ utilisée par Cargill. ALVEAN se fait accompagner de PwC  et retient la solution Kyriba : « J’ai tout de suite apprécié le côté User Friendly de la solution ; cela nous évitait d’écrire les procédures pour les utilisateurs. Et surtout, nous devions faire un Go Live en moins de 3 mois, que seule une solution SaaS permettait ». Au delà des bénéfices traditionnels que procurent le modèle SaaS (absence de maintenance et rapidité de la mise en œuvre), la solution de type ‘free asset’ répond parfaitement à la demande d’ALVEAN, société de négoce disposant d’un minimum d’actifs.

La Direction des Systèmes d’Information a quant à elle entièrement audité la sécurité du système :

Enfin, ALVEAN avait besoin d’un éditeur capable d’implémenter la solution en moins de quatre mois. « Nous avons signé en Juillet 2014 et travaillé avec notre principal partenaire bancaire dès fin septembre ; les MT940 fonctionnaient déjà, et nous étions en production le 1^er décembre 2014 ! En moins de deux mois et demi, nous réalisions nos paiements depuis Genève. »

Des Paiements, des Paiements et des Paiements
Dans un premier  temps, le déploiement de la solution Kyriba s’est porté sur les paiements, et notamment les ‘High Value’ paiements.

« Nous sommes très proactifs dans la gestion de la trésorerie et des paiements. Les balances sont disponibles dès le matin et nous pouvons prendre des décisions plus rapidement. Le soir, nous générons un zéro balancing et les besoins de financement sont anticipés. »

Au total, plus de 26 utilisateurs travaillent sur la solution Kyriba, dont 12 sur le module Kyriba Payment ; les transactions varient entre 8.000 et 10.000 paiements par an, essentiellement des paiements de type ‘High Value’, via le protocole sécurisé SWIFTNet.« Tous les paiements et l’historique sont disponibles dans un système unique ce qui apporte une plus grande visibilité. Nous avons complètement supprimé les paiements par fax et par e-Banking. En termes de bénéfices, l’automatisation sécurisée des processus nous a fait économiser deux temps plein et réduire les coûts liés aux paiements de façon importante. »

Enfin, le service Trésorerie qui pousse toujours plus loin l’utilisation de son système a mis en place les paiements par mobile : « Nous utilisons l’application Kyriba Mobile pour iPhone afin de valider des paiements notamment les jours fériés. Si des paiements urgents doivent être validés alors que nous ne sommes pas au bureau, il est toujours possible de le faire à distance. »

Trésorerie, le Business Partner
Aujourd’hui, le service trésorerie d’ALVEAN se concentre d’avantage sur l’analyse stratégique, la renégociation des tarifs, et le reporting plutôt que le transactionnel. « Nous avons des activités de contrôle et de décision, plutôt que des tâches transactionnelles ; nous connaissons la santé financière de notre entreprise, la maturité des loans, au jour le jour, sans retraitement. L’information est disponible et rapide à obtenir. »

L’équipe Trésorerie revendique d’ailleurs sa capacité à pouvoir se projeter et travailler à la stratégie avec les équipes business. « Nous savons exactement où se trouve le cash, et comment il est investi ! Si je dois présenter l’analyse du business à mon CEO, je gagne plusieurs jours de travail grâce au système. Il est plus intéressant de travailler avec les équipes business et participer à la prise de décisions que de passer son temps à récolter les données. » Les équipes ont une meilleure visibilité sur les données de l’entreprise. Très rapidement dans la journée, ils font des prévisions, ils optimisent la trésorerie, bref ils se concentrent sur l’avenir.

« Quand je fais mes analyses pour le Board, je gagne un temps énorme. Auparavant, il me fallait environ deux semaines pour récolter les données, les vérifier et les analyser. De nos jours, tout va très vite et c’est pareil en trésorerie. Si vous visez l’excellence, il faut des réponses rapides et exactes. Nous connaissons l’état de la dette et des loans, savons qui rembourser en premier, quelles banques ont les intérêts les plus élevés et qui je dois compenser … Je sais que je suis juste ! »

3 conseils pour réussir son projet de trésorerie par ALVEAN

• Bien définir les besoins et bénéfices attendus à moyen et long terme, puis les prioriser.
• Travailler très en amont avec le top management pour identifier leurs attentes. Il est primordial de connaître les besoins de son CFO et de son CEO ; définir ce qu’ils souhaitent voir et comment le voir, puis travailler sur leurs demandes pour les intégrer dès le démarrage du projet.
• S’entourer des bonnes personnes ! En externe, cela se traduit au niveau de l’éditeur mais aussi des partenaires bancaires. En interne, il est impératif de désigner un interlocuteur qui sera l’interface et le référent du projet.

À PROPOS DE ALVEAN

ALVEAN est l’un des leaders mondiaux de l’industrie sucrière, spécialisé dans la production, la commercialisation et le négoce du sucre brut et blanc. En combinant des décennies d’expérience, une connaissance approfondie du marché mondial, l’expertise de la négociation et une base d’approvisionnement unique, avec une logistique intégrée, nos employés présents dans 10 pays sont particulièrement bien placés pour offrir le meilleur service à nos clients dans le monde.

ALVEAN est une joint-venture, créée en 2014, lorsque les sociétés Cargill et Copersucar ont décidé de combiner leurs activités commerciales mondiales de sucre. Les activités de commerce d’ALVEAN, basées à Genève (Suisse), s’appuient sur un réseau de bureaux répartis à travers le monde, à Bangkok, Bilbao, Delhi, Dubaï, Hong-Kong, Jakarta, Miami, Moscou, Sao Paulo et Shanghai.