FLSmidth renforce le contrôle des paiements et la visibilité mondiale sur sa trésorerie et sa liquidité grâce à Kyriba

Lorsque le déploiement de Microsoft Dynamics 365 chez FLSmidth a créé de nouveaux besoins en automatisation des paiements, l'équipe Trésorerie du Groupe s'est retrouvée face à un défi bien connu à l'échelle mondiale : comment connecter un ERP à des dizaines de banques sans créer un enchevêtrement d'intégrations point à point ?

Pour FLSmidth, fournisseur de technologies et de services couvrant l'ensemble du flowsheet (schéma de procédés) pour l'industrie minière mondiale, la réponse a été de placer la trésorerie au cœur du dispositif. Présente dans de nombreux pays, devises, banques et équipes financières, l'entreprise avait besoin d'une approche plus évolutive pour soutenir les paiements automatisés, améliorer la visibilité mondiale sur la trésorerie et la liquidité, et garder la maîtrise d'un paysage bancaire complexe.

L'entreprise utilisait depuis de nombreuses années un système dédié de gestion de trésorerie et était satisfaite de certains aspects de son installation existante. Mais à mesure que FLSmidth avançait dans ses initiatives de centralisation et son déploiement mondial de Dynamics 365, l'équipe Trésorerie du Groupe avait besoin de Kyriba, perçue comme une plateforme plus connectée, capable de soutenir la gestion des risques tout en offrant des fonctionnalités renforcées en matière de trésorerie, de liquidité, de connectivité bancaire et de paiements. Kyriba proposait également une plateforme cloud SaaS modulaire et évolutive, avec une innovation produit continue grâce à des mises à jour régulières, tout en donnant à l'équipe Trésorerie du Groupe davantage d'autonomie en administration et configuration pour soutenir la croissance future et l'évolution des besoins métiers.

Avec Kyriba, FLSmidth construit un modèle de trésorerie plus centralisé, dans lequel la Trésorerie du Groupe joue un rôle accru en matière de trésorerie, de connectivité et de paiements. Martin résume simplement ce changement : « Cela a permis à la Trésorerie du Groupe de FLSmidth de devenir un véritable partenaire stratégique pour l'entreprise. Aujourd'hui, nous sommes perçus comme la banque du Groupe. »

Centralisation des paiements via Kyriba

Le déploiement de Dynamics 365 a marqué le tournant décisif. Les équipes financières avaient besoin de paiements automatisés et ont initialement demandé à la trésorerie de les aider à connecter directement l'ERP aux banques. Pour une organisation mondiale comptant plus de 50 partenaires bancaires, ce modèle n'était pas viable. Des intégrations point à point entre l'ERP et les banques auraient entraîné des doublons de travail, une complexité accrue et une réduction de la visibilité de la trésorerie sur les flux de paiements.

Dans certains cas, des connexions bancaires directes avaient déjà été établies avant que le modèle centralisé soit pleinement mis en place. Cela a engendré un travail de remise en ordre supplémentaire, mais a également renforcé la nécessité d'une approche de Payment Factory unique.

La Payment Factory et le connecteur Dynamics de Kyriba ont offert à FLSmidth un modèle plus évolutif : acheminer les paiements via Kyriba, appliquer des contrôles de manière centralisée, et transmettre les paiements aux banques via une plateforme standardisée unique.

« Avec les fonctionnalités de Payment Factory qu'offre Kyriba, notamment le connecteur Dynamics, il nous a été très facile de prendre la décision », déclare Martin. Avec Kyriba, FLSmidth peut acheminer les paiements via une Payment Factory centralisée avant de les transmettre aux banques, offrant à la trésorerie une meilleure visibilité et un meilleur contrôle sur les flux de paiements, y compris la possibilité d'appliquer des blocages, des suspensions de paiements et d'autres fonctionnalités de gouvernance.

Ce contrôle est essentiel car les paiements ne sont plus traités comme des activités isolées relevant de l'ERP ou des banques. Kyriba offre à la trésorerie un point central pour valider les données de paiement, appliquer des règles de contrôle, bloquer ou suspendre les paiements si nécessaire, et standardiser la gouvernance dans l'ensemble des pays.

Construire une visibilité de trésorerie mondiale fiable

La visibilité de trésorerie était une autre priorité majeure. Avant Kyriba, FLSmidth ne collectait qu'un nombre limité de relevés bancaires électroniques, laissant la Trésorerie du Groupe avec une position de trésorerie dont elle savait qu'elle était incomplète.

« La position de trésorerie, nous avons toujours supposé qu'elle était imparfaite », se souvient Martin. « Il manquait toujours un certain écart ou certains pays. »

Kyriba a aidé FLSmidth à développer sa connectivité bancaire et la collecte de relevés. Dans son ancien environnement TMS, l'entreprise avait environ cinq succursales ou BIC connectés. Aujourd'hui, elle en compte au moins 15, dont des banques en Amérique du Sud, en Afrique et en Asie.

Avant Kyriba, la vision de trésorerie dépendait de lacunes avec lesquelles l'équipe avait appris à composer. Désormais, à mesure que davantage de relevés affluent sur la plateforme, la position de trésorerie commence à s'aligner avec ce que FLSmidth consolide dans ses autres systèmes de reporting.

« Avec Kyriba, nous avons connecté davantage de banques », déclare Martin. « Nous pouvons constater que notre position de trésorerie se rapproche de plus en plus de ce que nous consolidons mensuellement dans nos autres systèmes de reporting. Le taux de complétude est désormais très, très élevé en termes de précision de notre position de trésorerie. »

Cette visibilité aide également la Trésorerie du Groupe à passer à l'action. FLSmidth peut utiliser Kyriba pour soutenir en interne les processus de cash sweeping et de cash pooling, réduisant ainsi la dépendance aux banques pour certains services externalisés.

« Nous avons déjà l'information dans Kyriba. Nous avons les règles que nous pouvons configurer dans Kyriba », déclare Martin. « Maintenant, nous le faisons dans quelques pays supplémentaires parce que c'est vraiment très simple à mettre en place. »

Un démarrage en six mois et dans les limites du budget

FLSmidth a démarré avec Kyriba en environ six mois, en avance sur le calendrier et dans les limites du budget. La mise en œuvre a été accompagnée par Deloitte, mais la caractéristique déterminante du projet a été l'implication directe de FLSmidth.

L'équipe a consacré un temps supplémentaire en amont à la cartographie des processus de trésorerie existants, à l'identification des scénarios et à la définition de la façon dont ces flux de travail devaient être transposés dans Kyriba. Deloitte a apporté son expérience en matière de mise en œuvre et a aidé à traduire les processus historiques de FLSmidth dans la nouvelle plateforme.

« Nous avons expliqué très en détail quels étaient nos processus actuels et antérieurs dans notre ancien TMS, et ils sont venus traduire cela en ce que Kyriba peut faire », déclare Martin.

Cette approche proactive a également contribué à réduire les besoins en conseil externe. Selon l'équipe projet, le budget de mise en œuvre a été significativement réduit par rapport à l'estimation initiale.

FLSmidth ne souhaitait pas dépendre de consultants pour chaque future modification de configuration. L'équipe de trésorerie voulait comprendre la plateforme, participer à la construction et développer les connaissances internes nécessaires pour maintenir et faire évoluer Kyriba dans le temps.

« Nous avons également adopté une approche très active dans la construction du système », explique Martin. « Nous voulions aussi comprendre comment le système fonctionne et, bien sûr, être en mesure à terme d'effectuer des configurations supplémentaires de notre côté. »

Vers la prochaine étape de la transformation de la trésorerie

FLSmidth considère Kyriba comme le socle de sa stratégie de trésorerie à long terme, notamment en matière de banque interne (in-house banking), de paiements pour compte de tiers (payments-on-behalf-of) et de recouvrements pour compte de tiers (collections-on-behalf-of). L'objectif immédiat est de finaliser le déploiement de la Payment Factory afin que chaque transaction passe par Kyriba avant d'être exécutée vers la banque.

Cet état final offrira à la trésorerie une plus grande transparence, réduira l'accès direct aux portails bancaires et diminuera le risque que des paiements soient exécutés en dehors de la visibilité de la trésorerie.

« En ayant un projet complet à la fin, je serai soulagé, car le risque sera éliminé et la transparence sera massivement accrue », déclare Martin.

Pour d'autres organisations qui remplacent un TMS existant ou mettent en place une Payment Factory mondiale, les conseils de Martin sont de commencer par les détails : les flux de paiements, le périmètre bancaire, les pays, les devises et les besoins en standardisation.

Pour FLSmidth, le prochain jalon est clair : une couverture complète des paiements via Kyriba, afin qu'aucune transaction ne puisse être exécutée depuis un portail bancaire sans la visibilité de la trésorerie.