¿Qué es un sistema de gestión de tesorería?

Un Sistema de Gestión de tesorería (TMS) es una aplicación de software que permite a las empresas procesar el flujo de efectivo, gestionar relaciones bancarias y mejorar el valor de su flujo de efectivo. Un TMS puede ayudar a las empresas a gestionar sus activos, pasivos y cuentas bancarias a través de la automatización y la integración con aplicaciones de terceros.

Un TMS proporciona visibilidad en tiempo real de las posiciones de efectivo, permite una mejor toma de decisiones y mejora la eficiencia operativa en general. El sistema incluye una variedad de características y funcionalidades, como la gestión de efectivo y liquidez, la gestión de riesgos y el procesamiento de pagos.

Comprendiendo los sistemas de gestión de tesorería

La gestión de tesorería es el proceso de administrar la liquidez de una organización, los instrumentos del mercado monetario, las actividades bancarias, de concentración y de desembolso. El objetivo de la gestión de tesorería es monitorear constantemente los flujos de entrada y salida de efectivo para optimizar la posición de liquidez de la empresa. Esto incluye gestionar todos los riesgos financieros asociados con la administración de un negocio.

La gestión de tesorería también desempeña un papel importante en la planificación financiera: si quieres saber cuándo tu negocio será rentable o cuánta financiación de deuda o capital se necesita para los planes de expansión en los próximos años, contar con proyecciones precisas sobre la salud financiera de tu empresa es esencial.

La gestión de tesorería es especialmente importante para las grandes organizaciones que necesitan asegurarse de nunca quedarse sin efectivo, pero tampoco tener demasiado efectivo disponible en todo momento. Ejemplos de estas organizaciones incluyen:

• Bancos y otras instituciones financieras
• Gobiernos
• Grandes corporaciones

Un sistema de gestión de tesorería es una herramienta poderosa para las organizaciones que buscan optimizar sus operaciones de tesorería, gestionar el riesgo financiero y mejorar la gestión del efectivo. Al proporcionar visibilidad en tiempo real de las posiciones de efectivo, automatizar procesos rutinarios y ofrecer herramientas para gestionar el riesgo financiero, un TMS permite a los tesoreros tomar decisiones informadas y promover el crecimiento empresarial.

Si bien la implementación de un TMS requiere una inversión significativa, los beneficios de una mayor eficiencia operativa, una reducción del riesgo financiero y una mejor cumplimiento normativo pueden ser significativos, lo que lo convierte en una inversión valiosa para cualquier organización. También es importante comprender los riesgos de no adoptar un TMS.

Ventajas de un Sistema de Gestión de tesorería

Un sistema de gestión de tesorería automatiza y agiliza las actividades financieras de las empresas. Automatiza tareas como pagos y facturación, que pueden consumir mucho tiempo y requerir la participación de varias personas para completarse.

Un sistema de tesorería puede utilizarse tanto para pagos nacionales como internacionales y puede manejar múltiples monedas. Por ejemplo, si tu empresa importa productos de proveedores en el extranjero o exporta bienes a otros países, contar con un TMS te ayudará a gestionar correctamente las diferentes monedas involucradas en esas transacciones.

Un sistema de tesorería también proporciona informes en tiempo real de los datos financieros. Te permite crear informes personalizados para satisfacer tus necesidades específicas.

Un software de tesorería proporciona herramientas para gestionar el riesgo financiero, incluido el riesgo cambiario, el riesgo de tasa de interés y el riesgo crediticio, y ayuda a las organizaciones a cumplir con las regulaciones y mejorar sus relaciones con partes interesadas, como prestamistas, inversores y proveedores.

¿Por qué necesitas un Sistema de Gestión de tesorería?

En primer lugar, un sistema de gestión de tesorería proporciona una mayor eficiencia.

Los pagos automatizados ahorran tiempo y reducen errores al eliminar la introducción manual de datos, además de automatizar los procesos de conciliación para los sistemas de cuentas por pagar. Además, el seguimiento automatizado de inventario permite a las empresas mantener un registro de sus niveles de stock actualizados sin que un empleado tenga que actualizarlos manualmente todos los días o semanas. Esto significa menos errores en los pedidos.

En segundo lugar, un buen sistema proporcionará información en tiempo real sobre todo, desde saldos de efectivo hasta órdenes de compra individuales, para que las empresas sepan exactamente dónde va todo su dinero y cuándo vuelve a estar en juego.

En tercer lugar, es una herramienta importante para cumplir con las regulaciones. Muchos países tienen regulaciones estrictas en torno a las operaciones de tesorería, incluyendo la gestión de efectivo y el procesamiento de pagos. Un sistema de tesorería puede ayudar a las organizaciones a cumplir con estas regulaciones, reduciendo el riesgo de multas y daños a la reputación.

Cómo funciona un Sistema de Gestión de tesorería

Un sistema de gestión de tesorería es una solución integral que automatiza y agiliza los procesos financieros de una empresa.

Funciona mediante la recopilación de datos de múltiples fuentes, como cuentas bancarias, pagos y carteras de inversiones, proporcionando una imagen completa y precisa de la posición de efectivo de la empresa. Esta información permite a los tesoreros tomar decisiones informadas sobre la gestión de efectivo y las estrategias de inversión, reduciendo el riesgo de escasez de efectivo y minimizando los costos de endeudamiento.

También ofrece herramientas para gestionar el riesgo financiero, incluyendo el riesgo de cambio, el riesgo de tasa de interés y el riesgo crediticio. El sistema permite a los tesoreros monitorear y gestionar estos riesgos en tiempo real, proporcionando una visión integral de la exposición al riesgo de la organización y permitiendo estrategias proactivas de gestión de riesgos.

Un sistema de tesorería generalmente incluye diferentes módulos, cada uno enfocado en un aspecto importante de tus finanzas:

• Gestión de efectivo: Un TMS realiza un seguimiento de los pagos entrantes y salientes, incluyendo aquellos realizados a través de transferencias ACH. El sistema se asegura de que los fondos estén disponibles cuando se necesiten mediante el monitoreo de los saldos de cuentas por cobrar y por pagar, así como los saldos bancarios de la empresa.
• Previsión de efectivo: Un TMS ayuda a identificar tendencias para que la tesorería pueda ajustar los presupuestos en consecuencia y alcanzar metas sin encontrar costos inesperados en el camino.
• Gestión de riesgos:: Un TMS proporciona una solución integral para identificar, evaluar y gestionar el riesgo financiero, incluyendo capacidades avanzadas de análisis e informes.
• Gestión de liquidez: Un TMS monitorea el flujo de efectivo de manera continua, permitiendo a las organizaciones planificar gastos futuros como nóminas o pagos a proveedores, evitando sobregiros en el banco o costosos cargos por préstamos de terceros, como compañías de tarjetas de crédito o prestamistas de día de pago.

Elección del Sistema de Gestión de tesorería adecuado

La elección de un sistema de gestión de tesorería es un proceso de varios pasos. El costo siempre es un factor y puede variar considerablemente según la funcionalidad deseada por su organización. Por eso es importante:

1. Evaluar sus necesidades. Convencer al director financiero para que apruebe la adopción de un TMS casi siempre requiere que el tesorero construya cuidadosamente un sólido caso empresarial. Pero los tesoreros pueden tener un mayor éxito si saben cómo presentar una solución de tesorería como una necesidad.
2. Decidir qué características son más importantes para usted y luego examinar las opciones disponibles de diferentes proveedores. Puede comparar diferentes soluciones en función de esos criterios y luego elegir una que funcione para su negocio hoy y en el futuro.
3. Implementar un TMS que funcione en los próximos años al cumplir con todos sus requisitos actuales y permitir también un margen de crecimiento según sea necesario con el tiempo.

Otras capacidades del software de tesorería

La gestión de tesorería abarca en gran medida la gestión de efectivo, la gestión de cuentas bancarias y las transacciones financieras. Los sistemas de gestión de tesorería brindan a los directores financieros y tesoreros la visibilidad e informes necesarios para optimizar el efectivo, controlar las cuentas bancarias, gestionar la liquidez, cumplir con los requisitos normativos y supervisar las inversiones, la deuda y los préstamos intercompañía.

• Agrupación de efectivo y banca interna: Las organizaciones pueden gestionar fácilmente agrupaciones de efectivo notional y físico para ofrecer posiciones intercompañía en tiempo real, cálculos de intereses e informes.
• Compensación multilateral: Los sistemas de gestión de tesorería ayudan a calcular las posiciones netas de cuentas por pagar y cuentas por cobrar por participante, lo que ofrece una gestión óptima de la exposición y la integración con los bancos internos.
• Gestión de relaciones bancarias: La gestión de cuentas bancarias, el seguimiento de firmantes, los informes FBAR y el análisis de tarifas bancarias permiten un mejor control de las cuentas bancarias y una mayor transparencia en las tarifas bancarias.
• Transacciones financieras: Los mejores sistemas de gestión de tesorería realizan un seguimiento completo de las transacciones financieras con una integración completa con los módulos de pagos, contabilidad y pronóstico de efectivo.
• Contabilidad y cumplimiento normativo: La generación automática de asientos contables, el soporte de todas las soluciones ERP para la integración automatizada con el libro mayor (GL) y la conciliación del GL facilitan el cumplimiento de las regulaciones internas e industriales.

Software esencial de tesorería

Las aplicaciones de gestión de tesorería y riesgos son herramientas esenciales para cualquier empresa que busque aumentar el flujo de efectivo y reducir costos. Al automatizar los procesos financieros, permiten a las organizaciones ahorrar tiempo al mismo tiempo que se vuelven más eficientes y seguras.

Por lo general, evaluar el retorno de la inversión de un proyecto de transformación de tesorería es una tarea compleja que va más allá de evaluar los ahorros de productividad frente al costo de la solución. Las empresas deben asegurarse de considerar todos los componentes de valor potencial de un proyecto de tesorería y su impacto en toda la organización para garantizar que se incluya una evaluación completa del valor en el proceso de toma de decisiones.

Con tales complejidades y componentes de valor que a menudo se pasan por alto, muchos equipos de tesorería buscan orientación externa para calcular el potencial retorno de la inversión de dichos proyectos y asegurarse de que sean exhaustivos en sus evaluaciones.

Roadmap de Transformación de la tesorería

Hay muchos caminos diferentes que las empresas pueden tomar para lograr la transformación de la tesorería. Puede comenzar con la estandarización de procesos, o la transformación de pagos, o simplemente la reducción de las tarifas bancarias. A continuación se muestran tres excelentes ejemplos de la comunidad de clientes de Kyriba.
El cliente de Kyriba, Beam Suntory, optó por modernizar sus operaciones en un entorno descentralizado. Trabajaron con Kyriba para preparar la gestión del efectivo y la liquidez a futuro para proteger su crecimiento futuro. Los sistemas ERP, TMS y Pagos interconectados garantizan la continuidad del negocio, la visibilidad y la confianza en la optimización de la liquidez.

El cliente de Kyriba, Lowe’s, tiene un entorno de cuentas bancarias extremadamente grande con más de 2000 cuentas bancarias en 33 bancos. Con el análisis de tarifas bancarias de Kyriba, Lowe’s puede obtener informes a gran escala para identificar de inmediato cualquier valor atípico al comparar servicios entre bancos y profundizar hasta un nivel micro para cualquier actividad de la tienda fuera de la política.

El cliente de Kyriba, Align Technology, creó un Programa de cobertura de divisas en consonancia con los objetivos de la alta dirección al integrar Kyriba FX con SAP ERP e implementar el Análisis de integridad de datos para validar la exposición e identificar iinconsistencias.

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