FLSmidth logra mayor control de pagos y visibilidad global de tesorería y liquidez con Kyriba

Cuando el despliegue de Microsoft Dynamics 365 en FLSmidth generó nuevas necesidades de automatización de pagos, el equipo de Tesorería del Grupo se enfrentó a un reto habitual a escala global: ¿cómo conectar un ERP con decenas de bancos sin crear una maraña de integraciones punto a punto?

Para FLSmidth, proveedor de tecnología y servicios a lo largo de todo el flowsheet (diagrama de procesos) de la industria minera global, la respuesta fue situar la tesorería en el centro. Al operar en numerosos países, divisas, bancos y con equipos financieros distribuidos, FLSmidth necesitaba un enfoque más escalable para respaldar los pagos automatizados, mejorar la visibilidad global de tesorería y liquidez y mantener el control sobre un ecosistema bancario complejo.

La empresa llevaba muchos años utilizando un sistema dedicado de gestión de tesorería (TMS) y estaba satisfecha con algunos aspectos de su solución anterior. Sin embargo, a medida que avanzaban las iniciativas de centralización y el despliegue global de Dynamics 365, el equipo de tesorería necesitaba Kyriba, a la que consideraba una plataforma más conectada, capaz de respaldar la gestión de riesgos junto con capacidades reforzadas en tesorería y liquidez, conectividad bancaria y pagos. Kyriba también ofrecía una plataforma cloud SaaS, escalable y modular, con innovación continua del producto mediante actualizaciones periódicas, además de otorgar al equipo de tesorería mayor autonomía de administración y configuración para apoyar el crecimiento futuro y la evolución de las necesidades del negocio.

Con Kyriba, FLSmidth está construyendo un modelo de tesorería más centralizado, en el que la Tesorería del Grupo desempeña un papel más relevante en liquidez, conectividad bancaria y pagos. Martin describe el cambio así: «Ha permitido que la Tesorería del Grupo de FLSmidth se convierta en un verdadero socio estratégico para el negocio. Hoy nos perciben como el banco del grupo.»

Centralización de pagos a través de Kyriba

El despliegue de Dynamics 365 se convirtió en el punto de inflexión. Los equipos financieros necesitaban pagos automatizados y, en un primer momento, solicitaron a la tesorería apoyo para conectar el ERP directamente con los bancos. Para una organización global con más de 50 socios bancarios, ese modelo no era sostenible. Las conexiones directas entre ERP y bancos habrían generado duplicidad de trabajo, mayor complejidad y menor visibilidad de la tesorería sobre los flujos de pagos.

En algunos casos, ya se habían establecido conexiones bancarias directas antes de que el modelo centralizado estuviera plenamente definido. Eso supuso un trabajo adicional de corrección, pero también reforzó la necesidad de un enfoque único de Payment Factory.

La Payment Factory y el conector de Dynamics de Kyriba ofrecieron a FLSmidth un modelo más escalable: enrutar los pagos a través de Kyriba, aplicar controles de forma centralizada y liberar los pagos a los bancos mediante una plataforma estandarizada única.

«Con las capacidades de Payment Factory que ofrece Kyriba, especialmente el conector de Dynamics, nos resultó muy fácil tomar la decisión», afirma Martin. Con Kyriba, FLSmidth puede enrutar los pagos a través de una Payment Factory centralizada antes de liberarlos a los bancos, lo que otorga a la tesorería mayor visibilidad y control sobre los flujos de pagos, incluida la capacidad de aplicar retenciones, suspensiones de pagos y otras funciones de gobernanza.

Este control es fundamental porque los pagos ya no se tratan como actividades aisladas del ERP o de los bancos. Kyriba ofrece a la tesorería un punto central para validar los datos de pago, aplicar reglas de control, detener o retener pagos cuando sea necesario, y estandarizar la gobernanza en todos los países.

Construir una visibilidad global de tesorería y liquidez de confianza

La visibilidad de tesorería y liquidez era otra prioridad clave. Antes de Kyriba, FLSmidth recopilaba solo un número limitado de extractos bancarios electrónicos, lo que dejaba a la Tesorería del Grupo con una posición de liquidez que sabía era incompleta.

«La posición de tesorería siempre la dábamos por imperfecta», recuerda Martin. «Siempre faltaba algún porcentaje o algún país.»

Kyriba ayudó a FLSmidth a ampliar su conectividad bancaria y la recopilación de extractos. En su anterior entorno TMS, la empresa tenía aproximadamente cinco sucursales o BIC conectados. Hoy cuenta con al menos 15, incluidos bancos de América del Sur, África y Asia.

Antes de Kyriba, la visión de tesorería y liquidez dependía de vacíos con los que el equipo había aprendido a convivir. Ahora, a medida que más extractos llegan a la plataforma, la posición de liquidez comienza a alinearse con lo que FLSmidth consolida en sus otros sistemas de reporting.

«Con Kyriba ahora hemos conectado más bancos», afirma Martin. «Podemos ver que nuestra posición de tesorería se acerca cada vez más a lo que, mensualmente, consolidamos en nuestros otros sistemas de reporting. La tasa de completitud es ahora muy, muy alta en términos de precisión de nuestra posición de liquidez.»

Esta visibilidad también está ayudando a la tesorería a actuar. FLSmidth puede utilizar Kyriba para respaldar internamente los procesos de cash sweeping y cash pooling, reduciendo la dependencia de los bancos para determinados servicios externalizados.

«Ya tenemos la información en Kyriba. Tenemos las reglas que podemos configurar en Kyriba», afirma Martin. «Ahora lo hacemos en algunos países más porque es muy sencillo de configurar.»

En marcha en seis meses y por debajo del presupuesto

FLSmidth entró en producción con Kyriba en aproximadamente seis meses, antes de lo previsto y por debajo del presupuesto. La implantación fue apoyada por Deloitte, pero el rasgo definitorio del proyecto fue la implicación directa de FLSmidth.

El equipo dedicó tiempo adicional desde el inicio a mapear los procesos de tesorería existentes, identificar escenarios y determinar cómo esos flujos de trabajo debían trasladarse a Kyriba. Deloitte aportó experiencia en implantación y ayudó a traducir los procesos heredados de FLSmidth a la nueva plataforma.

«Explicamos muy detalladamente cuáles eran nuestros procesos actuales y anteriores en nuestro TMS anterior, y ellos vinieron y los tradujeron a cómo puede hacerlo Kyriba», afirma Martin.

Este enfoque activo también contribuyó a reducir las necesidades de consultoría externa. Según el equipo de proyecto, el presupuesto de implantación se redujo significativamente respecto a la estimación inicial.

FLSmidth no quería depender de consultores para cada futura modificación de configuración. El equipo de tesorería quería comprender la plataforma, participar en su construcción y desarrollar el conocimiento interno necesario para mantener y ampliar Kyriba a lo largo del tiempo.

«También adoptamos un enfoque muy activo en la construcción del sistema», explica Martin. «Queríamos entender cómo funciona el sistema y, por supuesto, poder en algún momento realizar configuraciones adicionales por nuestra cuenta.»

Hacia la siguiente etapa de la transformación de la tesorería

FLSmidth considera Kyriba como el cimiento de su estrategia de tesorería a largo plazo, incluyendo la banca interna (in-house banking), los pagos por cuenta de terceros (payments-on-behalf-of) y los cobros por cuenta de terceros (collections-on-behalf-of). El objetivo inmediato es completar el despliegue de la Payment Factory para que cada transacción pase por Kyriba antes de ser ejecutada al banco.

Este estado final dará a la tesorería mayor transparencia, reducirá el acceso directo a los portales bancarios y disminuirá el riesgo de que se ejecuten pagos fuera de la visibilidad de la tesorería.

«Al tener un proyecto completo al final, estaré tranquilo porque el riesgo quedará eliminado y la transparencia habrá aumentado de forma masiva», afirma Martin.

Para otras organizaciones que estén sustituyendo un TMS heredado o implantando una Payment Factory global, el consejo de Martin es empezar por los detalles: flujos de pagos, ecosistema bancario, países, divisas y necesidades de estandarización.

Para FLSmidth, el próximo hito es claro: cobertura total de pagos a través de Kyriba, para que ninguna transacción pueda ejecutarse desde un portal bancario sin la visibilidad de la Tesorería del Grupo.