J.A DELMAS – Harmoniser – Unifier – Automatiser

Une véritable vision internationale

Dès 2009, J.A DELMAS se lance dans la mise en place d’une solution de gestion de trésorerie. Le modèle SaaS – Software as a Service – est déjà identifié comme un atout majeur par la Direction Financière mais le choix se porte sur une solution autre que Kyriba. Après dix ans d’utilisation et l’impossibilité de donner accès à la solution aux entités basées en Afrique, J.A DELMAS revoit sa position : « j’étais déjà très sensibilisé et convaincu par le SaaS en 2009. Pourquoi acquérir une solution alors qu’elle peut être externalisée ? Le SaaS est l’ADN même de Kyriba ! », déclare Jean FRESEL – Responsable Trésorerie et Financement chez J.A DELMAS. Par ailleurs, la stratégie de développement de Kyriba, notamment en Afrique avec son partenaire Path Finance, a été un facteur décisif : « Je connaissais également Kyriba depuis longtemps ; je les avais consultés lorsque je travaillais aux Pays-Bas mais je n’avais pas eu l’occasion de mettre la solution en place. En découvrant le partenariat avec Path Finance lors du Kyriba Live, j’ai été définitivement convaincue », ajoute Patricia MENNETEAU – Trésorière chez J.A DELMAS.

La décision de déployer Kyriba comme nouvelle solution de gestion de trésorerie est donc toute naturelle pour J.A DELMAS : « Il était impossible de faire évoluer la solution en place et d’équiper les 11 entités en Afrique. D’un autre côté, nous avions une solution flexible capable d’être déployée en Afrique avec un partenaire expert et présent sur le continent ! Cela a été déterminant. J’ai également consulté les équipes d’une entreprise qui est dans le même secteur que la nôtre. Cela fonctionnait pour eux, c’était très rassurant », complète Jean FRESEL. En juin 2019, J.A DELMAS commence le déploiement de la solution Kyriba pour la France et les 11 sociétés indépendantes basées en Afrique. Le projet couvre la gestion du Cash et de la dette, les paiements, le rapprochement bancaire, la couverture de change et la gestion du budget

« Auparavant, les signataires devaient utiliser leur propre clé de validation. Aujourd’hui, ils signent depuis leur ordinateur ou via l’application mobile. Ce workflow a fait gagner énormément de temps aux signataires. »

Jean FRESEL
Responsable Trésorerie et Financement chez J.A DELMAS .

Au service des entités et des personnes

Lors du lancement du projet, les bénéfices attendus ne sont pas forcément quantifiés car l’objectif est avant tout l’équipement des entités africaines et le remplacement de l’outil en place en France : « Si nous n’avions pas changé de solution, nous aurions dû travailler avec un outil dépassé. », commente Jean FRESEL.

Et les impacts sont rapidement identifiés : « je gagne énormément de temps au quotidien grâce à l’automatisation ; j’ai abandonné Excel et les saisies manuelles ! L’outil est très flexible et donne de la visibilité en temps réel », ajoute Patricia MENNETEAU.

Le processus de validation des signataires a été entièrement intégré via un workflow automatisé et sécurisé : « Auparavant, les signataires devaient utiliser leur propre clé de validation. Aujourd’hui, ils signent depuis leur ordinateur ou via l’application mobile. Ce workflow a fait gagner énormément de temps aux signataires », commente Jean FRESEL. Par ailleurs, ce processus a été intégré à celui de la dématérialisation complète des factures.

Pour les opérations en devises – essentiellement en Euro et Dollar US – J.A DELMAS enregistre et gère les opérations de change avec Kyriba. « Nous saisissons nos opérations directement dans Kyriba, ce qui nous permet de vérifier les valorisations de change fin de mois de chaque banque. J’apprécie de ne plus avoir à ressaisir dans Excel, et surtout Kyriba me permet une diffusion automatique et programmée d’informations à destination de groupe de personnes à des dates et heures prédéfinies. Au fur et à mesure de l’utilisation, je découvre que je peux faire de plus en plus d’automatisation de relevés et d’opérations diverses. » ajoute Patricia MENNETEAU.

Le module de rapprochement comptable Kyriba a remplacé le précédent en France : « nous avons installé le rapprochement comptable fin octobre 2019 ! Je n’en entends pas parler donc ça fonctionne ! », se félicite Jean FRESEL. Courant 2020, il va être déployé en Afrique ; les comptables locaux attendent ce module avec impatience.

Une révolution culturelle

La mise en place de la solution Kyriba sur les entités africaines a été une véritable révolution culturelle grâce à l’utilisation d’un outil unique pour tous les pays. « Nous sommes passés du « boulier » avec la fin d’Excel à la trésorerie 2.0 avec Kyriba. L’automatisation des reportings et la standardisation des processus sont énormément appréciées par les directions locales. « Le changement est flagrant et chaque entité dispose de la bonne information au bon moment », ajoute Jean FRESEL.

L’automatisation des processus a notamment permis de contrôler les échelles d’intérêt pour renégocier avec les banques : « l’information est rapide et fiable ; c’est essentiel pour une communication synthétique et la mise en commun des bonnes pratiques. Je passe beaucoup de temps avec les entités mais ce n’est que du positif. C’est un gros effort partagé mais aussi une récompense », complète Jean FRESEL.

Former et s’informer

Le déploiement de la solution Kyriba a démarré en juin 2019 avec Path Finance. Si le planning était serré avec une coupure durant l’été, le projet a été finalisé fin octobre de la même année. « Ce n’est jamais simple de reprendre les automatismes et de se replonger dans un projet de ce genre après la coupure estivale mais le paramétrage a été bien réalisé par Path Finance ; le partenaire a été d’un très bon support et c’est un atout pour réussir », commente Patricia MENNETEAU.

« Le jour où nous avons basculé, tout a fonctionné … que ce soit pour la communication bancaire, pour la comptabilité et pour les signataires. En Afrique, j’ai formé les équipes directement ; à certain moment j’étais en phase de découverte mais c’était très intéressant », ajoute Jean FRESEL.

Aujourd’hui, J.A DELMAS termine les étapes en cours et optimise ses reportings. « Avec la mise en œuvre d’un nouvel ERP comptable fin 2020, nous allons pouvoir extraire des données fiables pour optimiser le budget de trésorerie. Nous voulons faire du prévisionnel avisé, optimisé et planifié sur au moins 4 mois. Par la suite, nous envisageons peut-être d’intégrer l’Intelligence Artificielle ; ce n’est pas une priorité pour le moment mais plutôt un projet à plus long terme », conclut Jean FRESEL.

« Il était impossible de faire évoluer la solution en place et d’équiper les 11 entités en Afrique. D’un autre côté, nous avions une solution flexible capable d’être déployée en Afrique avec un partenaire expert et présent sur le continent ! Cela a été déterminant. J’ai également consulté les équipes d’une entreprise qui est dans le même secteur que la nôtre. Cela fonctionnait pour eux, c’était très rassurant ! »