Modernización de la tesorería reducir el riego e incrementar los márgenes mediante la automatización

Newell Brands, una empresa de productos de consumo, ha aprovechado la tecnología para llevar a cabo un proyecto de modernización de la tesorería. En 2016, Newell Rubbermaid adquirió Jarden Corporation para crear una nueva empresa de productos de consumo valorada en 16 mil millones de dólares, Newell Brands. Aunque esta operación proporcionó ventajas muy significativas, también planteó una serie de desafíos relacionados con la tesorería.

Necesidad de innovar

Antes de la adquisición, ambos equipos dedicaban mucho tiempo a los procesos manuales, lo que dejaba poco margen para llevar a cabo actividades que aportasen cierto valor añadido.

El equipo de tesorería de Newell no invertía lo suficiente en tecnología, lo que significaba que el equipo combinado tenía que ocuparse de muchas tareas adicionales con un personal muy limitado. Se utilizaban hojas de cálculo para la gestión diaria de la tesorería y esto ofrecía una visibilidad muy escasa de la liquidez global de la empresa. Las posiciones de efectivo diarias se registraban manualmente y, para ello, se requerían dos empleados trabajando durante más de 20 horas semanales, mientras que los informes de tesorería generales apenas estaban disponibles una vez al mes.

La automatización también era necesaria para el programa de cobertura. A pesar de las grandes pérdidas netas por las transacciones FX, las ineficiencias del proceso impedían a la empresa implementar un programa de cobertura del balance y tan solo se habían podido cubrir algunos préstamos puntuales entre empresas. Se utilizó una solución de software independiente para gestionar las coberturas de flujo de caja, pero no estaba automatizada.

Resultaba obvio que la tecnología y la automatización eran fundamentales para que el equipo de tesorería lograse el objetivo de mejorar su estrategia y aportar más valor a la empresa. Tras la adquisición, el recién designado vicepresidente sénior y tesorero, Amit Singh, implementó un plan para integrar y modernizar la organización combinada de la tesorería. Para el plan de Singh, era fundamental introducir una solución de gestión de tesorería (TMS) y una solución de análisis de divisas basadas en la nube que fuesen capaces de automatizar las tareas manuales, mitigar el riesgo y proporcionar más tiempo para el análisis de
datos estratégico.

Tras el proceso de solicitud detallada de propuesta pertinente, Kyriba fue elegida como TMS para la gestión de tesorería y liquidez, la gestión de pagos, la conectividad bancaria, la contabilidad de cobertura y los derivados de tipos de interés. Newell también seleccionó una plataforma de gestión de divisas basada en la nube, FiREapps, para la recopilación de datos, la consolidación de las exposiciones, el análisis de divisas y las recomendaciones de informes y coberturas. La empresa también confió en el soporte comercial de FXall, que se integró en la solución de Kyriba y FiREapps para automatizar el proceso de cobertura.

Las ventajas

El proyecto supuso la transformación integral de la tesorería. El nuevo proceso extrae los datos de 38 sistemas ERP heredados y 25 unidades de negocio distintas. Como resultado de la automatización de la gestión de tesorería, un flujo modernizado y una previsión de tesorería más exacta y oportuna, el tamaño del programa de cobertura del balance creció de 800 millones de dólares en 2015 a 2000 millones de dólares en 2016.

Además, con la implementación de la robusta solución de negociación y contabilidad de cobertura, Newell pudo ahorrar 1,3 millones de dólares en sus operaciones comerciales con la integración de FiREapps y FXall. En general, los procesos de tesorería son ahora mucho más eficientes y la automatización de los flujos ha permitido dedicar más tiempo a actividades de valor añadido. La visibilidad de la tesorería ha pasado de estar por debajo del 50 % a alcanzar un 95 %. A su vez, la consolidación de las plataformas tecnológicas también ha supuesto un ahorro de 120 000 dólares al año. Además de las ventajas existentes, el proyecto ha sentado las bases para implementar mejoras adicionales en el futuro. Estas mejoras podrían incluir la integración de un banco interno y funcionalidades de netting de divisas en Kyriba, así como la ampliación de los procesos de previsión de exposición a la variación en los flujos de tesorería en FiREapps.

El éxito del trabajo en equipo

El proyecto ha modernizado por completo los procesos de tesorería de Newell, un logro que Singh atribuye a dos factores. El primero es el uso de una tecnología innovadora. El segundo es la colaboración de un ambicioso equipo de tesorería interno dedicado, que no se dejó intimidar por la transformación de una fusión importante.

«Una cosa es tener ideas y otra muy distinta implementarlas», dijo Singh. «Me considero afortunado de contar con un equipo que quiso creer las ventajas que podía aportar la tecnología a la tesorería y que ha trabajado muy duro para llevar a la práctica estas soluciones».

La mayor ventaja fue la reducción masiva de los problemas asociados a las pérdidas y ganancias gracias a las nuevas eficiencias del flujo de Kyriba, FiREapps y FXall, que permitieron reducir las pérdidas netas por las transacciones FX de los 90 millones de dólares del periodo 2013-2015 a 2 millones de dólares en 2016.