Auchan, gestion de trésorerie et Payment Factory

Genèse du projet
C’est en 2010 que le groupe Auchan décide d’installer son centre de gestion de trésorerie en Belgique. Les communications bancaires avec ses cinq banques françaises, qui étaient jusqu’alors réalisées à partir du protocole local Etebac, doivent basculer sur un protocole international. Auchan fait donc le choix du service bureau Syntesys pour échanger avec ses banques, via Swiftnet, et du logiciel Swaps en complément.

Une fois la mise en place de ce projet terminée, se pose la question de l’évolution de la solution de gestion de trésorerie. En effet, Auchan disposait d’une ancienne solution de gestion de trésorerie en mode licence dont l’arrêt de maintenance avait été annoncé par l’éditeur. Une évolution était donc inéluctable d’autant que la solution en place ne répondait plus aux attentes du groupe. Auchan avait besoin d’un système de gestion de trésorerie flexible, et qui via le web, pouvait facilement être partagé avec des utilisateurs de l’ensemble du groupe. Et c’est Kyriba avec sa solution en mode SaaS qui est retenu.

Pourquoi Kyriba ?
La solution Kyriba a été choisie en grande partie grâce au modèle proposé, c’est-à-dire une solution 100 % SaaS qui répondait précisément aux attentes d’Auchan. Des attentes fortes en termes d’indépendance vis-à-vis des services informatiques internes, de simplicité et de transparence des mises à jour (surtout sur les formats bancaires et les protocoles de communication) ; et enfin de déploiement aisé de la solution à travers de nombreux pays. Par ailleurs, la démonstration faite par les équipes Kyriba, de l’ensemble des dispositifs mis en place pour assurer les plus hauts niveaux de sécurité à ses clients, n’a pas laissé les équipes techniques d’Auchan insensibles.

La solution Kyriba présentait aussi l’avantage d’être une solution complète et intégrée. Afin de bénéficier de cette intégration et de rationaliser son système d’information, Auchan a  basculé l’ensemble de ses communications bancaires du service bureau indépendant de SunGard au service bureau intégré de Kyriba. Ce projet qui incluait une partie administrative, du paramétrage et des tests, s’est déroulé sur une période d’environ 6 mois. Les banques ont basculé d’un système à l’autre progressivement et Kyriba a du faire preuve d’une forte réactivité durant cette période en mettant à jour les ajustements requis sur les formats bancaires. Ce projet a aussi été l’occasion de simplifier les échanges entre les systèmes d’information du groupe et la plateforme de trésorerie et communication bancaire en s’affranchissant notamment du VPN (Virtual Private Network) qui avait été mis en place précédemment. Bref, Auchan dispose désormais d’une solution totalement intégrée et d’un point de contact unique : Kyriba.

Le projet de Payment Factory
En plus des améliorations classiques en termes d’automatisation, de productivité et de sécurité,  Auchan a aussi pu mettre à disposition de certaines de ses filiales une solution de paiement et progressivement monter une Payment Factory. Ce projet complémentaire s’est construit autour du module Paiement de Kyriba qui a remplacé la solution Swaps dans le système d’information d’Auchan. Plusieurs pays participent aujourd’hui à cette Payment Factory : la France, la Belgique, la Hongrie, le Luxembourg, ainsi que la Pologne, la Roumanie, le  Portugal via le module de Supply Chain Finance. Auchan livre des projets « clé en main » à ses filiales étrangères désireuses d’utiliser une solution de paiement performante pour gérer de façon autonome tout ou partie de leurs paiements tiers.  En plus de la simplicité de déploiement de la solution, les filiales apprécient particulièrement la flexibilité de paramétrage sur les workflows de validation de Kyriba Enterprise. Des workflows qui s’adaptent au contexte de chaque entité et qui bien entendu, intègrent nativement la signature électronique via la clé 3Skeys. L’exigence liée à la sécurité étant toujours omniprésente dans les choix d’Auchan.

En faisant le choix de Kyriba, Auchan dispose d’un outil efficace qui a su évoluer, notamment sur le plan de l’interface graphique, pour conquérir les nombreux utilisateurs répartis sur plusieurs pays.

Auchan utilise au quotidien les modules de gestion des liquidités, de paiements tiers, de Supply Chain Finance et bien sûr la communication bancaire avec le service bureau intégré. Et même si les équipes d’Auchan regrettent parfois de ne plus avoir de lien direct avec le service bureau – rôle parfaitement assuré par les équipes Kyriba – et souhaiterait encore plus de transparence sur la facturation des communications bancaires (projet en cours), elles sont aujourd’hui pleinement satisfaites du choix de Kyriba.

Propos recueillis par Fabienne Fruchart – Directrice Cash Management & Back Office, Auchan Holding

À PROPOS DE AUCHAN

Entreprise non cotée, associant un actionnariat familial et salarié, Groupe Auchan, désormais renommée Auchan Holding, est organisé en trois entreprises plus autonomes : Auchan Retail, qui réunit, dans tous les pays, les canaux de commerce alimentaires existants (les hypermarchés, la proximité et le e-commerce), Immochan et One Banque Accord.

Auchan Holding porte le nom de son métier historique, l’hypermarché, lancé en 1961 par Gérard Mulliez. C’est aujourd’hui une fédération d’entreprises responsables et durablement prospères, qui se développent autour d’une raison d’être commune : « Améliorer le pouvoir d’achat et la qualité de vie du plus grand nombre de clients, avec des collaborateurs responsabilisés, professionnels, passionnés et considérés.». Cette raison d’être s’appuie sur trois valeurs fondamentales : la confiance, le partage et le progrès.

Auchan Holding est présent dans 16 pays, compte 337 800 collaborateurs (effectif moyen ETP au 31/12/2015) et a réalisé au 31 décembre 2014 un chiffre d’affaires HT consolidé de 53,4 milliards d’euros.