Game On! Riot Games combina Kyriba e ICD per ottenere il massimo beneficio

Impantanato da processi manuali e dalla mancanza di risorse, il team di tesoreria di Riot Games ha optato per un miglioramento della tecnologia, implementando un TMS e un portale di investimento indipendente.

Riot Games è uno sviluppatore ed editore di molti titoli di gioco popolari, tra cui League of Legends, lanciato nel 2009 e tuttora popolare in tutto il mondo a distanza di circa 13 anni. Altri giochi lanciati da Riot negli ultimi tre anni sono Teamfight Tactics, Valorant, Legends of Runeterra e Wild Rift, una versione mobile di League of Legends.

Con sede a Los Angeles, Riot Games è cresciuta in modo esponenziale, con oltre 4.000 dipendenti e 20 uffici in tutto il mondo, e nel corso degli anni ha implementato molti nuovi sistemi e processi per far fronte alla sua crescita esplosiva.

Riot Games opera in tutto il mondo e raccoglie entrate in varie valute. Grazie alla sua struttura, i ricavi e i contanti tornano alle entità editoriali dello sviluppatore. Sebbene la maggior parte delle spese dell’azienda avvenga negli Stati Uniti, molte delle sue entità editoriali globali hanno accumulato liquidità in eccesso.

Philip Giron, responsabile della tesoreria di Riot Games, spiega: “Al di fuori della Cina, dove pubblichiamo attraverso il nostro partner editoriale, Tencent, abbiamo cinque principali entità editoriali in tutto il mondo, in Corea del Sud, nelle Americhe, nell’Unione Europea, a Singapore e in Giappone. Queste riflettono le principali valute che gestiamo: dollari USA, euro, yen giapponese, sterlina inglese, won coreano e dollaro di Singapore. Inoltre, deteniamo fino a 10 valute aggiuntive e effettuiamo transazioni in quasi tutte le valute del mondo, a testimonianza della nostra base clienti globale”.

Lavorando su oltre 150 conti bancari globali, l’attività del team di tesoreria era molto manuale e si basava su fogli di calcolo e piattaforme bancarie multiple con vari formati di rendiconto. “Il tempo necessario per assemblare la reportistica di cassa globale era molto lungo”, rivela Giron. “Se il direttore finanziario voleva quelle informazioni, mi serviva un giorno per raccogliere tutti i dati. Volevamo rendere accessibili queste informazioni per prendere decisioni strategiche basate sui dati”.

Prima dell’implementazione

Elaborazione del piano

Il team di tesoreria di Riot Games ha deciso di implementare un TMS per le operazioni globali e di concentrarsi sull’automazione degli investimenti in Europa. Nel 2019, il team di tesoreria, composto da tre persone, ha iniziato il progetto di trasformazione della tesoreria, progettato per colmare drasticamente il divario tra le risorse limitate e le crescenti responsabilità globali.

L’obiettivo della trasformazione è stato quello di eliminare il maggior numero possibile di processi manuali tra rendicontazione della liquidità, investimenti e pagamenti per guadagnare più tempo per l’analisi strategica e mettere a frutto la liquidità in eccesso e inutilizzata. “Abbiamo partecipato a un’importante conferenza nordamericana sulla tesoreria, che in pratica riunisce l’intero settore in un unico luogo, e questo è stato un ottimo modo per vedere tutti i prodotti disponibili”, racconta Giron. “Abbiamo parlato con molti fornitori e operatori del settore e alla fine abbiamo deciso che Kyriba era la soluzione migliore per le nostre esigenze”.

Riot Games ha implementato i moduli di Kyriba per la gestione della liquidità, le previsioni di cassa, la gestione dei conti bancari, i pagamenti e l’analisi delle commissioni bancarie come progetto di fase uno. Inoltre, ha integrato il portale di investimenti indipendente ICD per accedere a un’ampia selezione di prodotti di investimento a breve termine e per effettuare in modo efficiente ricerche, negoziazioni e report sugli investimenti europei con un flusso di lavoro semplificato e automatizzato. “Sapevamo dell’esistenza di ICD e abbiamo ritenuto che non fosse un problema per quello che stavamo cercando, per quanto riguarda un portale neutrale con accesso a molti fondi”, commenta Giron. “Ci è piaciuto anche il fatto che non ci sono costi per l’utilizzo, la configurazione o l’integrazione di ICD con le altre tecnologie di tesoreria”.

Partecipare alla conferenza AFP

“Abbiamo partecipato a un’importante conferenza sulla tesoreria del Nord America, che in pratica riunisce l’intero settore in un unico luogo, il che è stato un ottimo modo per vedere tutti i prodotti disponibili. Abbiamo parlato con molti fornitori e operatori del settore e alla fine abbiamo deciso che Kyriba era la soluzione migliore per le nostre esigenze”

Best Practice di implementazione

Assicurarsi che all’implementazione del TMS fosse assegnato un solido project manager è stato fondamentale per il team di tesoreria, che ha incaricato Kyriba di supervisionare il processo e di assicurarsi che le tappe fondamentali fossero rispettate nei tempi e nei budget previsti. L’onboarding di ICD Portal ha seguito un processo in cinque fasi coordinato dal team ICD, e Riot Games è stata operativa con il portale degli investimenti in pochi giorni. “Questi team hanno molti anni di esperienza in questo campo, quindi è abbastanza facile”, osserva Giron. “Il massimo che ho dovuto fare è stato collaborare con il team di ICD per fornire i moduli legali, e loro si sono occupati del resto. Il processo di configurazione vero e proprio si è svolto senza problemi”.

L’implementazione del TMS è stata suddivisa in due fasi per aiutare il team di tesoreria snello a configurarsi con la tecnologia in modo da non avere un impatto negativo sul lavoro quotidiano. “La prima fase consisteva nell’avere le informazioni prontamente disponibili e caricate nel TMS”, commenta Giron. “Anche se questo sembra un passo semplice, è stato un processo lungo perché abbiamo 150 conti bancari in tutto il mondo con fino a 15 relazioni bancarie diverse. Non potevamo semplicemente premere l’interruttore e avere immediatamente accesso alle informazioni: si trattava di un lavoro in progress”.

La natura globale dell’attività di Riot Games ha fatto sì che alcune delle banche che stava inserendo nel TMS, in particolare alcuni istituti asiatici, non utilizzassero necessariamente gli stessi standard o sistemi bancari che, ad esempio, utilizzavano i suoi partner bancari principali del Nord America. Cercare di superare questa incoerenza ha richiesto una gestione delicata da parte del team di tesoreria.

“Una delle nostre maggiori sfide è stata quella di convincere le banche straniere, in particolare quelle cinesi, ad accettare il nostro processo e ciò che stavamo cercando di realizzare”, continua Giron. “Alcune banche dicevano di non operare con SWIFT o di non poter lavorare con Kyriba, ma quando abbiamo scavato più a fondo e abbiamo risalito la catena della loro organizzazione, abbiamo scoperto che avevano questa capacità”.

Completata la prima fase, il team di tesoreria ha potuto iniziare la seconda fase dell’implementazione del TMS. Si tratta di estendere l’implementazione oltre gli Stati Uniti alle filiali internazionali e di aggiungere altri tre moduli per la contabilità di cassa, il netting multilaterale e l’in-house banking. “La prima fase consisteva esclusivamente nell’inserire tutte le nostre informazioni in un unico sistema”, conferma Giron. “Ora che stiamo entrando nella seconda fase, possiamo iniziare ad applicare gli strumenti che ci aiuteranno a gestire la liquidità. Questo è possibile solo perché abbiamo ottenuto una visibilità del contante centralizzata e in tempo reale”.

L’implementazione di ICD è stata un po’ più semplice in quanto, dopo il processo di onboarding, la tesoreria ha dovuto semplicemente attivare il portale. Dopo aver inizialmente aggiunto due entità per la formazione con ICD, la tesoreria sta ora aggiungendo una terza entità.

Cogliere i vantaggi immediati

Grazie a Kyriba, il reporting di fine mese per Riot Games è stato ridotto da tre giorni a meno di un’ora. Il team di tesoreria ha ridotto la liquidità in eccesso a livello globale, lavorando a stretto contatto con i team finanziari internazionali, consentendo di aumentare il rendimento della liquidità.

Per quanto riguarda gli investimenti a breve termine, ICD Portal ha permesso al team di tesoreria di entrare e uscire dalle operazioni in modo rapido e semplice. Tutto parte dall’esperienza dell’interfaccia utente al momento dell’accesso, come spiega Giron: “Quando si accede a ICD, mi piace che sia snello e facile da navigare”, spiega Giron. “Mi permette di accedere facilmente alle informazioni su tutti i fondi che voglio esplorare. Nell’attuale incertezza del mercato degli investimenti, avere accesso a tutti i dati del fondo in un unico posto, compresi i rating e le partecipazioni del fondo, mi permette di prendere la decisione più informata possibile e di garantire la conformità con la nostra politica di investimento”.

Avendo eliminato le telefonate con le singole società di fondi, tutte le operazioni effettuate tramite il portale vengono ricercate ed eseguite in un unico luogo, con un unico ticket di compensazione. “Quando eseguiamo rimborsi o acquisti, apprezzo la facilità di esecuzione”, spiega Giron. “Non c’è la burocrazia di dover contattare qualcuno per l’approvazione. Ad esempio, questa mattina abbiamo ribilanciato il nostro portafoglio di fondi comuni monetari in pochi minuti tramite ICD”. La trasformazione è vantaggiosa anche per il reparto contabilità, che utilizza i report completi delle transazioni e delle valutazioni del portale.

“Con ICD, la rapidità di esecuzione ha liberato molto del nostro tempo, così come l’interfaccia che consente una rapida ricerca di fondi comuni monetari”, osserva Giron.

“Essendo un team snello, il tempo è la nostra risorsa più preziosa. Abbiamo liberato più tempo da dedicare alle previsioni di cassa, alla pianificazione della liquidità e all’analisi del portafoglio di investimenti”.

Attraverso la trasformazione della tesoreria globale, Riot Games ha lavorato tra i vari dipartimenti per migliorare la reportistica, eliminare la liquidità in eccesso al di fuori dei saldi operativi, ridurre la reportistica di fine mese, da tre giorni a meno di mezza giornata, e ottimizzare gli investimenti a breve termine per risparmiare tempo e ottimizzare il portafoglio per ottenere i migliori rendimenti.

La seconda fase dell’implementazione del TMS vedrà il team di tesoreria supportare l’attività intercompany con la tecnologia per la contabilità di cassa, netting multilaterale e banca interna per ottimizzare i saldi di cassa globali. Oltre a ciò, Giron intravede un percorso di ulteriore integrazione per incrementare ulteriormente l’efficienza dell’azienda: “I nostri team finanziari e contabili utilizzano Oracle, quindi la mia visione sarebbe quella di integrare ulteriormente Oracle con ICD e Kyriba“, conclude. “So che l’integrazione è possibile perché abbiamo parlato con professionisti della finanza che hanno fatto proprio questo. Se si riesce a far funzionare i sistemi informatici e i software a proprio favore, la vita migliora e i tesorieri hanno il tempo di concentrarsi su aspetti più strategici del loro lavoro”.