国際内部告発者方針

要旨: 本国際内部告発者方針 (以下「方針」) は、キリバ株式会社、その関係会社および子会社 (以下「キリバ」または「当社」と総称します) のための内部告発に関するガイダンスを規定しています。本方針は、違法、不正、非倫理的、その他不適切と考えられる活動を報告する際に、守秘義務と報復禁止の両面で個人を保護するために極めて重要です。キリバは、倫理的に、米国法、諸外国の該当法および国際協定を遵守し、世界中で営業しています。当社の全社員は、倫理的業務遂行の最高水準を維持することが期待されています。キリバは、該当法またはその社内方針に準拠しない、いかなる商慣行も容認しません。

本方針に関する質問や、違反の可能性がある場合は、 [email protected] 宛てのメールでご連絡ください。

改訂履歴表 

用語定義

匿名性: 匿名のままでいる状態を指します。 

会社社員: 本方針では、キリバの全従業員、役員、取締役、代理人、コンサルタント、請負業者を指します。 

善意: 当社が気付くべき、または調査すべき活動があると従業員が信じる場合は、善意による報告となります。従業員が虚偽であることを知りながら報告することは、善意ではありません。

報復行動: 報復行動は、雇用主が、(マネージャー、スーパーバイザー、管理者を通じ、あるいは直接) 従業員を解雇したり、保護対象の活動に従事した従業員に対してその他の不当な処分を行ったりする場合に発生します。

内部告発者 (報告側当事者): 本方針においては、非倫理的、不誠実、違法、当社方針違反、その他不適切と見なされる実際の活動やその疑いのある活動、または犯罪、犯罪の脅威、一般の利益への危害に関連する情報を善意で報告する当社の従業員、役員、取締役または代理人を指します。

目的

キリバは、すべての個人が最大限の敬意と職業意識を持って扱われる環境を整備することを約束します。当社の方針では、いかなる差別、ハラスメント、報復行為も固く禁じており、これは全社社員に適用されます。国際内部告発方針は、キリバ株式会社、その関係会社および子会社 (以下「キリバ」または「当社」と総称します) に対する苦情の報告および調査に関する重要なガイダンスを含んでいます。本方針: (1) 社員にとって安全、積極的かつ生産的な労働環境を創出し、一貫した是正措置を行うことを保証するというキリバのコミットメントを強化します。(2) 当社社員が非倫理、不誠実、違法、当社方針違反、その他不適切であると見なされる実際の活動またはその疑いのある活動を速やかに善意をもって報告する (「報告」) ことを推奨します。(3) 報復や仕返しを恐れることなく当社社員が報告を行い、あらゆる調査に協力するための、安全で信頼できる手段を提供します。

方針適用範囲

本方針は、キリバ株式会社、その子会社と関連会社、および当社の全世界の社員それぞれに適用されます。 当社ポーランドの社員の内部告発および報告の手順に関する具体的なガイダンスと要件については、ポーランド地域キリバ内部告発方針をご参照ください。 

方針声明

当社は、当社の全社員に対し、高い企業倫理および個人倫理基準を遵守することを要求します。倫理的行動には、業務上の責任を履行する際に、職業意識、敬意、誠実さをもって行動することや、すべての該当法令および当社方針を遵守することが含まれますが、これらに限定されるものではありません。

当社はこれらの行動基準を維持するため、当社社員が、以下のリストにある行為を含む、非倫理、不誠実、違法、当社方針違反、その他不適切であると見なされるあらゆる疑わしい行為を報告することを要求します。この行為のリストはすべてを網羅するものではありません。 

• 犯罪活動

• 当社の財務データの記録および維持における詐欺、不正または故意の誤り。

• 当社の社内統制、方針、または規制基準における欠陥、または不遵守。

• 方針、手順および該当法令の違反。

• 贈収賄および/または汚職。

• 利益相反。

• 盗難または着服。

• キリバの財産および専有情報の悪用。

• 機密情報の無断開示。

• 権力乱用、ハラスメント、セクシャルハラスメント、および/または威嚇。

• EEO および行動規範違反。

• 独占禁止および競争違反。

• 顧客またはベンダーとの不正取引。

• 違法ドラッグの使用または販売、および / または

• 安全衛生上の危害を生じさせ、無視すること。

報告の義務とガイダンス   

当社の全社員は、倫理違反、不遵守の疑いのある行為、または実際の行為を報告することが求められています。当社社員はさまざまな方法で問題を提起したり、報告を行うことができます。当社社員が抵抗がなく、その問題や行為に直属の上司が関与していない場合は、その問題や懸念を上司に提起することができます。また、当社社員は以下の方法を通じても懸念や問題を報告することができます。

1. キリバ倫理ホットライン*を介して懸念や行為を報告する。

2. 人事担当[email protected]に直接連絡する。

3. 法務コンプライアンス担当[email protected]に直接連絡する。

*付記:現地法は、特定種類の問題の報告について匿名の利用を制限している場合があります。さらに、一定の国々やEU地域の現地個人情報法により、特定種類の出来事 (収賄防止、会計、銀行および財務上の懸念を含みます) の報告しかできない場合があります。一切の制限は、影響のある地理的地域の自動システムに反映される予定です。

キリバの倫理ホットライン

キリバは、独立報告サービスの倫理報告ベンダーとパートナーシップを結んでいます。これにより、当社社員はインターネットや電話で匿名**かつ内密に、24 時間年中無休で連絡をすることができます。このパートナーシップにより、包括的かつ機密性の高い報告手段を用いて、経営陣と従業員が違反行為または不正行為に適切に対処することが可能となり、当社社員に十分な保護と非報復を保証します。  

当社倫理報告ベンダーは、報告側当事者と調査官が継続的に連絡をする一方で、守秘に徹します。これには、電話ホットラインまたは報告側当事者の現地語によるウェブサイトキリバの倫理ウェブサイトを介する報告などが含まれます。当社ホットラインにアクセスする世界各国の電話番号は、本方針の付則 A の他にキリバの倫理ウェブサイトから検索できます。

報告側当事者は、懸念または違反を報告する場合に、当社が徹底した調査や対応ができるよう、正確で完全な情報を提供するよう奨励されています。報告されたデータの不作為または誤記 (誰が/何を/いつ/どこで) があると、受理手順に遅れが発生する場合があり、これによりケースの割り当て、および/または調査手順の遅れ、または不利な影響が出る可能性があります。

当社社員は、真に善意でのみ、懸念事項や違反の疑いを報告する必要があります。倫理ホットラインまたは別の報告プロセスを悪用し、意図的に嫌がらせをする、または故意に虚偽の情報を提出することは禁止されており、容認されるものではありません。そのような禁止行為は、解雇を含む懲戒処分の対象となります。

守秘義務および匿名性。 

報告側当事者は、抵抗がない場合は身元を開示することが推奨されていますが、もし匿名のままでの報告を選択した場合は、キリバの問題調査力が落ちることがあります。 調査に全力を尽くす一方で、報告側当事者から追加の情報が得られない場合、キリバは、報告側当事者の懸念を完全に調査する能力が制限される可能性があります。

すべての苦情は、匿名・非匿名にかかわらず機密に扱われ、申し立てられた違反の徹底調査、適切な懲戒処分または是正措置の実施、法的要件の適合、あるいは、告発された個人に適切な抗弁権を与えるため、開示は制限されます。当社は、調査の段階で必要かつ適切な場合に限り、報告者および報告された懸念事項で言及された人物の身元を開示するよう尽力します。EU 法における内部告発に関する懸念に関して、報告者の身元は本人の明白な承諾なしに開示されることはありません。**付記: 現地法は、特定種類の問題の報告について匿名の利用を制限している場合があります。

調査

懸念または報告を受けた場合、当社は 7 日以内に受領の通知を行い、60 日以内に報告者に追加のフィードバックを行います。当社は、すべての通報について調査担当者を任命し、社内手続きに従って迅速、かつ徹底的に調査を行います。  当社の全社員は調査に協力する義務があり、それを怠ったり、調査中に故意に虚偽の情報を提供した場合は、解雇を含む懲戒処分の対象となります。当社の倫理ウェブサイトからの報告については、報告側当事者は、付与されたログイン情報を用いて倫理ウェブサイトから直接追跡調査を依頼することができます。  現地の人事チーム宛てに直接行った報告については、報告側当事者は、現地の人事チームに連絡することで、追跡調査を依頼することができます。

外部報告

本方針の目的は、キリバが社内で問題を調査・解決できるように、職場における不正行為を報告するための社内の仕組みについての指針を示すことです。状況によっては、規制当局などの外部機関に懸念事項を報告することが適切な場合もあります。当社社員は、特定の違反行為を外部機関に報告した際、報復を受けないよう法律で保護されています。本方針の付則 B では、EU 法で外部に報告される可能性のある内部告発の一部と、そうした報告が行われる可能性のある EU 加盟国の所管当局がリストアップされています。当社社員はそうした報告や開示を行ったことを当社に通知したり、そうした報告や開示を行う前に会社から承認を得たりする必要はありません。 

報告者の保護 

報告者が報復などの反動を受ける可能性を心配する場合があるのは無理もありません。キリバは、オープンであることを推奨し、本方針に基づいて懸念を示す当社社員を、それが誤解であったとしても支援することを目指しています。キリバは、善意をもって不正行為、規程違反、当社方針または法律違反を報告する者、または調査に協力した者に対する報復行動を、法律で保護されているか否かに関わらず、容認しません。グローバルに適用される内部告発に関する法律は、善意で内部告発を行った者を報復行動から法的に保護します。報告側当事者が報復行動を受けたと考える場合は、[email protected] または [email protected] まで速やかに通知する必要があります。当社は報復行動を一切許容しません。同僚は、いかなる方法であれ、報告側当事者または調査に協力する個人を脅迫したり、報復を行ってはなりません。そのような報復行動に関与した者は、現地の法律に従い、解雇を含む懲戒処分の対象となります。報告側当事者の報復からの保護に関する権利は、疑惑を持たれ、調査対象となった個人の不正行為に対する免責を含みません。

データプライバシー  

キリバは、内部告発プロセスに関わった人々のプライバシーを保護することを約束します。当社は、事業展開する管轄区域における各種プライバシーおよびデータ保護に関する法律に従います。キリバは、特に個人情報を保護し、安全に管理するためのグローバル方針を制定しました。本方針に関連して取得された個人情報は、本方針に記載のある事由またはデータ保護に関する法律で認められた事由により利用することができます。

方針違反への制裁

 キリバは該当法の認める範囲で、同様または類似の違反行為に対し一貫した是正措置を課すことを約束します。調査が終了した時点で方針違反が発生したと当社が判断した場合は、違反の重大性に見合った有効な是正措置を講じます。この是正措置には、被告発当事者に対する、解雇を含む懲戒処分が含まれます。また、これ以上の方針違反を防ぐために、合理的かつ必要な措置が取られます。当社は一般論として以下の制裁の適用を推奨していますが、実際に課せられる制裁は、関係する特定の事実および状況により多かれ少なかれ厳しいものとなる可能性があります。このように、従業員が初めて方針違反を行った場合でも、正当な理由があれば解雇される可能性があります。各種コンプライアンス違反があった場合、当該従業員の人事書類に保管され、裁量賞与や昇給の減額、昇進の遅延につながる可能性があります。

トレーニング 

キリバでは、全社での方針と手順の遵守、および該当コンプライアンス法および規制の遵守を確実にするための、包括的なトレーニングプログラムを有しています。当社の全社員は、業務行動規範、報復禁止原則、本方針に基づく違反の報告方法などをテーマとした一連の必須トレーニングを受ける必要があります。さらに、当社の全社員は毎年、法および当社のすべての方針を一読し、これに従うとの証明をしなければなりません。

責任者

本方針は最高法務責任者および、監査、財務、リスク委員会 (「AFRC」) によって承認されています。法務コンプライアンス担当者は毎年本方針の見直しを実施します。 

関連方針

すべての方針はコンプライアンス・インサイダーのページに掲載されています。 

• 業務行動規範

• 国際制裁および輸出規制方針

• 贈答品・接待方針

• マネーロンダリング防止方針

• 利益相反方針

• 贈収賄・汚職防止方針

付則A:

倫理ホットライン – 直通および現地アクセス番号

フランスから直接アクセス

あなたの所在地の外線ダイアルから直通番号につなぐ場合：

英語プロンプトでこの番号をダイアル: 844-869-8671

香港からの直接アクセス

あなたの所在地の外線ダイアルから直通番号につなぐ場合： 

香港 800-93-2266

香港 800-96-1111

英語プロンプトでこの番号をダイアル: 844-869-8671。

日本からの直接アクセス

あなたの所在地の外線ダイアルから直通番号につなぐ場合：

英語プロンプトでこの番号をダイアル: 844-869-8671。

シンガポールからの直接アクセス

あなたの所在地の外線ダイアルから直通番号につなぐ場合： 

シンガポール (StarHub) 800-001-0001

シンガポール (SingTel) 800-011-1111

英語プロンプトでこの番号をダイアル: 844-869-8671。

英国からの直接アクセス

あなたの所在地の外線ダイアルから直通番号につなぐ場合： 

英国 (British Telecom) 0-800-89-0011

英語プロンプトでこの番号をダイアル: 844-869-8671。

米国直通

所在地の外部直通電話から:

米国 1-844-869-8671

付則B - 外部報告

外部へ報告されるべき内部告発は、具体的には加盟国ごとに異なります。しかし、外部に報告される可能性のある EU 法違反は、以下の分野になります。 

• 政府調達

• 金融サービス、マネーロンダリングおよびテロ資金供与防止

• 法人税

• 製品および輸送の安全

• 環境および原子力の安全

• プライバシー保護、データ保護、ネットワークと情報システムの安全性

• EU の経済的利害関係に影響を及ぼす違反：域内市場に関わる違反 (EU 競争法および国家補助規制違反等) 

注: EU 法により、以下の情報を提供する必要があります。欧州域外の従業員は状況により外部に報告することもできます。EU 加盟各国は、内部告発の報告先として、所轄当局を指定しています。 

フランス:  Defender of Rights (defenseur des droits)、他、特定セクターを対象とした所轄当局 

ドイツ:  Federal Office of Justice、他規制対象の金融セクターを監督する所轄当局 

イタリア:  Autorità Nazionale Anticorruzione (National Anti-corruption Authority)

スペイン: Independent Authority for the Protection of Informants (AAI)上記に加え、地域所轄当局も指定されています。Independent Authority for the Protection of Informants の公式ウェブサイトはまだ開設されていません。

英国: Financial Conduct Authority (FCA)

ポーランド:  ポーランド地域のキリバ内部告発方針をご参照ください。