ASAP Auchan: Una mirada al éxito de un proyecto internacional de reverse factoring.

¿Puede presentarnos a la sociedad ASAP y describirnos sumisión principal?

La sociedad ASAP (Auchan Supplier Advanced Platform) es una filial al 100 % de Auchan. Hemos querido crear esta entidad con un objetivo muy preciso: estar en condiciones de proponer al conjunto de las entidades del grupo Auchan programas de reverse factoring en beneficio de sus proveedores. Tenemos una política de desarrollo que se basa en una red muy densa de proveedores locales y nos gustaría compartir nuestros medios y nuestra fuerza para ofrecer programas adaptados a sus necesidades. Por lo tanto, nuestra misión principal es guiar el crecimiento del grupo Auchan y las entidades operativas con relación a estos temas. Hoy en día ASAP sigue programas de Reverse Factoring para 5 entidades del grupo (Hipermercados Francia, Supermercados Francia, Auchan Polonia, Auchan Rumanía, Auchan Portugal) dado el éxito de nuestro enfoque, tenemos la ambición de poder servir rápidamente a las demás entidades presentes en los 14 países donde Auchan ha decidido invertir.

¿Cuáles han sido las motivaciones y los retos que han aparecido al implementar un proyecto de reverse factoring en el grupo Auchan?

Al principio, el proyecto de reverse factoring en el grupo Auchan se imaginó como respuesta a una cuestión recurrente por parte de nuestros proveedores: ¿Es posible reducir sus plazos de pago? Es evidente que la crisis de las hipotecas de 2007 debilitó financieramente a un cierto número de nuestros proveedores, que intentaba que se les pagara más rápidamente y que tenía dificultades para encontrar financiación bancaria con condiciones aceptables. Como algunos proveedores tenían problemas para cumplir con los pedidos de Auchan, quedó claro que debíamos implementar rápidamente un programa de apoyo a nuestros proveedores. Nuestros equipos se interesaron por los programas de reverse factoring que ofrecían todas las ventajas esperadas: permitir que los proveedores cobraran más rápido con condiciones muy ventajosas, sin empeorar la necesidad de capital circulante del grupo Auchan. Estos programas también fueron una oportunidad para modernizar nuestros métodos de pago y,
pasar en algunos países, de los pagos en efectivo a las transferencias electrónicas para determinadas entidades. Este cambio de modalidad de pago nos brindó también la posibilidad de reforzar la seguridad y reducir los costes. Finalmente, el último punto positivo fue la capacidad de equipar a nuestras entidades, a través de este proyecto, con un portal de proveedores (una extranet) para comunicar informaciones, y principalmente el estado de sus facturas. En resumen, teníamos luz verde para lanzar este proyecto internamente y, teniendo en cuenta el contexto y los retos, la dirección validó muy rápido su viabilidad.

¿Cuál fue su siguiente paso? ¿Cómo se ha desarrollado el proyecto?

Hemos involucrado muy rápido a todos los equipos interesados en el proyecto: compras, dirección informática, equipo jurídico y, por supuesto, dirección financiera. Se trata de un proyecto empresarial en respuesta a retos sumamente estratégicos. Por ello, era importante contar con fuertes promotores internos y con la participación de todos. Desde el principio, el proyecto integraba la dimensión internacional deseada. Este enfoque estructuró todo el proyecto y definió requisitos previos importantes: ser multilegislativo, multilingüe, multibanco, multidivisa, con sistema de información múltiple y con múltiples repositorios.

Por lo tanto, solo una solución independiente de los bancos como la propuesta por Kyriba estaba en condiciones de integrar de forma autónoma todas estas imposiciones. La elección de la solución fue guiada por estas exigencias, además de por nuestra voluntad de proponer una solución moderna, flexible, personalizable y fácil de desarrollar en un amplio perímetro geográfico. Después, la implementación del proyecto comenzó con una fase piloto en la que participaron 4 entidades del grupo y 3 socios bancarios. Validamos entonces,algunas opciones consideradas, como por ejemplo las formas de financiación propuestas a nuestros proveedores (push: basándose en los criterios definidos por el mismo, se financian automáticamente todas sus facturas validadas y respetando estos criterios; pool: el proveedor selecciona individualmente las facturas que desea financiar). También pudimos probar y validar en esta fase los paquetes que habíamos elaborado (el paquete básico, que brinda acceso a la información y el pago de las facturas, y el paquete serenidad, que autoriza además la demanda de financiación), así como los niveles de precios propuestos. Activamos los medios de comunicación necesarios (sitio web, campaña de email, presencia en ferias…) para registrar al mayor número posible de proveedores en la plataforma y crecer.

Actualmente, estamos en producción desde hace 3 años y hemos alcanzado, e incluso superado, nuestros objetivos. Tenemos más de 15 500 proveedores en la plataforma y las demandas de financiación han crecido un 47 % entre diciembre de 2016 y diciembre de 2017.

¿Cómo se desarrolla una jornada típica en ASAP?

El día a día del equipo ASAP consiste en apoyar a las entidades operativas. Seguimos la actividad en la plataforma y nos comunicamos con las diferentes contrapartes para responder a sus preguntas (entidades Auchan, financieras y bancarias, y proveedores). Nos aseguramos de que los procesos y las automatizaciones se desarrollan correctamente en la plataforma y también hacemos la interfaz con los equipos de Kyriba cuando es necesario. Por otra parte, ¿cuáles son los comentarios de sus
proveedores?

¿Cuáles son sus principales motivaciones para adherirse al programa?

Los comentarios por parte de los proveedores que se adhieren al programa son todos positivos. Encuentran toda la información importante en el portal al que tienen acceso (el estado de sus facturas, principalmente) y, sobre todo, la capacidad de financiar sus facturas validadas en solo unos clics y con unas condiciones muy atractivas. Pueden cobrar rápidamente las facturas validadas por las distintas entidades del grupo Auchan con las que trabajan en un punto único. Se cubren sus expectativas en términos de visibilidad, simplicidad, transparencia, autonomía y atractivo. Lo que hemos constatado es que los proveedores que se han adherido al programa no lo dejan y continúan utilizando activamente los servicios que se ponen a su disposición.

¿Cuáles son, en su opinión, los puntos que se deben tener en cuenta en este tipo de proyecto?

Uno de los requisitos previos de este tipo de proyecto de dimensión internacional es, desde mi punto de vista, ser multibanco. Es indispensable para que nuestro proyecto tenga éxito. La proximidad con los proveedores, el nivel de servicios exigido, la capacidad de respuesta esperada (y, para Auchan, la matriz de riesgos de contrapartida) abogan en favor de un enfoque multibanco. Y aunque puede tardar más tiempo la implementación, porque evidentemente es necesario conectar el conjunto de bancos seleccionados con la plataforma de Kyriba, esta opción es la más adecuada. El otro punto importante que no debe ignorarse está vinculado a los aspectos jurídicos. En nuestro contexto multinacional, y por tanto multilegislativo, las consecuencias jurídicas deberían ser validadas por nuestros equipos internos, asesorados por un gabinete externo especializado en el ámbito de la financiación internacional. Me imagino que también se preparan para el futuro.

¿Cuáles son las próximas etapas en relación con el proyecto de reverse factoring?

Uno de los objetivos principales para nosotros evidentemente es continuar con el desarrollo de nuestros programas de reverse factoring, asesorar a otras entidades del grupo y proponer nuestros servicios a otros países.  El asesoramiento durante el crecimiento del grupo Auchan es nuestra misión principal y, por lo tanto, lógicamente vamos a responder a las solicitudes de los distintos países que tienen retos importantes en la materia. También tenemos el deseo de hacer evolucionar las herramientas implementadas para aportar a los usuarios todavía más flexibilidad, además de facilitar la convergencia de nuestros modos de funcionamiento y nuestras normas internas. Para equipos reducidos como el de ASAP, la productividad es clave, y estamos trabajando en todos los incentivos que nos permitan aumentarla. Para concluir, el último tema de reflexión que tenemos es cómo acelerar la implementación de la financiación para nuestros proveedores. Esto supone trabajar con antelación en los
procesos de validación de facturas, además de otros enfoques que consistirían en no financiar a partir de la factura, sino a partir de la orden de compra, por ejemplo, o incluso no recurrir a la financiación externa, sino a nuestra propia liquidez (dynamic discounting). Por supuesto, estamos trabajando en estos temas en estrecha colaboración con nuestro socio Kyriba, que desde el inicio de nuestro proyecto ha sabido asesorarnos eficientemente y proponernos soluciones siempre pertinentes.