¿Pueden el confinamiento y la protección de la actividad ir de la mano para las funciones de tesorería?

La pandemia de COVID-19 ya ha causado el pánico en los mercados financieros y fuertes daños económicos se pueden prever. A partir de ahora, el riesgo de propagación del virus nos impone medidas de confinamiento. En este entorno incierto, los tesoreros están invitados a activar sus planes de continuidad de actividad y a asegurarse de la efectividad de estos planes, desde la distancia.

Mantener la productividad del Tesorero a distancia, un reto mayor para la salud financiera de la empresa

En momentos de crisis, las necesidades y por lo tanto las solicitudes de información del CFO, del CEO y del Consejo de Administración se intensifican. Para poder tomar las decisiones adecuadas, los equipos directivos deben obtener una visibilidad a tiempo real sobre las reservas de liquidez y su exposición a los riesgos del grupo (divisas, materias primas y tipos), lo que hace que sea esencial para la tesorería trabajar a plena capacidad, incluso cuando trabaja desde casa. Además, la empresa debe poder continuar operando normalmente: conciliación bancaria, recibos, pagos, salarios, regulación de instrumentos financieros, previsiones…

Para muchos equipos de tesorería, el desafío es «desplegar» sus procedimientos a través del teletrabajo y tener las mismas capacidades y las mismas herramientas que en la oficina. Por ejemplo, si el plan de respaldo planea iniciar y aprobar pagos en portales bancarios, en lugar del TMS (Treasury Management System – Herramienta de gestión de tesorería) o del ERP (Planificación de recursos empresariales), esto puede complicar fuertemente la centralización de los pagos, lo que significa que la tesorería abandona la visibilidad general sobre los pagos, al no tener medios para filtrar la detección de fraude, aumentando por lo tanto los riesgos operativos (y en última instancia financieros). Además, los procedimientos de aprobación difieren cuando se utilizan diferentes sistemas de pago y/o portales bancarios, lo cual significa que la documentación de respaldo no se almacena de manera centralizada y dificulta el seguimiento de las reglas y de los límites globales de aprobación. Estas situaciones no sólo conducen a la ineficiencia, sino que también crean casos de no-conformidad y potencialmente fraude de pagos.

Si los procedimientos para salvaguardar la actividad no han tenido en cuenta estas necesidades, hay que preguntarse si son pertinentes. De lo contrario, las plataformas profesionales y digitales pueden compensar estas dificultades.

Las plataformas SaaS, principales herramientas de productividad del Director Financiero y del Tesorero

Los Directores Financieros y los tesoreros ya tienen una experiencia digital comprobada: intercambian con las autoridades fiscales a través del Intercambio Electrónico de Datos desde hace varios años, importan sus extractos bancarios cada mañana, emiten regulaciones, capturan alertas y datos de los mercados financieros y de forma general, están involucrados en la transformación digital: Finanzas 4.0. Si los Tesoreros elogian el uso de SaaS desde hace mucho tiempo, es que más que para cualquier otra función de la compañía, muchos de sus interlocutores se encuentran fuera del perímetro del ERP. Conectadas a un ecosistema grande y complejo, las plataformas SaaS centralizan la información, simplifican y automatizan una gran variedad de tareas (regulatorias, bancarias, operativas, etc.). Además, a diferencia del on-premice, SaaS requiere menos equipos IT, lo que resulta decisivo en tiempos de crisis como el que estamos atravesando. Finalmente, los últimos avances les dan una visibilidad completa sobre sus reservas y sus movimientos de cash, permitiéndoles hacer previsiones y responder en tiempo real a las solicitudes de los CEO y los Consejos de Administración.

La crisis actual muestra entonces la necesidad de estar conectado a plataformas SaaS. Sin este entorno, es imposible que un Director Financiero o un tesorero sean productivos en teletrabajo, porque aseguran los intercambios y permiten importar el entorno de trabajo. Además, aumentan la productividad del tesorero y son, en tiempos de crisis, herramientas de supervivencia de la empresa, porque permiten proporcionar en tiempo real las informaciones necesarias para la toma de decisiones a los CEOs y a los Consejos de Administración.