Groupe Salaün

Le choix Kyriba
En 2010, le groupe Salaün réalise une croissance externe très importante avec le rachat de plus de dix sept agences et sociétés d’autocars. Cette croissance s’accompagne par la reprise des services de trésorerie et des différents partenaires bancaires des sociétés ; en tout, c’est plus de dix solutions disparates qui gèrent les relevés bancaires et réalisent les virements pour les sociétés du groupe.

Dans la plupart des cas, les solutions étaient des web banking; c’est à dire des solutions monobanques avec des fonctionnalités très restreintes. «Les solutions en place avaient des fonctionnalités très limitées comme la communication bancaire et les moyens de paiement. Je me suis posé la question de maintenir les web banking mais cela n’était pas très logique ! Dans ce contexte, la mise en place d’un outil commun était évidente.» – Stefan Coursier, ancien directeur des Systèmes d’Information.

Au delà des systèmes, chaque équipe travaillait isolément et les informations n’étaient pas rationalisées avec pour conséquence des prévisions de trésorerie approximatives qui ne reflétaient pas la réalité. En 2012, le groupe Salaün accueille un nouveau Directeur Financier, pour restructurer le service Finance, les systèmes d’information ainsi que les achats et le juridique ; ce dernier rejoint le groupe avec une forte culture Cash ! «La culture Cash du nouveau Directeur Financier a facilité la décision de standardiser les processus et les outils. Un audit interne a dans un premier temps favorisé la mise en place d’un Centre de Services Partagés – CSP – dont la priorité était de rationaliser la fonction trésorerie.»

Le choix d’investir dans une solution unique et centralisée doit permettre au groupe Salaün de remonter la trésorerie sur la holding, de mieux accompagner les filiales en cash disponibles pour celles qui en ont besoin mais aussi d’anticiper les risques de fraude qui se multiplient. Lors de l’appel d’offres, la technologie SaaS – Software as a Service – a séduit les utilisateurs pour la flexibilité et la facilité d’utilisation. La trésorière a d’ailleurs réalisé les paramétrages elle-même.

Rationaliser ses relations bancaires
Grâce à une gestion centralisée de la trésorerie, le groupe réalise des prévisions de trésorerie régulières et fiables. «Nous anticipons les excédents de trésorerie et nos partenaires bancaires bénéficient d’une meilleure visibilité des prévisions à un an.»
Par ailleurs, l’activité du groupe nécessitant l’achat de devises, notamment en dollars, le service trésorerie a pu optimiser ses couvertures au niveau groupe. «Auparavant, chaque tour-opérateur réalisait sa propre couverture pour ses propres devises.»

Prévisions de trésorerie : disposer d’une vision à 360°
Avec la solution Kyriba, le groupe Salaün dispose aujourd’hui d’une prévision pour le groupe et par société. Cette vision a permis de rassurer les partenaires bancaires et le président du groupe : «Partager avec nos partenaires bancaires, six mois à l’avance, nos besoins en cash est réconfortant pour eux ! Et notre Président les réclame tous les jours ! Il suit de près les prévisions à court terme. Il est non seulement rassuré mais surtout il connaît l’atterrissage pour chaque société ; il bénéficie d’informations fiables pour piloter l’entreprise.»

Renforcer les contrôles et sécuriser les paiements
Avant la mise en place de la solution Kyriba, les virements étaient effectués par le service comptable. «Non seulement, la comptable générait les fichiers mais elle faisait également les virements ! Aujourd’hui, nous avons supprimé les virements papier et mis en place EBICS TS, la signature sécurisée. Au delà des outils pour sécuriser les paiements, le groupe Salaün a également accompagné sa transition et modifié ses processus de validation tout en renfonçant les contrôles ; le service comptable n’est plus le seul à gérer l’ensemble du processus. Le service trésorerie et la direction financière interviennent désormais dans le processus de validation avant de procéder à tous virements,  quels qu’ils soient.»

Des bénéficies pour les utilisateurs, la Finance et la Direction
En termes de gains, la mise en place d’une solution unique a permis d’automatiser les tâches manuelles à faible valeur ajoutée : «Le service fait la trésorerie le matin, après l’intégration automatique des relevés bancaires ; les risques d’erreurs sont bien moins élevés et le gain de temps très important. Les écritures sont ensuite directement remontées en comptabilité supprimant ainsi les ressaisies ! L’équipe Finance gagne donc beaucoup de temps car les flux sont automatisés. Par ailleurs, les intérêts pour les comptes courants sont maintenant calculés par le service trésorerie; auparavant le service comptable était en charge de cette partie. Dans l’ensemble, les bénéfices sont pour l’équipe Trésorerie mais également l’équipe comptabilité.» Avec la solution Kyriba et l’automatisation des flux, les comptables ont pu se recentrer sur leurs missions tout en bénéficiant de plus de réactivité pour communiquer entre les services et obtenir une plus grande visibilité.

Le point de vue de la DSI sur le modèle SaaS
Le groupe Salaün a repensé son architecture informatique en 2013 avec la refonte de son système d’information : «Nous sommes passés du monde physique au monde virtuel ! La refonte du système d’information d’une société est un très gros projet. En parallèle, je n’avais pas l’infrastructure pour héberger le système de trésorerie. Avec tous les impératifs du projet SI, cela me convenait très bien de prendre une solution en mode SaaS : l’installation, les mises à jour et la gestion informatique sont faites par l’éditeur, j’adhère complétement à la démarche!»

A propos de OGI et de l’intégration de la Solution
Depuis 2000, OGI conseille et accompagne avec succès ses clients dans la mise en œuvre de leurs projets informatiques. Avec un parc de plus de 700 clients, OGI met au service des entreprises de toute taille et de tout secteur d’activité son expertise en matière l’implémentation de progiciels de gestion et de construction d’infrastructures système et réseau. Cette double compétence permet aux clients d’OGI de confier l’intégralité de leur système d’information à un interlocuteur unique. Basés à Rennes, Quimper, Paris et Lyon, les consultants d’OGI sont des experts dans leur domaine fonctionnel, notamment sur la gestion de trésorerie. Lors du déploiement du projet Salaün, l’expérience du consultant en charge du dossier a permis de bien appréhender les besoins du client. Il a aussi su conseiller les équipes internes de Salaün grâce à sa maitrise de l’outil. Enfin, il a respecté le planning et le budget validé avec le client lors de la phase d’avant-vente.