Alpitour World, gestion des risques financiers

Pourquoi Kyriba ?
L’équipe centrale de trésorerie est constituée de trois personnes qui gèrent l’ensemble des entités du groupe. Au sein de chaque entité, un correspondant de l’équipe de trésorerie envoie les prévisions, et génère les paiements et encaissements directement auprès du groupe. Les campagnes de règlement sont effectuées sur la base d’échéances prédéfinies et élaborées en début d’exercice en fonction du calendrier annuel. AlpitourWorld travaille principalement avec quatre banques internantionales. Un cash pooling automatique a été mis en place avec ces banques sur l’ensemble du périmètre géré.

En 2006, la solution Kyriba est déployée chez AlpitourWorld afin de centraliser et d’optimiser la trésorerie. L’objectif principal était alors d’avoir la visibilité complète en temps réel sur les liquidités du groupe. Progressivement, l’équipe de trésorerie a pu grâce à la solution Kyriba, automatiser un certain nombre de processus : import et intégration automatique des relevés bancaires, génération automatique des écritures intragroupes et édition des échelles d’intérêts pour la gestion d’un système de cash pooling, export quotidien des écritures comptables vers le système ERP, lui-même centralisé. Les fonctions fournies par l’application Kyriba ont permis de gagner en productivité et ainsi de dégager du temps pour permettre au trésorier d’AlpitourWorld de mettre en place une gestion adaptée de couverture du risque de change.

AlpitourWorld a été séduit par l’intégration complète de ces fonctions de change au reste de la plateforme : administration commune, gestion des règlements sur opération de couverture, génération des prévisions liées aux transactions de couverture dans l’espace cash, etc. Bref, de quoi accroître encore la productivité des équipes, et surtout offrir une vision complète de l’activité du service trésorerie à l’équipe de direction.

Une gestion des risques financiers proactive
AlpitourWorld utilise le module des transactions financières principalement pour gérer et suivre ses risques sur le change (FX – Foreign Exchange) mais aussi la gestion des lignes de crédit et financement bancaire. L’exposition principale du groupe porte sur le Dollar US, mais la société travaille aussi sur d’autres devises comme la Livre Sterling, le Dollar australien, ou encore la Batht thaïlandaise. En raison de son activité, AlpitourWorld couvre deux saisons principales : l’été (de mai à octobre) et l’hiver (de novembre à avril) avec des pointes d’activité constratées qui sont très importantes en été. Il est donc primordial pour le trésorier groupe d’avoir une visibilité sur l’évolution de ses positions afin d’anticiper au maximum et ainsi couvrir ses besoins au plus vite.

« Nous avons mis en place un comité de risque qui comprend le trésorier groupe, les directions commerciale, financière et générale. Un budget est défini sur la base de données historiques, les tendances commerciales et les anticipations liées à l’évolution du marché. Le montant annuel de couverture, et son niveau, sont donc définis par le comité ainsi que le choix des instruments de couverture : opération d’achat/vente à terme, Option Plain Vanilla, Collar. Ces instruments sont décris dans une policy interne et approuvés par le conseil d’administration ; la policy ne prévoit pas de montant limite (mais tourne autour de 70%) et la durée est d’environ 12 mois couverts. En effet, les positions prises ne doivents pas s’étaler au-delà d’un maximum de 12 mois ».

AlpitourWorld réalise environ 6 à 7 transactions de couverture par semaine. Tous les risques sont gérés par le groupe qui exécute les transactions sur le marché ; ces positions sont valorisées à travers la solution Kyriba ainsique toute la gestion du workflow lié à ces opérations de couverture des risques.

En plus du traitement back-office des transactions de couverture et du suivi des positions, la solution de gestion de change de Kyriba permet aussi d’automatiser les traitements suivants : génération des lettres de confirmation, des écritures comptables correspondantes, des alertes sur échéances avec un envoi hebdomadaire par courrier électronique, etc.

Par ailleurs, comme toutes les décisions sont prises au niveau de la holding, il est plus simple de miroiter les transactions afin de suivre ces mêmes positions par filiale.

La prochaine étape
La prochaine étape concerne la gestion des frais bancaires. AlpitourWorld travaille avec six banques : quatre en Italie, une en France et une en Angleterre. La complexité et la diversité des conditions tarifaires appliquées actuellement laissent entrevoir des zones d’optimisation importantes, notamment dans le contrôle de ces conditions. Grâce à la souplesse de paramétrage qu’offre la solution Kyriba, nous allons pouvoir suivre au plus près nos frais bancaires et vraisemblablement faire diminuer ce poste de dépenses.

À propos de Kyriba
Kyriba est le leader mondial en solutions de gestion de trésorerie de nouvelle génération dans le Cloud. Nous permettons aux Directions Financières et aux équipes Finance d’optimiser leur trésorerie et de minimiser les risques en proposant une solution de gestion entièrement intégrée pour la trésorerie, les paiements, les risques financiers et la Supply Chain Finance. Créée en 2000, la société Kyriba compte aujourd’hui plus de 400 collaborateurs et accompagne plus de 1500 clients dans le monde. En plus de son siège social situé à SNew-York, l’entreprise dispose de bureaux à Dubaï, Hong-Kong, Londres, Paris, Rio de Janeiro, San Diego, Shanghai, Singapour, et Tokyo.