Politique mondiale de dénonciation

Last updated: July 2025

Sommaire : La présente politique mondiale de dénonciation (« Politique ») définit les directives de Kyriba Corp. et de ses sociétés affiliées et filiales (collectivement, « Kyriba » ou l’« Entreprise ») en matière de dénonciation. Cette Politique est essentielle pour protéger les individus dans les domaines de la confidentialité et de l’absence de représailles lorsqu’ils signalent des activités considérées comme illégales, malhonnêtes, contraires à l’éthique ou autrement inappropriées. Kyriba mène ses activités dans le monde entier de manière éthique et conformément aux lois américaines, aux lois étrangères applicables et aux conventions internationales. Tout le Personnel de I’Entreprise est tenu de respecter les normes éthiques les plus élevées en matière de déontologie. Kyriba ne tolérera aucune pratique commerciale qui n’est pas conforme aux lois applicables et à ses politiques internes.

Pour toute question concernant la présente Politique ou d’éventuelles violations, contactez l’adresse suivante : [email protected].

Tableau d’historique des révisions

Version	Auteur	Date	Résumé des révisions
1.3	Directeur en charge de l’éthique, de la conformité et de la réglementation mondiales	Décembre 2022	Actualisation de la mise en page ; modifications mineures de la formulation.
1.4	Directeur principal en charge de l’éthique, de la conformité et de la réglementation mondiales	Octobre 2023	Révision annuelle : des modifications mineures ont été apportées au contenu.
1.5	Directeur principal en charge de l’éthique, de la conformité et de la réglementation mondiales	Janvier 2024	Mise à jour pour intégrer la Politique sur les réclamations.
2.0	Vice-président en charge de l’éthique, de la conformité et de la réglementation mondiales	Octobre 2024	Mise à jour pour inclure des informations complémentaires sur les signalements externes et les obligations de confidentialité. (le numéro de version a été rendu entier pour le besoin de l’archivage des documents).

Définitions

Anonymat : la condition de rester anonyme.

Personnel de l’Entreprise : défini dans la présente politique comme l’ensemble des employés, dirigeants, administrateurs, mandataires, consultants et sous-traitants de Kyriba.

Bonne foi : un signalement est fait de bonne foi lorsque l’employé pense qu’il peut y avoir une activité dont l’entreprise devrait avoir connaissance ou sur laquelle elle devrait enquêter. Un signalement que l’employé sait être faux n’est pas fait de bonne foi.

Représailles : les représailles surviennent lorsqu’un employeur (par l’intermédiaire d’un responsable, d’un superviseur, d’un administrateur ou directement) licencie un employé ou prend tout autre type de mesure défavorable à son encontre en raison de sa participation à une activité protégée.

Dénonciateur (déclarant) : défini dans la présente Politique comme tout employé, dirigeant, administrateur ou mandataire de l’Entreprise qui, de bonne foi, signale une activité réelle ou présumée qu’il considère comme contraire à l’éthique, malhonnête, illégale ou allant à l’encontre de la politique de l’Entreprise, ou autrement inappropriée ou des informations liées à un crime, une menace d’infraction ou un préjudice pour l’intérêt général.

Objet

Kyriba s’engage à créer un environnement dans lequel tous les individus sont traités avec le plus grand respect et le plus grand professionnalisme. Nos politiques interdisent strictement toute forme de discrimination, de harcèlement et de représailles et s’appliquent à l’ensemble du Personnel de l’Entreprise. La Politique mondiale de dénonciation contient des directives importantes pour Kyriba Corp. et ses sociétés affiliées et filiales (collectivement, « Kyriba » ou l’« Entreprise ») en matière de signalement et d’examen des réclamations. Cette Politique : (1) renforce l’engagement de Kyriba à créer un environnement de travail sûr, positif et productif pour le Personnel de l’Entreprise et à garantir une administration cohérente des mesures correctives ; (2) encourage le Personnel de l’Entreprise à signaler immédiatement et de bonne foi toute activité réelle ou présumée qu’il considère comme contraire à l’éthique, malhonnête, illégale ou allant à l’encontre de la politique de l’Entreprise, ou autrement inappropriée (un « Signalement) ; et (3) fournit au Personnel de l’Entreprise un canal sûr et fiable de soumettre des signalements et d’aider à toute enquête sans crainte de sanctions ou de représailles.

Champ d’application de la Politique

Cette Politique s’applique à Kyriba Corp., à ses filiales et à ses sociétés affiliées, ainsi qu’à chacun des membres du Personnel de l’Entreprise, quel que soit leur emplacement géographique. Pour obtenir des conseils et des exigences spécifiques sur les procédures de dénonciation et de signalement pour le Personnel de l’Entreprise en Pologne, veuillez vous référer à la Politique locale de dénonciation de Kyriba en Pologne.

Déclaration de principe

L’Entreprise exige de l’ensemble de son personnel qu’il observe des normes rigoureuses en matière d’éthique commerciale et personnelle. Le comportement éthique comprend, sans s’y limiter, le professionnalisme, le respect et l’intégrité dans l’exercice des responsabilités professionnelles et le respect de l’ensemble des lois et réglementations applicables ainsi que de la politique de l’Entreprise.

Afin de maintenir ces normes de conduite, l’Entreprise compte sur le Personnel de l’Entreprise pour signaler tout comportement suspect qu’il juge contraire à l’éthique, malhonnête, illégal ou allant à l’encontre de la politique de l’Entreprise, ou autrement inapproprié, y compris la liste de comportements ci-dessous. Cette liste de comportements n’est pas exhaustive.

Activité criminelle.
Fraude, malhonnêteté ou erreur délibérée dans l’enregistrement et la tenue des registres financiers de l’Entreprise.
Insuffisance de contrôles internes ou de politiques de l’Entreprise ou non-respect de ces éléments ou des exigences réglementaires.
Violation des politiques, des procédures et des lois et règlements applicables.
Pots-de-vin et/ou corruption.
Conflits d’intérêts.
Vol ou détournement de fonds.
Utilisation frauduleuse des biens et des informations exclusives de Kyriba.
Divulgation non autorisée d’informations confidentielles.
Abus de pouvoir, harcèlement, harcèlement sexuel et/ou intimidation.
Violations de l’égalité des chances professionnelles et du code de conduite.
Violations des règles de concurrence et antitrust.
Interactions inappropriées avec les clients ou les fournisseurs.
Consommation ou vente de substances illicites.
Création de dangers pour la santé et la sécurité ou non-prise en compte de ces dangers.

Obligations et conseils en matière de signalement

L’ensemble du Personnel de l’Entreprise est tenu de signaler les manquements à l’éthique et les comportements de non-conformité réels ou présumés. Le Personnel de l’Entreprise peut soulever des problèmes ou faire des signalements par l’intermédiaire de différents canaux. Les problèmes et les préoccupations peuvent être signalés aux responsables si le Personnel de l’Entreprise se sent à l’aise pour le faire et si les problèmes ou le comportement n’impliquent pas son responsable. Le Personnel de l’Entreprise peut également faire part de préoccupations ou de problèmes par l’intermédiaire des canaux suivants.

Signaler le problème ou le comportement par l’intermédiaire de la ligne d’assistance éthique de Kyriba*.
Contactez directement les ressources humaines à l’adresse [email protected].
Contacter directement le service de conformité juridique à l’adresse [email protected].

* À noter : La législation locale peut limiter le recours au signalement anonyme à des types de situations spécifiques. De plus, en raison des lois locales sur la protection de la vie privée en vigueur dans certains pays et dans la région de l’Union européenne, il se peut que vous ne puissiez signaler que certains types d’incidents (notamment les problèmes liés à la lutte contre la corruption, à la comptabilité, à la banque et à la finance). Toute limitation sera reflétée dans notre système automatisé pour les zones géographiques concernées.

Ligne d’assistance éthique de Kyriba

Kyriba a conclu un partenariat avec un fournisseur de services de signalement éthique, qui est un service indépendant spécialisé dans le signalement permettant au Personnel de l’Entreprise d’effectuer des signalements de manière anonyme** et confidentielle par Internet ou par téléphone, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Ce partenariat permet de disposer d’un outil de signalement complet et confidentiel afin d’aider la direction et les employés à traiter correctement toute violation ou mauvaise conduite et d’offrir au Personnel de l’Entreprise l’assurance d’une protection adéquate et de l’absence de représailles.

Notre fournisseur de services de signalement éthique prévoit un mécanisme grâce auquel les déclarants et les enquêteurs peuvent s’engager dans une communication continue tout en préservant la confidentialité. Cela comprend le signalement via la ligne d’assistance téléphonique ou sur Internet, dans la langue locale du déclarant, sur le site Web de Kyriba consacré à l’éthique. Les numéros de téléphone mondiaux de notre ligne d’assistance sont disponibles à l’annexe A de la présente Politique ainsi que sur le site Web de Kyriba consacré à l’éthique.

Les déclarants sont encouragés à fournir des informations précises et complètes lorsqu’ils signalent un problème ou une violation, afin de permettre une enquête ou une réponse complète. Des omissions ou des erreurs dans les déclarations initiales (qui/quoi/quand/où) peuvent retarder le processus d’enregistrements des affaires, ce qui peut retarder ou nuire à l’examen des plaintes et/ou au processus d’enquête.

Le Personnel de l’Entreprise ne doit signaler des problèmes ou des violations présumées que si le signalement est fait de Bonne foi. L’utilisation abusive de la ligne d’assistance éthique ou d’un autre processus de signalement dans le but délibéré de harceler une personne ou de déposer sciemment de fausses informations est interdite et ne sera pas tolérée. Un tel comportement interdit peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.

Confidentialité et anonymat

Bien que les déclarants soient encouragés à révéler leur identité s’ils se sentent à l’aise de le faire, s’ils choisissent de rester anonymes, la capacité de Kyriba à enquêter sur l’affaire peut être diminuée. Bien que tout soit mis en œuvre pour enquêter, Kyriba peut être limitée dans sa capacité à enquêter pleinement sur les préoccupations du déclarant si elle n’est pas en mesure d’obtenir des informations supplémentaires de la part du déclarant.

Toutes les plaintes, qu’elles soient signalées anonymement ou non, sont traitées de manière confidentielle, la divulgation se limitant à mener une enquête complète sur la violation présumée, à prendre les mesures disciplinaires ou correctives appropriées, à respecter les exigences juridiques ou à permettre aux accusés de bénéficier des droits de la défense applicables. L’Entreprise s’efforcera de ne divulguer l’identité de la personne déclarante et de toute personne mentionnée dans le signalement que si cela est nécessaire et proportionné dans le cadre de l’enquête. Pour tout problème de dénonciation relevant de la législation européenne, l’identité du déclarant ne sera pas divulguée sans son consentement exprès. ** À noter : La législation locale peut limiter le recours au signalement anonyme à des types de situations spécifiques.

Enquêtes

Dès réception d’un problème ou d’un signalement, l’Entreprise en accuse réception dans les sept (7) jours et s’efforce de fournir un retour d’information au déclarant dans les 60 jours. Tous les signalements sont confiés par l’Entreprise à un enquêteur, qui mène une enquête rapide et approfondie conformément aux procédures internes. Tous les membres du Personnel de l’Entreprise ont le devoir de coopérer à une enquête et le fait de ne pas le faire ou de fournir délibérément de fausses informations au cours d’une enquête constitue des motifs de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement. Pour les signalements soumis via le site Web EthicsPoint, le déclarant peut demander un suivi directement via le site Web EthicsPoint en utilisant les identifiants fournis. Pour les signalements effectués directement auprès de l’équipe locale des ressources humaines, le déclarant peut demander un suivi en contactant son équipe locale des ressources humaines.

Signalements externes

L’objectif de cette politique est de fournir des conseils sur le mécanisme interne de signalement des actes répréhensibles sur le lieu de travail, afin que Kyriba puisse enquêter et résoudre les problèmes en interne. Dans certaines circonstances, il peut s’avérer approprié de faire part de ses préoccupations à un organisme externe, tel qu’une autorité de régulation. Le Personnel de l’Entreprise est protégé par la loi contre les représailles lorsqu’il signale certaines violations à une partie externe. L’annexe B de la présente politique présente certains des signalements de dénonciation qui peuvent être signalés en externe en vertu de la législation européenne, ainsi que les autorités compétentes des États membres de l’UE auxquelles ces signalements peuvent être adressés. Le Personnel de l’Entreprise n’est pas tenu d’informer l’Entreprise qu’il a fait de tels signalements ou divulgations ni d’obtenir l’autorisation de l’Entreprise avant de faire de tels signalements ou divulgations.

Protection des déclarants

Il est compréhensible que les déclarants s’inquiètent parfois d’éventuelles répercussions, telles que des représailles. Kyriba vise à encourager l’ouverture et soutiendra le Personnel de l’Entreprise qui soulève des préoccupations de bonne foi dans le cadre de cette politique, même s’il s’avère qu’elles sont erronées. Kyriba ne tolérera pas de représailles à l’encontre de toute personne qui, de bonne foi, signale un acte répréhensible, une violation du Code, d’une politique de Kyriba ou de la loi, ou qui coopère à une enquête, que ce signalement soit ou non protégé par la loi. Les lois mondiales applicables en matière de dénonciation prévoient une protection statutaire contre les représailles pour les dénonciateurs qui soulèvent des problèmes de bonne foi. Si un déclarant pense avoir subi une forme de représailles, il doit en informer immédiatement [email protected] ou [email protected]. L’Entreprise ne tolère aucune forme de représailles. Les collègues ne doivent en aucun cas menacer ou exercer des représailles à l’encontre des déclarants ou des personnes qui participent à une enquête. Toute personne impliquée dans de telles représailles fera l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement, conformément à la législation locale. Le droit d’un Déclarant à la protection contre les représailles n’inclut pas l’immunité pour tout acte répréhensible personnel présumé pour lequel une enquête a été ouverte.

Confidentialité des données

Kyriba s’engage à protéger la confidentialité des personnes impliquées dans le processus de dénonciation. L’Entreprise est soumise à diverses lois sur la confidentialité et la protection des données dans les juridictions où elle opère. Kyriba a mis en place des politiques globales pour protéger et sécuriser les données à caractère personnel, notamment. Toutes les données à caractère personnel obtenues dans le cadre de cette politique seront utilisées pour les raisons décrites dans cette politique ou dans la mesure où les lois sur la protection des données le permettent.

Sanctions en cas de violation de la politique

Kyriba s’engage à imposer des mesures correctives cohérentes en cas d’infraction identique ou similaire, dans la mesure où la législation applicable le permet. À l’issue d’une enquête, si l’Entreprise détermine qu’il y a eu violation de la politique, elle prendra des mesures correctives efficaces proportionnelles à la gravité de l’infraction. Ces mesures peuvent inclure des mesures disciplinaires à l’encontre de la partie accusée, pouvant aller jusqu’au licenciement. Des mesures seront également prises, dans la mesure du raisonnable et du nécessaire, pour empêcher toute nouvelle violation de la politique. Bien que l’Entreprise recommande d’appliquer les sanctions suivantes de manière générale, les sanctions effectivement imposées peuvent être plus ou moins sévères en fonction des faits et des circonstances spécifiques en cause. À ce titre, la première violation de la politique par un employé peut entraîner son licenciement si cela se justifie. Chaque violation des règles de conformité sera conservée dans le dossier personnel de l’employé et peut entraîner une réduction de sa prime ou de son augmentation de manière discrétionnaire, ou un report dans sa promotion.

Formation

Kyriba possède un programme de formation complet pour assurer la conformité de l’ensemble de l’Entreprise aux politiques et procédures ainsi qu’aux lois et règlements applicables en matière de conformité. Tous les employés de l’Entreprise sont tenus de suivre une série de formations obligatoires sur des sujets tels que le Code de déontologie commerciale, les principes de non-représailles et les conseils sur la manière de signaler toute violation, conformément à la présente Politique. En outre, tous les employés de l’Entreprise certifient chaque année qu’ils ont lu la législation et toutes les politiques de l’Entreprise et qu’ils s’engagent à les respecter.

Parties responsables

La présente Politique est approuvée par le directeur juridique et le comité d’audit, des finances et du risque (AFRC, Audit, Finance, and Risk Committee). Le service de conformité juridique effectue une révision annuelle de cette Politique.

Politiques connexes

Toutes les politiques sont disponibles sur la page dédiée à la conformité sur notre site intranet.

Code de déontologie commerciale
Politique en matière de sanctions et des contrôles de l’exportation internationale
Politique relative aux cadeaux et aux divertissements
Politique anti-blanchiment d’argent
Politique en cas de conflit d’intérêts
Politique anticorruption et anti-pots-de-vin