Cómo Şişecam tomó el control de su tesorería y pagos

Retos de visibilidad

El crecimiento internacional de Şişecam durante las últimas décadas originó que la compañía tuviera un enfoque fragmentado de la gestión de tesorería. Mientras que el departamento de tesorería se encargaba de las decisiones estratégicas, como la financiación, las filiales individuales del grupo gestionaban sus propias operaciones de pago y administraban su tesorería mediante sus sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP).

Tesorería proporcionaba directrices a las filiales sobre cómo debían gestionar su efectivo. Sin embargo, Şişecam carecía de un sistema centralizado de reportes que pudiera ofrecer visibilidad en tiempo real sobre los saldos de efectivo a nivel global e indicar si se seguían las directrices.

Los reportes solían realizarse mensualmente, con cada filial informando al final del mes. Como resultado, Tesorería tenía que seguir procesos complejos, laboriosos y que consumían mucho tiempo para obtener visibilidad de la tesorería a nivel de grupo.

Problemas con los pagos

Además, los procesos de pago de Şişecam eran ineficientes. Aunque enviaba archivos de pago a sus bancos a través del protocolo de transferencia de archivos (FTP), seguía estos envíos con instrucciones escritas por fax y correo electrónico. Si un firmante clave no estaba disponible, un pago podía retrasarse varias horas hasta obtener la firma. Por lo general, ejecutar un pago tomaba entre 30 y 60 minutos. Además, no todas las órdenes de pago se creaban a través de los ERP, lo que dificultaba supervisar y hacer seguimiento de las cuentas por pagar.

Resultados cuantitativos

1.000 extractos bancarios entregados diariamente

15 minutos el tiempo máximo de extremo a extremo para realizar un pago

Historial de tres años de datos de transacciones bancarias

Período de incorporación de una semana para nuevas empresas y socios bancarios

Operaciones en 10 países utilizando Kyriba

Búsqueda de una solución

En su búsqueda de un sistema de gestión de tesorería (TMS), Şişecam buscó específicamente un proveedor que cumpliera los siguientes criterios:

• Buena reputación en el mercado y capacidad para proporcionar referencias globales de clientes
• Proveedor de una solución en la nube, de software como servicio (SaaS), que pudiera integrarse con diferentes sistemas ERP y bancarios, y que admitiera los formatos de pago de diferentes países
• Provisión de un sistema de detección de fraude
• Enfoque en seguridad y certificaciones de seguridad
• Amplia experiencia con implementaciones de TMS a gran escala para otras empresas globales
• Relación sólida con SAP (el sistema ERP principal de Şişecam) y capacidad para integrarse con otros sistemas ERP fuera de SAP

Kyriba cumplió todos estos criterios. Su TMS también permitiría a Şişecam incorporar rápidamente nuevos sistemas ERP y socios bancarios a medida que el grupo realizara adquisiciones.

Transformación empresarial

La implementación de Kyriba ha brindado a Şişecam visibilidad completa sobre su tesorería y ha transformado totalmente la forma en que gestiona sus pagos. Ahora recibe extractos bancarios SWIFT MT940 diarios de fin de día a través de su TMS de Kyriba, lo que significa que cuenta con una visión actualizada de sus posiciones de efectivo. También puede acceder a datos transaccionales con sus bancos que se remontan a tres años atrás.

Además, todas las órdenes de pago deben generarse a través de los sistemas ERP de Şişecam, lo que aumenta el control del grupo sobre el proceso de pago. Si no hay registro de una orden de pago en un sistema ERP, ese pago no se realizará. Una vez que se ha generado una orden en un sistema ERP, se crea un archivo de pago directamente en Kyriba. Los firmantes pueden iniciar sesión en el sistema para aprobar pagos de forma rápida y sencilla, utilizando seguridad de autenticación multifactor. Los bancos de Şişecam también pueden resaltar rápidamente errores de formato y plantear consultas sobre pagos específicos. El tiempo necesario para ejecutar un pago se ha reducido a entre 8 y 15 minutos.

Los procesos de aprobación digital de Kyriba resultaron un beneficio real cuando se pidió al personal de Şişecam trabajar desde casa debido a la COVID-19. Los firmantes pudieron aprobar pagos de forma remota, lo que eliminó los riesgos para la salud asociados con el manejo de documentos en papel.

Detección de fraude

Además del módulo general de pagos de Kyriba Payments Network, Şişecam implementó el módulo de detección de fraude para generar alertas sobre pagos sospechosos; por ejemplo, alertar sobre el primer pago a un nuevo proveedor o un pago a un proveedor habitual que sea significativamente mayor de lo habitual. Además de detectar cambios en los IBAN de los proveedores, el sistema verifica si la empresa o el país están en listas de sanciones. Cuando el sistema identifica un pago sospechoso, requiere controles adicionales. Como resultado, Şişecam puede prevenir el fraude en tiempo real, en lugar de simplemente responder a actividades fraudulentas que ya han ocurrido.

Próximos pasos

En el futuro, Şişecam planea utilizar Kyriba para ofrecer un servicio de financiamiento de la cadena de suministro. Actualmente, la compañía sigue procesos manuales al acordar los términos de descuento y realizar pagos a proveedores en ciertos mercados. Con un proceso digital, todos los proveedores de Şişecam tendrán la capacidad de supervisar y descontar sus cuentas por cobrar de las empresas del Grupo Şişecam en todo el mundo. También planea integrar el módulo de previsión de tesorería de Kyriba y el producto de gestión de divisas en su programa.

Una experiencia positiva

Şişecam encontró que el proceso de implementación de Kyriba fue sencillo, con la puesta en marcha ocurriendo con relativa rapidez. Los empleados están muy impresionados con el sistema, que consideran fácil de usar.

Significativamente, Şişecam se ha beneficiado del conocimiento acumulado y la experiencia de Kyriba trabajando con numerosos clientes en todo el mundo. Por ejemplo, Kyriba ya ha establecido conexiones extensas con bancos en diferentes países. También conoce los procesos que diferentes compañías utilizan para facilitar pagos más seguros o reducir el riesgo de fraude.

La reciente crisis de la COVID-19 ha destacado el valor de que Kyriba sea una solución SaaS y su capacidad para respaldar y fomentar la continuidad empresarial. Kyriba gestiona el proceso de recuperación ante desastres para su TMS, y como los archivos de pago se crean y almacenan en el sistema, pueden recuperarse fácilmente.