FLSmidth ottiene un maggiore controllo sui pagamenti e una visibilità globale della liquidità con Kyriba

Quando il rollout di Microsoft Dynamics 365 di FLSmidth ha generato nuove esigenze di automazione dei pagamenti, il team della Tesoreria di Gruppo si è trovato di fronte a un problema ben noto su scala globale: come connettere un ERP a decine di banche senza creare un groviglio di connessioni ad hoc?

Per FLSmidth, fornitore di tecnologie e servizi per l'intero flusso di processo (flowsheet) dell'industria mineraria globale, la risposta è stata quella di mettere la tesoreria al centro. Operando in numerosi paesi, valute, banche e team finanziari, FLSmidth aveva bisogno di un approccio più scalabile per supportare i pagamenti automatizzati, migliorare la visibilità globale della liquidità e mantenere il controllo su un complesso ecosistema bancario.

L'azienda aveva utilizzato un sistema dedicato di gestione della tesoreria (TMS) per molti anni ed era soddisfatta di alcune parti del proprio assetto esistente. Tuttavia, con l'avanzare delle iniziative di centralizzazione e del rollout globale di Dynamics 365, il team di tesoreria ha identificato in Kyriba una piattaforma più integrata, in grado di supportare la gestione del rischio insieme a capacità più solide in materia di liquidità, connettività bancaria e pagamenti. Kyriba ha offerto inoltre una soluzione SaaS cloud scalabile e modulare, con innovazione continua del prodotto attraverso aggiornamenti regolari, dotando al contempo il team di tesoreria di maggiori capacità di autogestione e configurazione per supportare la crescita futura e le mutevoli esigenze aziendali.

Con Kyriba, FLSmidth sta costruendo un modello di tesoreria più centralizzato, in cui la Tesoreria di Gruppo svolge un ruolo più forte su cassa, connettività e pagamenti. Martin descrive il cambiamento così: «Ha permesso alla Tesoreria di Gruppo di FLSmidth di diventare un partner davvero solido per il business. Oggi siamo visti come la banca del gruppo.»

Centralizzazione dei pagamenti attraverso Kyriba

Il rollout di Dynamics 365 ha rappresentato il punto di svolta. I team finanziari avevano bisogno di pagamenti automatizzati e inizialmente hanno chiesto alla tesoreria supporto per connettere direttamente l'ERP alle banche. Per un'organizzazione globale con più di 50 partner bancari, quel modello non era sostenibile. Le connessioni dirette tra ERP e banche avrebbero creato duplicazioni di lavoro, maggiore complessità e una riduzione della visibilità della tesoreria sui flussi di pagamento.

In alcuni casi, connessioni bancarie dirette erano già state stabilite prima che il modello centralizzato fosse pienamente definito. Questo ha generato un lavoro aggiuntivo di correzione, ma ha anche rafforzato la necessità di un approccio unico basato sulla Payment Factory.

La Payment Factory e il connettore Dynamics di Kyriba hanno offerto a FLSmidth un modello più scalabile: instradare i pagamenti attraverso Kyriba, applicare i controlli centralmente e rilasciare i pagamenti alle banche tramite un'unica piattaforma standardizzata.

«Con le funzionalità della Payment Factory offerte da Kyriba, in particolare il connettore Dynamics, è stato molto facile per noi prendere la decisione», afferma Martin. Con Kyriba, FLSmidth può instradare i pagamenti attraverso una Payment Factory centralizzata prima di rilasciarli alle banche, offrendo alla tesoreria maggiore visibilità e controllo sui flussi di pagamento, inclusa la possibilità di applicare blocchi, sospensioni e altre funzionalità di governance.

Questo controllo è fondamentale perché i pagamenti non sono più trattati come attività isolate dell'ERP o delle banche. Kyriba offre alla tesoreria un punto centrale per validare i dati di pagamento, applicare regole di screening, bloccare o sospendere i pagamenti quando necessario e standardizzare la governance tra i paesi.

Costruire una visibilità globale della liquidità affidabile

La visibilità della liquidità era un'altra priorità assoluta. Prima di Kyriba, FLSmidth raccoglieva solo un numero limitato di estratti conto bancari elettronici, lasciando la tesoreria con una posizione di cassa che sapeva essere incompleta.

«La posizione di cassa l'abbiamo sempre ritenuta imperfetta», ricorda Martin. «Mancava sempre qualcosa — un certo grado o alcuni paesi.»

Kyriba ha aiutato FLSmidth ad ampliare la connettività bancaria e la raccolta di estratti conto. Nel precedente ambiente TMS, l'azienda aveva circa cinque filiali o BIC connessi. Oggi ne conta almeno 15, incluse banche in Sud America, Africa e Asia.

Prima di Kyriba, la visione della liquidità dipendeva da lacune con le quali il team aveva imparato a convivere. Ora, con l'arrivo di un numero sempre maggiore di estratti conto sulla piattaforma, la posizione di cassa sta iniziando ad allinearsi con ciò che FLSmidth consolida nei suoi altri sistemi di reporting.

«Con Kyriba ora abbiamo connesso più banche», afferma Martin. «Possiamo vedere che la nostra posizione di cassa si avvicina sempre di più a ciò che, su base mensile, consolidiamo nei nostri altri sistemi di reporting. Il tasso di completezza è ora a una percentuale molto, molto alta in termini di correttezza della nostra posizione di cassa.»

Questa visibilità sta anche aiutando la tesoreria ad agire concretamente. FLSmidth può utilizzare Kyriba per supportare internamente i processi di cash sweeping e cash pooling, riducendo la dipendenza dalle banche per determinati servizi esternalizzati.

«Abbiamo già le informazioni in Kyriba. Abbiamo le regole che possiamo costruire in Kyriba», afferma Martin. «Ora lo facciamo in un paio di altri paesi perché è semplicemente molto semplice da configurare.»

Go-live in sei mesi e nei limiti del budget

FLSmidth è andata live con Kyriba in circa sei mesi, in anticipo rispetto ai tempi previsti e nei limiti del budget. L'implementazione è stata supportata da Deloitte, ma la caratteristica distintiva del progetto è stata la gestione diretta da parte di FLSmidth.

Il team ha dedicato tempo aggiuntivo nella fase iniziale alla mappatura dei processi di tesoreria esistenti, all'identificazione degli scenari e alla definizione di come questi flussi di lavoro dovessero essere tradotti in Kyriba. Deloitte ha apportato esperienza nell'implementazione e ha aiutato a tradurre i processi legacy di FLSmidth nella nuova piattaforma.

«Abbiamo spiegato molto dettagliatamente quali erano i nostri processi attuali e precedenti nel nostro precedente TMS, e loro sono intervenuti traducendoli in ciò che Kyriba può fare», afferma Martin.

Questo approccio attivo ha anche contribuito a ridurre le esigenze di consulenza esterna. Secondo il team di progetto, il budget di implementazione è stato ridotto significativamente rispetto alla stima iniziale.

FLSmidth non voleva dipendere dai consulenti per ogni futura modifica alla configurazione. Il team di tesoreria voleva comprendere la piattaforma, partecipare alla sua costruzione e sviluppare le conoscenze interne necessarie per mantenere e far evolvere Kyriba nel tempo.

«Abbiamo adottato un approccio molto attivo anche nella costruzione del sistema», spiega Martin. «Volevamo anche capire come funziona il sistema e, ovviamente, essere in grado ad un certo punto di effettuare ulteriori configurazioni da parte nostra.»

Verso la prossima fase della trasformazione della tesoreria

FLSmidth vede Kyriba come la base della sua strategia di tesoreria a lungo termine, inclusi l'in-house banking, i pagamenti per conto terzi (payments-on-behalf-of) e gli incassi per conto terzi (collections-on-behalf-of). L'obiettivo immediato è completare il rollout della Payment Factory affinché ogni transazione passi attraverso Kyriba prima di essere eseguita verso la banca.

Questo stato finale darà alla tesoreria maggiore trasparenza, ridurrà l'accesso diretto ai portali bancari e abbasserà il rischio che i pagamenti vengano eseguiti al di fuori della visibilità della tesoreria.

«Avendo un progetto completo alla fine, sarò sollevato perché il rischio sarà eliminato e la trasparenza sarà massicciamente aumentata», afferma Martin.

Per le altre organizzazioni che stanno sostituendo un TMS legacy o implementando una Payment Factory globale, il consiglio di Martin è di partire dai dettagli: flussi di pagamento, presenza bancaria, paesi, valute e necessità di standardizzazione.

Per FLSmidth, il prossimo traguardo è chiaro: piena copertura dei pagamenti attraverso Kyriba, affinché nessuna transazione possa essere eseguita da un portale bancario senza la visibilità della tesoreria.