Globale Whistleblower-Richtlinie

Last updated: July 2025

Zusammenfassung: Diese Globale Whistleblower-Richtlinie („Richtlinie“) enthält Vorgaben für Kyriba Corp. und ihre verbundenen Unternehmen und Tochtergesellschaften (zusammen „Kyriba“ oder das „Unternehmen“) in Bezug auf das Whistleblowing. Diese Richtlinie ist von entscheidender Bedeutung für den Schutz des Einzelnen, sowohl in Bezug auf die Vertraulichkeit als auch auf den Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen bei der Meldung von Aktivitäten, die als illegal, unehrlich, unethisch oder anderweitig unangemessen angesehen werden. Kyriba führt seine weltweiten Geschäfte nach ethischen Grundsätzen und in Übereinstimmung mit den Gesetzen der USA, den geltenden ausländischen Gesetzen und internationalen Konventionen. Von allen Beschäftigten des Unternehmens wird erwartet, dass sie sich bei ihrem beruflichen Verhalten an die höchsten ethischen Standards halten. Kyriba duldet keine Geschäftspraktiken, die nicht mit dem geltenden Recht und den internen Richtlinien übereinstimmen.

Bei Fragen zu dieser Richtlinie oder möglichen Verstößen wenden Sie sich bitte an [email protected].

Tabelle zum Überarbeitungsverlauf

Version	Autor/in	Datum	Zusammenfassung der Überarbeitungen
1.3	Director, Global Ethics, Compliance, and Regulatory	Dezember 2022	Aktualisierungen der Formatierung; kleinere sprachliche Änderungen.
1.4	Sr. Director, Global Ethics, Compliance, and Regulatory	Oktober 2023	Jährliche Überprüfung, kleinere inhaltliche Änderungen.
1.5	Sr. Director, Global Ethics, Compliance, and Regulatory	Januar 2024	Aktualisiert, um die Beschwerderichtlinie einzubeziehen.
2.0	VP, Global, Ethics, Compliance and Regulatory	Oktober 2024	Aktualisiert, um zusätzliche Informationen zur externen Berichterstattung und zu den Datenschutzverpflichtungen aufzunehmen. (Die Versionsnummer wird für die Zwecke der Dokumentenablage vollständig angegeben.)

Begriffsbestimmungen

Anonymität: der Zustand, anonym zu bleiben.

Unternehmensbeschäftigte: Wird in dieser Richtlinie als alle Kyriba-Mitarbeiter, Führungskräfte, Direktoren, Vertreter, Berater und Auftragnehmer des Unternehmens verstanden.

Guter Glaube: Eine Meldung erfolgt in gutem Glauben, wenn die meldende Person glaubt, dass es möglicherweise Aktivitäten gibt, von denen das Unternehmen Kenntnis haben oder die es untersuchen sollte. Eine Meldung, bei der die Person weiß, dass sie falsch ist, erfolgt nicht in gutem Glauben.

Vergeltung: Eine Vergeltung liegt vor, wenn ein Arbeitgeber (durch einen Manager, Vorgesetzten, Verwalter oder direkt) einen Mitarbeiter entlässt oder eine andere Art von nachteiligen Maßnahmen gegen einen Mitarbeiter ergreift, weil dieser eine geschützte Tätigkeit ausübt.

Whistleblower (Meldende Partei): Wird in dieser Richtlinie verstanden als ein Mitarbeiter, leitender Angestellter, Direktor oder Vertreter des Unternehmens, der in gutem Glauben eine tatsächliche oder vermutete Aktivität, die er oder sie als unethisch, unehrlich, illegal oder als Verstoß gegen die Unternehmensrichtlinien ansieht oder die anderweitig unangemessen ist, oder Informationen im Zusammenhang mit einer Straftat, einer Bedrohung durch eine Straftat oder einer Schädigung des allgemeinen Interesses meldet.

Zweck

Kyriba ist bestrebt, ein Umfeld zu schaffen, in dem alle Personen mit höchstem Respekt und höchster Professionalität behandelt werden. Unsere Richtlinien verbieten strikt jede Art von Diskriminierung, Belästigung und Vergeltung und gelten für alle Mitarbeiter des Unternehmens. Die globale Whistleblower-Richtlinie enthält wichtige Anleitungen für die Kyriba Corp. und ihre verbundenen Unternehmen und Tochtergesellschaften (zusammenfassend „Kyriba“ oder das „Unternehmen“) hinsichtlich der Meldung und Untersuchung von Beschwerden. Diese Richtlinie soll: (1) das Engagement von Kyriba für die Schaffung eines sicheren, positiven und produktiven Arbeitsumfelds für die Mitarbeiter des Unternehmens stärken und eine einheitliche Umsetzung von Abhilfemaßnahmen sicherstellen; (2) die Mitarbeiter des Unternehmens dazu ermutigen, alle tatsächlichen oder vermuteten Aktivitäten, die sie als unethisch, unehrlich, illegal oder als Verstoß gegen die Unternehmensrichtlinien oder anderweitig als unangemessen erachten, unverzüglich und in gutem Glauben zu melden (eine „Meldung“); und (3) den Mitarbeitern des Unternehmens einen sicheren und zuverlässigen Kanal zur Verfügung stellen, über den sie Meldungen einreichen und bei Untersuchungen mitwirken können, ohne Vergeltungsmaßnahmen oder Repressalien befürchten zu müssen.

Geltungsbereich der Richtlinie

Diese Richtlinie gilt für die Kyriba Corp., ihre Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen sowie für alle Mitarbeiter des Unternehmens an allen Standorten weltweit. Spezifische Hinweise und Anforderungen zu Whistleblowing und Meldeverfahren für Unternehmensbeschäftigte in Polen finden Sie in der lokalen Whistleblower-Richtlinie für Polen.

Grundsatzerklärung

Das Unternehmen verlangt von allen Mitarbeitern des Unternehmens, dass sie hohe Standards der Geschäfts- und persönlichen Ethik einhalten. Ethisches Verhalten beinhaltet unter anderem professionelles, respektvolles und integres Handeln bei der Erfüllung der beruflichen Pflichten und die Einhaltung aller geltenden Gesetze und Vorschriften sowie der Unternehmensrichtlinien.

Zur Einhaltung dieser Verhaltensstandards verlässt sich das Unternehmen darauf, dass die Unternehmensbeschäftigten jedes verdächtige Verhalten melden, das sie für unethisch, unehrlich, illegal oder für einen Verstoß gegen die Unternehmensrichtlinien halten oder das anderweitig unangemessen ist, einschließlich der nachstehenden Liste von Verhaltensweisen. Diese Liste von Verhaltensweisen ist nicht erschöpfend.

Kriminelle Aktivitäten
Betrug, Unehrlichkeit oder vorsätzliche Fehler bei der Aufzeichnung und Führung der Finanzunterlagen des Unternehmens.
Fehlerhafte oder fehlende Einhaltung der internen Kontrollen oder Richtlinien des Unternehmens oder der gesetzlichen Vorschriften.
Verstöße gegen Richtlinien, Verfahren und geltende Gesetze und Vorschriften.
Bestechung und/oder Korruption.
Interessenkonflikte.
Diebstahl oder Unterschlagung.
Missbrauch von Eigentum und geschützten Informationen von Kyriba.
Unbefugte Weitergabe vertraulicher Informationen.
Machtmissbrauch, Belästigung, sexuelle Belästigung und/oder Einschüchterung.
Verstöße gegen Gleichstellungsvorschriften und gegen den Verhaltenskodex.
Kartell- und Wettbewerbsverstöße.
Unangemessener Umgang mit Kunden oder Verkäufern.
Gebrauch oder Verkauf von illegalen Drogen und/oder
Schaffung oder Ignorierung von Gesundheits- und Sicherheitsrisiken.

Pflichten und Hinweise zur Meldung.

Von allen Mitarbeitern des Unternehmens wird erwartet, dass sie ethische Verstöße und vermutete oder tatsächliche Verstöße melden. Unternehmensbeschäftigte können über verschiedene Kanäle Probleme ansprechen oder Meldungen machen. Probleme und Bedenken können gegenüber Managern geäußert werden, wenn sich die Unternehmensbeschäftigten dabei wohlfühlen und die Probleme nicht das Verhalten ihres Vorgesetzten betreffen. Unternehmensbeschäftigte können Bedenken oder Probleme auch über die folgenden Kanäle melden.

Melden Sie die Bedenken oder das Verhalten über die Ethik-Hotline von Kyriba*.
Wenden Sie sich direkt an die Personalabteilung unter [email protected]
Wenden Sie sich direkt an Legal Compliance unter [email protected]

* Bitte beachten Sie: Lokale Gesetze können die Verwendung anonymer Meldungen auf bestimmte Arten von Angelegenheiten beschränken. Darüber hinaus können Sie aufgrund lokaler Datenschutzgesetze in bestimmten Ländern und in der Europäischen Union nur bestimmte Arten von Vorfällen melden (u. a. Bedenken hinsichtlich Bestechung, Buchhaltung, Bankgeschäften und Finanzangelegenheiten). Sämtliche Einschränkungen werden in unserem automatisierten System für die betroffenen Regionen berücksichtigt.

Die Ethik-Hotline von Kyriba

Kyriba hat dafür einen Ethics Reporting-Anbieter beauftragt. Dies ist ein unabhängiger Meldungsservice, der es Unternehmensbeschäftigten ermöglicht, anonym** und vertraulich über das Internet oder per Telefon zu kommunizieren, und dies 24 Stunden am Tag an allen Tagen der Woche. Diese Partnerschaft sorgt für ein umfassendes und vertrauliches Meldeinstrument, das die Geschäftsleitung und die Mitarbeiter bei der angemessenen Behandlung von Verstößen oder Fehlverhalten unterstützt und dem Personal des Unternehmens die Gewissheit gibt, dass es angemessen geschützt ist und keine Vergeltungsmaßnahmen ergriffen werden.

Unser Ethics Reporting-Anbieter stellt ein Verfahren bereit, mit dem meldende Parteien und Untersuchungspersonal unter Wahrung der Vertraulichkeit in ständige Kommunikation treten können. Dazu gehört die Meldung über eine Telefon-Hotline oder über das Internet in der Landessprache der meldenden Partei auf der Ethik-Website von Kyriba. Die weltweiten Telefonnummern für den Zugang zu unserer Hotline finden Sie in Anhang A dieser Richtlinie sowie auf der Ethik-Website von Kyriba.

Die meldenden Personen sind dazu angehalten, genaue und vollständige Angaben zu machen, wenn sie ein Problem oder einen Verstoß melden, um eine gründliche Untersuchung oder Reaktion zu ermöglichen. Auslassungen oder Fehler bei den ursprünglich gemeldeten Daten (wer/was/wann/wo) können zu einer Verzögerung bei der Fallaufnahme führen, die die Fallzuweisung und/oder den Ermittlungsprozess verzögern oder sich negativ darauf auswirken kann.

Unternehmensbeschäftigte dürfen Bedenken oder vermutete Verstöße nur dann melden, wenn die Meldung in gutem Glauben erfolgt. Der Missbrauch der-Ethik-Hotline oder eines anderen Meldeverfahrens, um jemanden absichtlich zu schädigen oder wissentlich falsche Angaben zu machen, ist verboten und wird nicht toleriert. Ein solches verbotenes Verhalten kann disziplinarische Maßnahmen bis hin zur Kündigung nach sich ziehen.

Vertraulichkeit und Anonymität.

Auch wenn die meldenden Parteien ermutigt werden, ihre Identität preiszugeben, wenn sie sich dabei wohl fühlen, kann die Fähigkeit von Kyriba, die Angelegenheit zu untersuchen, beeinträchtigt werden, wenn sie sich dafür entscheiden, anonym zu bleiben. Kyriba wird sich zwar nach Kräften bemühen, die Angelegenheit zu untersuchen, ist aber möglicherweise nur begrenzt in der Lage, die Bedenken des Meldenden vollständig zu verstehen, wenn nicht die Möglichkeit besteht, weitere Informationen von dem Meldenden zu erhalten.

Alle Beschwerden werden unabhängig davon, ob sie anonym gemeldet werden oder nicht, vertraulich behandelt, wobei die Offenlegung auf die Durchführung einer vollständigen Untersuchung des mutmaßlichen Verstoßes, die Durchführung geeigneter Disziplinar- oder Abhilfemaßnahmen, die Erfüllung rechtlicher Anforderungen oder die Gewährung der Verteidigungsrechte der beschuldigten Person(en) beschränkt ist. Das Unternehmen wird sich nach Kräften bemühen, die Identität der meldenden Person und aller Personen, die in dem gemeldeten Anliegen erwähnt werden, nur dann preiszugeben, wenn dies im Rahmen der Untersuchung notwendig und verhältnismäßig ist. Bei Meldungen nach EU-Recht wird die Identität des Hinweisgebers nur mit dessen ausdrücklicher Zustimmung bekannt gegeben. ** Bitte beachten Sie: Lokale Gesetze können die Verwendung anonymer Meldungen auf bestimmte Arten von Angelegenheiten beschränken.

Untersuchungen

Nach Erhalt eines Anliegens oder einer Meldung bestätigt das Unternehmen den Eingang innerhalb von sieben (7) Tagen und bemüht sich, dem Meldenden innerhalb von 60 Tagen eine weitere Rückmeldung zu geben. Alle Meldungen werden vom Unternehmen einem Ermittler zugewiesen, der sie in Übereinstimmung mit den internen Verfahren unverzüglich und gründlich untersucht. Alle Unternehmensbeschäftigten sind verpflichtet, bei einer Untersuchung zu kooperieren, und die Unterlassung dieser Kooperation oder die vorsätzliche Erteilung falscher Auskünfte während einer Untersuchung ist ein Grund für Disziplinarmaßnahmen, die bis zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses reichen können. Bei Meldungen, die über die EthicsPoint-Website eingereicht werden, kann die meldende Partei über die EthicsPoint-Website unter Verwendung des bereitgestellten Logins direkt Rückmeldungen anfordern. Bei Meldungen, die direkt an die örtliche Personalabteilung gerichtet werden, kann die meldende Partei eine Rückmeldung verlangen, indem sie sich an ihre örtliche Personalabteilung wendet.

Externe Meldungen

Ziel dieser Richtlinie ist es, eine Anleitung für den internen Ablauf zur Meldung von Fehlverhalten am Arbeitsplatz zu geben, damit Kyriba alle Probleme intern untersuchen und lösen kann. Unter bestimmten Umständen kann es angebracht sein, Bedenken an eine externe Stelle wie eine Aufsichtsbehörde zu melden. Die Unternehmensbeschäftigten sind gesetzlich vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt, wenn sie bestimmte Verstöße an eine externe Partei melden. In Anhang B zu dieser Richtlinie sind einige der Whistleblower-Meldungen aufgeführt, die nach EU-Recht extern gemeldet werden können, sowie die zuständigen Behörden in den EU-Mitgliedstaaten, an die solche Meldungen erfolgen können. Die Unternehmensbeschäftigten sind nicht verpflichtet, das Unternehmen darüber zu informieren, dass sie solche Meldungen oder Offenlegungen gemacht haben, oder eine Genehmigung des Unternehmens einzuholen, bevor sie solche Meldungen oder Offenlegungen machen.

Schutz der Meldenden

Es ist nachvollziehbar, dass die Meldenden manchmal Angst vor möglichen Konsequenzen wie Vergeltungsmaßnahmen haben. Kyriba ist bestrebt, Offenheit zu fördern, und wird Unternehmensbeschäftigte unterstützen, die im Rahmen dieser Richtlinie in gutem Glauben Bedenken äußern, selbst wenn sich diese als falsch herausstellen. Kyriba duldet keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die in gutem Glauben ein Fehlverhalten, einen Verstoß gegen den Kodex, eine Kyriba-Richtlinie oder das Gesetz melden oder die bei einer Untersuchung kooperieren, unabhängig davon, ob eine solche Meldung gesetzlich geschützt ist. Die weltweit geltenden Whistleblowing-Gesetze bieten Whistleblowern, die in gutem Glauben Hinweise geben, gesetzlichen Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen. Wenn eine meldende Person der Meinung ist, dass sie eine Form von Vergeltung erfahren hat, sollte sie unverzüglich [email protected] oder [email protected] informieren. Das Unternehmen toleriert keinerlei Vergeltungsmaßnahmen. Kollegen dürfen Meldende oder Personen, die bei einer Untersuchung helfen, in keinster Weise bedrohen oder Vergeltungsmaßnahmen gegen sie ergreifen. Jede Person, die an solchen Vergeltungsmaßnahmen beteiligt ist, muss mit Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung gemäß den örtlichen Gesetzen rechnen. Das Recht einer ihrer Meldepflicht nachkommenden Person auf Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen beinhaltet keine Immunität für persönliches Fehlverhalten, das behauptet und untersucht wird.

Datenschutz

Kyriba verpflichtet sich, die Privatsphäre der am Whistleblowing-Prozess beteiligten Personen zu schützen. Das Unternehmen unterliegt in den Ländern, in denen es tätig ist, unterschiedlichen Gesetzen zum Schutz der Privatsphäre und zum Datenschutz. Kyriba hat globale Richtlinien zum Schutz und zur Sicherheit personenbezogener Daten eingeführt, die insbesondere Folgendes beinhalten: Alle in Verbindung mit dieser Richtlinie erhaltenen personenbezogenen Daten werden zu den in dieser Richtlinie genannten Zwecken oder wie anderweitig durch die Datenschutzgesetze zulässig verwendet.

Sanktionen bei Verstößen gegen die Richtlinie

Kyriba verpflichtet sich, bei gleichen oder ähnlichen Verstößen konsequente Abhilfemaßnahmen zu ergreifen, soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist. Wenn das Unternehmen nach Abschluss einer Untersuchung feststellt, dass ein Verstoß gegen die Richtlinien vorliegt, ergreift es wirksame Abhilfemaßnahmen, die der Schwere des Verstoßes entsprechen. Diese Maßnahmen können Disziplinarmaßnahmen gegen die beschuldigte Partei bis hin zur Kündigung umfassen. Es werden außerdem alle angemessenen und notwendigen Maßnahmen ergriffen, um weitere Verstöße gegen die Richtlinie zu verhindern. Das Unternehmen empfiehlt generell zwar die Anwendung der folgenden Sanktionen, doch können die tatsächlich verhängten Sanktionen je nach den spezifischen Fakten und Umständen mehr oder weniger streng ausfallen. So kann der erste Verstoß eines Mitarbeiters gegen die Richtlinien zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen, sofern dies gerechtfertigt ist. Jeder Verstoß gegen die Vorschriften wird in der Personalakte des Mitarbeiters festgehalten und kann zu einer Kürzung von Zulagen oder Gehalt oder zu einer Rückstellung bei Beförderungen führen.

Schulung

Kyriba unterhält ein umfassendes Schulungsprogramm, um die unternehmensweite Einhaltung der Richtlinien und Verfahren sowie der geltenden Compliance-Gesetze und -Vorschriften sicherzustellen. Alle Beschäftigten des Unternehmens müssen eine Reihe von verpflichtenden Schulungen zu Themen wie dem Verhaltenskodex, den Grundsätzen zur Vermeidung von Vergeltungsmaßnahmen und Hinweisen zur Meldung von Verstößen im Sinne dieser Richtlinie absolvieren. Darüber hinaus bestätigen alle Beschäftigten des Unternehmens jährlich, dass sie das Gesetz und alle Unternehmensrichtlinien gelesen haben und einhalten werden.

Verantwortliche Stellen

Diese Richtlinie wird vom Chief Legal Officer und dem Audit, Finance, and Risk Committee („AFRC“) genehmigt. Legal Compliance veranlasst jährlich eine Überprüfung dieser Richtlinie.