FLSmidth gewinnt mehr Kontrolle über Zahlungen und globale Liquiditätstransparenz mit Kyriba

Als das Rollout von Microsoft Dynamics 365 bei FLSmidth neue Anforderungen an die Zahlungsautomatisierung mit sich brachte, stand das Konzern-Treasury vor einer weltweit vertrauten Frage: Wie verbindet man ein ERP mit Dutzenden Banken, ohne ein Geflecht von Punkt-zu-Punkt-Verbindungen zu schaffen?

Für FLSmidth, einen Anbieter von Technologie und Services entlang des gesamten Flowsheets der globalen Bergbauindustrie, lautete die Antwort: Treasury in den Mittelpunkt stellen. Über viele Länder, Währungen, Bankbeziehungen und verteilte Finanzteams hinweg tätig, brauchte FLSmidth einen skalierbareren Ansatz, um automatisierte Zahlungen zu unterstützen, die Transparenz über die globale Liquidität zu erhöhen und die Kontrolle über eine komplexe Banklandschaft zu behalten.

Das Unternehmen hatte über viele Jahre ein dediziertes Treasury-Management-System im Einsatz und war mit Teilen der bestehenden Lösung zufrieden. Mit der weiteren Zentralisierung und dem globalen Dynamics 365-Rollout benötigte das Treasury-Team jedoch Kyriba – eine stärker vernetzte Plattform, die Risikomanagement unterstützt und zugleich leistungsfähige Funktionen in den Bereichen Treasury und Liquidität, Bankanbindung und Zahlungen bietet. Zudem bot Kyriba eine cloudbasierte, skalierbare, modulare SaaS-Plattform mit kontinuierlicher Produktinnovation durch regelmäßige Updates und mehr Möglichkeiten zur eigenständigen Administration und Konfiguration, um künftiges Wachstum und wandelnde Geschäftsanforderungen zu unterstützen.

Mit Kyriba baut FLSmidth ein stärker zentralisiertes Treasury-Modell auf, in dem das Konzern-Treasury eine wichtigere Rolle bei Liquidität, Bankanbindung und Zahlungen übernimmt. Martin beschreibt den Wandel so: „Das hat es dem Konzern-Treasury von FLSmidth ermöglicht, ein wirklich strategischer Partner für das Unternehmen zu werden. Heute werden wir als die Bank der Gruppe wahrgenommen."

Zentralisierung von Zahlungen über Kyriba

Das Dynamics 365-Rollout wurde zum Wendepunkt. Die Finanzteams benötigten automatisierte Zahlungen und wandten sich zunächst an das Treasury, um Unterstützung bei der direkten Verbindung des ERP mit den Banken zu erhalten. Für eine globale Organisation mit mehr als 50 Bankpartnern war dieses Modell nicht tragfähig. Separate ERP-zu-Bank-Verbindungen hätten zu doppeltem Aufwand, höherer Komplexität und geringerer Transparenz des Treasury über Zahlungsströme geführt.

In einigen Fällen waren direkte Bankverbindungen bereits aufgebaut worden, bevor das zentralisierte Modell vollständig etabliert war. Das führte zu zusätzlichem Bereinigungsaufwand, unterstrich aber auch die Notwendigkeit eines einheitlichen Payment Factory-Ansatzes.

Kyribas Payment Factory und der Dynamics-Connector gaben FLSmidth ein skalierbareres Modell: Zahlungen über Kyriba leiten, Kontrollen zentral anwenden und Zahlungen über eine standardisierte Plattform an Banken weiterleiten.

„Mit den Payment Factory-Funktionen, die Kyriba bietet, insbesondere dem Dynamics-Connector, fiel uns die Entscheidung sehr leicht", sagt Martin. Mit Kyriba kann FLSmidth Zahlungen über eine zentrale Payment Factory leiten, bevor diese an Banken freigegeben werden – das gibt dem Treasury mehr Transparenz und Kontrolle über Zahlungsströme, einschließlich der Möglichkeit, Zahlungssperren, -stopps und weitere Governance-Funktionen anzuwenden.

Diese Kontrolle ist entscheidend, weil Zahlungen nicht mehr als isolierte ERP- oder Bankaktivitäten behandelt werden. Kyriba gibt dem Treasury einen zentralen Ort, um Zahlungsdaten zu validieren, Prüfregeln anzuwenden, Zahlungen bei Bedarf zu stoppen oder zurückzuhalten und die Governance länderübergreifend zu standardisieren.

Verlässliche globale Liquiditätstransparenz aufbauen

Liquiditätstransparenz war eine weitere Hauptpriorität. Vor Kyriba erfasste FLSmidth nur eine begrenzte Anzahl elektronischer Kontoauszüge, sodass dem Treasury eine Liquiditätsposition vorlag, die es selbst als unvollständig betrachtete.

"Die Liquiditätsposition haben wir immer als unvollständig angesehen," erinnert sich Martin. „Es fehlten immer bestimmte Teile oder einzelne Länder."

Kyriba half FLSmidth, die Bankanbindung und die Kontoauszugserfassung auszubauen. In der früheren TMS-Umgebung hatte das Unternehmen etwa fünf Niederlassungen oder BICs angebunden. Heute sind es mindestens 15, darunter Banken in Südamerika, Afrika und Asien.

Vor Kyriba hing die Liquiditätsübersicht des Treasury von Lücken ab, mit denen das Team gelernt hatte zu leben. Jetzt, da mehr Kontoauszüge in die Plattform fließen, beginnt die Liquiditätsposition sich mit dem zu decken, was FLSmidth in seinen anderen Berichtssystemen konsolidiert.

"Mit Kyriba haben wir jetzt mehr Banken angebunden," sagt Martin. „Wir können sehen, dass unsere Liquiditätsposition immer näher an das herankommt, was wir monatlich in unseren anderen Berichtssystemen konsolidieren. Die Vollständigkeitsrate liegt derzeit auf einem sehr, sehr hohen Niveau."

Diese Transparenz hilft dem Treasury auch, aktiv zu werden. FLSmidth kann Kyriba nutzen, um Cash-Sweeping- und Cash-Pooling-Prozesse intern zu unterstützen und so die Abhängigkeit von Banken bei bestimmten ausgelagerten Dienstleistungen zu reduzieren.

"Wir haben die Informationen bereits in Kyriba. Wir haben die Regeln, die wir in Kyriba aufbauen können," sagt Martin. „Jetzt machen wir es tatsächlich in einigen weiteren Ländern, weil es so einfach einzurichten ist."

Go-live in sechs Monaten und unter Budget

FLSmidth ging mit Kyriba in etwa sechs Monaten live – früher als geplant und unter Budget. Die Implementierung wurde von Deloitte begleitet, doch das prägende Merkmal des Projekts war FLSmidths aktives Ownership.

Das Team investierte im Vorfeld zusätzliche Zeit in die Dokumentation bestehender Treasury-Prozesse, die Identifikation von Szenarien und die Festlegung, wie diese Abläufe in Kyriba abgebildet werden sollten. Deloitte brachte Implementierungserfahrung ein und half dabei, FLSmidths bestehende Prozesse in die neue Plattform zu überführen.

"Wir haben sehr ausführlich erklärt, wie unsere aktuellen und früheren Prozesse in unserem vorherigen TMS aussahen, und sie sind dann reingekommen und haben das in das übersetzt, was Kyriba leisten kann," sagt Martin.

Dieser aktive Ansatz trug auch dazu bei, den externen Beratungsbedarf zu reduzieren. Laut dem Projektteam wurde das Implementierungsbudget gegenüber der ursprünglichen Schätzung erheblich reduziert.

FLSmidth wollte nicht für jede künftige Konfigurationsänderung auf Berater angewiesen sein. Das Treasury-Team wollte die Plattform verstehen, am Aufbau mitwirken und das interne Wissen aufbauen, das notwendig ist, um Kyriba langfristig zu pflegen und weiterzuentwickeln.

"Wir haben auch beim Aufbau des Systems einen sehr aktiven Ansatz verfolgt," erklärt Martin. „Wir wollten auch verstehen, wie das System funktioniert, und natürlich irgendwann in der Lage sein, auf unserer Seite zusätzliche Konfigurationen vorzunehmen."

Auf dem Weg zur nächsten Stufe der Treasury-Transformation

FLSmidth sieht Kyriba als Fundament für seine langfristige Treasury-Strategie, einschließlich In-House-Banking, Payments-on-Behalf-of und Collections-on-Behalf-of. Das unmittelbare Ziel ist der Abschluss des Payment Factory-Rollouts, damit jede Transaktion Kyriba durchläuft, bevor sie an die Bank ausgeführt wird.

Dieser Endzustand wird dem Treasury mehr Transparenz verschaffen, den direkten Zugang zu Bankportalen reduzieren und das Risiko verringern, dass Zahlungen außerhalb der Sicht des Treasury ausgeführt werden.

"Wenn das Projekt am Ende vollständig abgeschlossen ist, werde ich erleichtert sein, weil das Risiko eliminiert und die Transparenz massiv erhöht sein wird," sagt Martin.

Für andere Organisationen, die ein bestehendes TMS ablösen oder eine globale Payment Factory implementieren, lautet Martins Rat: mit den Details beginnen – Zahlungsströme, Bankstruktur, Länder, Währungen und Standardisierungsbedarf.

Für FLSmidth ist der nächste Meilenstein klar: vollständige Zahlungsabdeckung über Kyriba, damit keine Transaktion über ein Bankportal ausgeführt werden kann, ohne dass das Treasury die Transparenz darüber hat.