I rischi della mancata adozione di un sistema di gestione della tesoreria

Quando si valuta l’implementazione di un sistema di gestione della tesoreria (TMS), ci sarà sempre l’inevitabile domanda: perché? Ogni azienda ha processi in atto che hanno funzionato fino ad ora, quindi perché dovremmo aggiustare oggi ciò che non è rotto?

Anche se i processi attuali hanno funzionato in passato, ci sono molti rischi associati al mantenimento di pratiche di tesoreria manuali e disparate che possono avere un impatto sulla reputazione e sui profitti dell’azienda. In questo blog, che fa parte della nostra serie Value Engineering, esploriamo alcuni dei principali rischi che spesso vengono trascurati quando si valuta lo status quo rispetto allo stato futuro di un TMS.

Mancanza di informazioni sulla liquidità globale

I CFO devono prendere ogni giorno decisioni che possono avere un impatto sulla stabilità finanziaria e sulla longevità della loro organizzazione. Per garantire l’efficacia e l’allineamento con gli obiettivi strategici, devono poter accedere a informazioni tempestive e affidabili sulla posizione di liquidità globale dell’azienda. Fattori economici, politici e sociali in continuo mutamento creano condizioni di volatilità che spesso si traducono in finestre di tempo ridotte per il processo decisionale. Il tesoriere deve essere in grado di fornire informazioni aggiornate in qualsiasi momento e avere la certezza che le informazioni siano complete e accurate.

Senza un TMS, i dati sono spesso obsoleti o le condizioni di mercato possono essere cambiate quando arrivano al CFO. Questo può far sì che un’opportunità commerciale strategica non sia più disponibile. Oltre al rischio di ritardi nell’acquisizione dei dati, c’è anche il rischio di errori umani. Errori di digitazione, errori di formula e corruzione dei file sono tutti rischi che potrebbero bloccare la capacità di un tesoriere di operare in modo efficiente senza incidere sui profitti o sulla reputazione di un’organizzazione.

Come ex professionista, ho lavorato in un’organizzazione che monitorava da vicino il rilascio dei pagamenti per garantire la conformità ai covenant trimestrali sul debito. Prima dell’adozione di un TMS, ciò richiedeva un’intensa attività di revisione, selezione e rilascio manuale dei pagamenti ogni fine mese o trimestre. Sebbene fossero in vigore politiche e procedure per garantire che venissero elaborati solo i pagamenti approvati, le e-mail che richiedevano di trattenere o sbloccare urgentemente i pagamenti arrivavano al limite. In un caso, questa pratica ha portato all’invio di un pagamento di 2,5 milioni di dollari senza l’approvazione del CFO di una divisione. Un TMS con un’analisi sistematica della liquidità disponibile e controlli sui pagamenti avrebbe impedito lo sblocco di questo pagamento, salvando l’azienda e la carriera del tesoriere.

Continuità aziendale

Le aziende con un processo di tesoreria antiquato non sono in grado di ottimizzare il capitale umano, il che spesso si traduce in una minore soddisfazione dei dipendenti, in un elevato turnover e nell’incapacità di sviluppare e far crescere i talenti. È necessario valutare i costi associati alla formazione continua del personale e alla riduzione dell’efficienza operativa dovuta al turnover. Inoltre, il potenziale aumento delle spese generali deve essere valutato quando si analizza il modo in cui la struttura attuale sarebbe in grado di sostenere una crescita e un’espansione continue. Come farà l’organizzazione a gestire le operazioni con una traiettoria di crescita del 10%, 20% o 30% con l’attuale struttura del team? L’automazione dei processi attraverso il software di tesoreria consente di ottenere un vantaggio competitivo strategico nella conservazione e nello sviluppo dei talenti, riducendo il rischio di turnover dei dipendenti e il rischio organizzativo associato all’eccessiva dipendenza da esperti in materia.

Forte dipendenza dall’IT per la manutenzione e l’assistenza

I dipartimenti IT possono essere molto stressati e spesso faticano a fornire un supporto adeguato e tempestivo all’interno dell’organizzazione per vari progetti e iniziative di livello esecutivo. Inoltre, la costante minaccia dei più recenti attacchi informatici fa sì che l’IT debba costantemente garantire l’aggiornamento delle proprie politiche, procedure e protezioni.

Sfortunatamente, le richieste concorrenti possono comportare ritardi nella manutenzione della tesoreria per assicurarsi che tutte le connessioni banca-ERP siano crittografate, mantenute e supportate per la gestione delle modifiche. La connettività bancaria è una delle richieste più complicate e lunghe che un dipartimento di tesoreria possa fare all’IT. Quando si crea una nuova relazione o un nuovo conto e si deve stabilire una connessione ERP, i reparti IT interni possono impiegare fino a 1.500 ore per sviluppare, testare e poi distribuire i file bancari in coordinamento con i team di implementazione della banca per un solo formato. Durante questo periodo di transizione, i dipartimenti di tesoreria sono costretti a creare dei workaround, lottando per farlo senza interruzioni operative.

Le interruzioni delle operazioni commerciali hanno un impatto sulla reputazione dell’organizzazione. Durante il mio periodo di gestione della tesoreria, la nostra connessione banca-ERP si è guastata e improvvisamente i file di pagamento non venivano elaborati. I tempi di pagamento erano essenziali per mantenere le linee di produzione just-in-time dei nostri clienti. Il fallimento di questo file ha messo uno dei nostri clienti a rischio di interrompere la produzione per mancanza di pagamenti, il che ci avrebbe fatto perdere lo status di fornitore preferenziale e avrebbe potuto distruggere la nostra reputazione nel settore. Un TMS con uno staff di supporto globale che monitora e mantiene costantemente le connessioni e avvisa proattivamente le organizzazioni in caso di problemi avrebbe risolto questi problemi.

Conformità e controlli

I requisiti normativi e di conformità continuano ad evolversi, esercitando una notevole pressione sul tesoriere affinché verifichi che i processi e le procedure di tesoreria siano aggiornati. Assicurarsi che tutti gli obblighi di rendicontazione (OFAC, J-SOX, FBAR, KYC, audit interni/esterni, ecc.) siano rispettati è un compito laborioso. Se non viene monitorato e mantenuto costantemente, può avere un impatto finanziario e reputazionale dannoso per l’organizzazione. Con un TMS, tutti i report e i percorsi di audit sistematici sono in una posizione centralizzata. La convalida dei pagamenti tramite un TMS garantisce che tutti i pagamenti siano legittimi e conformi ai più recenti requisiti normativi. Questo protegge l’azienda dal rilascio di transazioni non conformi alle politiche o alle linee guida normative. La standardizzazione dei controlli e il supporto alla reportistica di conformità consentono a tesorieri e CFO di concentrare le proprie energie su questioni più strategiche.

I prossimi passi

Valutare il rischio associato allo status quo può essere un processo doloroso. Il cambiamento fa paura e nessuno vuole riconoscere le insidie dei processi attuali. Anche se certe situazioni o conseguenze potrebbero non essersi verificate, con pratiche manuali e disparate, si tratta di capire quando qualcosa si romperà e come l’azienda può proteggersi e riprendersi quando ciò accade. Poiché spesso siamo ciechi di fronte all’impatto potenziale dei nostri attuali processi di tesoreria, molte organizzazioni scelgono di rivolgersi a un’azienda esterna per valutare i rischi associati al loro status quo.