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Los riesgos de no adoptar un Sistema de Gestión de Tesorería

By Kyriba Value Engineering
Lisa Husken

Al evaluar la implementación de un sistema de gestión de tesorería (TMS), siempre surgirá la inevitable pregunta del por qué. Cada empresa tiene procesos en marcha que han funcionado hasta ahora, ¿por qué deberíamos arreglar hoy lo que no está roto?

Aunque los procesos actuales han funcionado en el pasado, existen muchos riesgos asociados con mantener prácticas manuales y dispersas en la tesorería que pueden afectar la reputación y los resultados financieros de la empresa. En este blog, que forma parte de nuestra serie de Ingeniería de Valor, exploramos algunos de los principales riesgos que a menudo se pasan por alto al evaluar el estado actual en comparación con el futuro estado de un TMS.

Falta de conocimientos sobre la liquidez global

Los CFOs enfrentan decisiones diarias que pueden impactar la estabilidad financiera y la longevidad de su organización. Requieren acceso oportuno y confiable a información sobre la liquidez global de la empresa para garantizar la efectividad y la alineación con los objetivos estratégicos. Los factores económicos, políticos y sociales en constante cambio crean condiciones volátiles que a menudo resultan en ventanas pequeñas para la toma de decisiones. El tesorero debe poder proporcionar información actualizada al instante y tener la confianza de que la información es completa y precisa.

Sin un TMS implementado, los datos a menudo están desactualizados o las condiciones del mercado pueden haber cambiado cuando llegan al CFO. Esto puede hacer que una oportunidad de negocio estratégica ya no esté disponible. Además del riesgo de retrasos en la información, también existe un mayor riesgo de error humano. Errores de ingreso, errores en fórmulas y corrupción de archivos son todos riesgos que podrían detener la capacidad de operar eficientemente de un tesorero sin afectar los resultados financieros o la reputación de una organización.

Como ex profesional de tesorería, trabajé en una organización que supervisaba de cerca la liberación de pagos para garantizar el cumplimiento de los convenios de deuda trimestrales. Antes de la adopción de un TMS, esto requería una revisión, selección y liberación de pagos intensiva en mano cada fin de mes o trimestre. Aunque existían políticas y procedimientos para garantizar que solo se procesaran los pagos aprobados, a veces era necesario enviar correos electrónicos solicitando la retención o liberación urgente de pagos. En una ocasión, esta práctica resultó en un pago de $2.5 millones de dólares enviado sin la aprobación del CFO de la división. Un TMS con análisis sistemático de la liquidez disponible y controles de pagos habría evitado la liberación de este pago, salvando a la empresa y la carrera del tesorero.

Continuidad del negocio

Las empresas con procesos de tesorería obsoletos no pueden optimizar el capital humano, lo que a menudo resulta en una menor satisfacción de los empleados, una mayor rotación y una incapacidad para desarrollar y fomentar el talento. Los costos asociados a la capacitación continua del personal, así como la reducción de la eficiencia operativa debido a la rotación, deben evaluarse. Además, se debe evaluar el potencial de aumento de los costos generales al analizar cómo la estructura actual podría respaldar el crecimiento y la expansión continua. ¿Cómo gestionará la organización las operaciones con una trayectoria de crecimiento del 10%, 20% o 30% con la estructura actual del equipo? La automatización de procesos a través del software de tesorería proporciona una ventaja competitiva estratégica en cuanto a retención y desarrollo de talento, reduciendo el riesgo de rotación del personal y el riesgo organizativo asociado con una dependencia excesiva de expertos en la materia.

Gran dependencia de IT para mantenimiento y soporte

Los departamentos de IT pueden estar sobrecargados y a menudo tienen dificultades para brindar un soporte adecuado y oportuno en toda la organización para varios proyectos e iniciativas a nivel ejecutivo. Además, la constante amenaza de los ciberataques más recientes significa que IT debe asegurarse constantemente de que sus políticas, procedimientos y salvaguardias estén actualizados.

Desafortunadamente, las necesidades de las diferentes áreas de a empresa que compiten por tiempo de desarrollo de tecnología, pueden ocasionar retrasos en el mantenimiento de tesorería y para asegurarse de que todas las conexiones bancarias-ERP estén encriptadas, mantenidas y respaldadas para la gestión del cambio. La conectividad bancaria es una de las necesidades más complicadas y que consume más tiempo que un departamento de tesorería puede solicitar a IT. Cuando se forma una nueva relación o cuenta y se necesita establecer una conexión ERP, los departamentos internos de IT pueden dedicar hasta 1.500 horas para desarrollar, probar e implementar archivos bancarios en coordinación con los equipos de implementación del banco para un solo formato. Durante este período de transición, los departamentos de tesorería se ven obligados a crear soluciones alternativas, luchando por hacerlo sin interrupciones operativas.

Las interrupciones en las operaciones comerciales tienen un impacto en la reputación de la organización. Durante mi tiempo como gerente de tesorería, nuestra conexión bancaria-ERP falló y de repente los archivos de pagos no se procesaban. La puntualidad de los pagos era esencial para mantener en funcionamiento las líneas de fabricación just-in-time de nuestros clientes. Esta falla en los archivos puso en riesgo la producción de uno de nuestros clientes debido a la falta de pago, lo que habría hecho que perdiéramos el estatus de proveedor preferido y podría haber dañado nuestra reputación en la industria. Un TMS con un equipo de soporte global que monitorea y mantiene constantemente las conexiones y alerta de manera proactiva a las organizaciones si hay algún problema habría resuelto estos problemas.

Cumplimiento y Controles

Los requisitos normativos y de cumplimiento continúan evolucionando, ejerciendo una considerable presión sobre el tesorero para verificar que sus procesos y procedimientos de tesorería estén actualizados. Asegurar el cumplimiento de todas las obligaciones de informes (OFAC, J-SOX, FBAR, KYC, auditoría interna/externa, etc.) es una tarea laboriosa. Si no se monitorea y mantiene constantemente, puede tener impactos financieros y reputacionales perjudiciales para la organización. Con un TMS en su lugar, todos los informes y los registros sistemáticos de auditoría están en un lugar centralizado. La validación de pagos a través de un TMS garantiza que todos los pagos sean legítimos y cumplan con los requisitos normativos más recientes. Esto protege a la empresa de la liberación de cualquier transacción que no cumpla con las pautas de políticas o regulaciones. La estandarización de controles y el apoyo a la generación de informes de cumplimiento permiten a los tesoreros y CFOs centrar su energía en preocupaciones más estratégicas.

Próximos pasos

Evaluar los riesgos asociados con el statu quo puede ser un proceso doloroso. El cambio da miedo y nadie quiere reconocer las deficiencias en sus procesos actuales. Aunque ciertas situaciones o consecuencias pueden no haber ocurrido, con prácticas manuales y dispares, es solo cuestión de tiempo hasta que algo se rompa y cómo la empresa puede protegerse y recuperarse cuando eso suceda. Dado que a menudo estamos cegados ante la posibilidad del impacto potencial de nuestros procesos actuales de tesorería, muchas organizaciones optan por buscar ayuda externa para evaluar los riesgos asociados con su statu quo.

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