3E Concept : développement continu pour une croissance durable

Le groupe 3E CONCEPT se veut un acteur de l’économie responsable à travers ses filiales H20 At Home, Decitex, Sodipro et ses activités naissantes dans les domaines de la formation, de l’agriculture et de la recherche sur les huiles essentielles. Les valeurs de 3E Concept se résument en un seul mot : RESPIRE (Responsable, Enthousiaste, Simple, Persévérant, Innovant, Respectueux, Esprit de corps). C’est dans cette démarche éco responsable et tournée vers l’humain que l’équipe Finance opère sa transition vers une gestion responsable, centralisée de la trésorerie et des paiements.

Centraliser et innover les flux bancaires

3E Concept gérait ses flux en réception de relevés bancaires et émission de virements avec une solution déjà en place. Son utilisation était satisfaisante dans un contexte franco-français avec un volume des flux qui était jusque-là maîtrisé. « Suite à l’évolution du groupe et des filiales, nous gérions de plus en plus de flux et la solution commençait à montrer ses limites pour traiter toutes les données. Nous avons donc pris la décision de nous équiper d’une solution plus costaud pour disposer d’une vision globale de la trésorerie », déclare Romain Bertrand – Responsable comptable.

Lors de cette démarche d’évolution, la holding 3E Concept a l’avantage de ne pas être contrainte par le temps : « il n’y avait pas d’urgence car la solution en place fonctionnait quand même ! Par contre, centraliser la trésorerie groupe et disposer d’une prévision de trésorerie, le tout disponible au sein d’un même outil, devenait nécessaire pour répondre aux ambitions de notre groupe. », ajoute Pierre Debosque – Directeur Financier

En juin 2019, 3E Concept choisit une nouvelle solution de gestion de trésorerie avec l’aide de la société Absys Cyborg. L’équipe Finance débute les paramétrages dès le mois de septembre de la même année, puis poursuit une phase de tests auprès de ses partenaires bancaires en novembre afin de vérifier le bon fonctionnement des flux. Dès la fin de l’année, les équipes sont formées et la solution Kyriba est en production. En tout, ce sont environ une dizaine de personnes qui utilisent actuellement Kyriba, couvrant les fonctions de comptabilité, de signataires, de gestion administrative et de trésorerie. Par ailleurs, le choix Kyriba et de son modèle SaaS – Software as a Service – ont permis d’identifier des bénéfices qui n’avaient pas été valorisés jusque-là. « Si nous n’avions pas vraiment d’urgence à changer de solution, nous avons eu la chance de l’avoir fait rapidement surtout avant le confinement. Cela nous a permis de continuer à travailler, de gagner en souplesse et de maintenir l’activité, notamment avec l’ouverture de nouvelles banques à l’étranger », déclare Pierre Debosque.

Pour le service comptabilité, le SaaS apporte un réel confort : « le mode SaaS fait toute la différence ! c’est rapide et flexible, il n’y a pas de contraintes système, aucun souci de synchronisation entre les bases. Et surtout, nous n’avons plus de besoin de réaliser des sauvegardes. Nous avons aussi mis en place de nouveaux contrôles que nous n’avions pas auparavant », confie Romain Bertrand. La Direction des Systèmes d’information de 3E Concept avait également encouragé le choix d’une solution SaaS lors du processus de sélection en insistant sur les différents bénéfices d’utilisation d’un tel modèle.

Gérer la croissance durable avec les paiements

L’augmentation de la volumétrie hebdomadaire des virements et des prélèvements, ainsi que la croissance des flux à l’étranger ont consolidé le choix de Kyriba et la mise en place d’une communication interbancaire internationale : « la mise en place du réseau SwifNet a été plutôt facile, alors qu’autour de moi j’entendais que c’était compliqué ! Nous avons été très bien accompagnés et Swift a fait beaucoup d’efforts pour faciliter les processus ; finalement cela a été assez rapide et nos partenaires bancaires nous ont affectés les bons interlocuteurs », déclare Pierre Debosque. Pour les équipes opérationnelles, l’automatisation des flux et la centralisation de la gestion des paiements ont permis des gains en termes de temps mais aussi en qualité de traitement des opérations. Selon Romain Bertrand : « Si tout fonctionnait bien en France, avec notre ancienne solution, cela devenait compliqué dès qu’il fallait paramétrer des opérations à l’étranger ; pour le rapprochement bancaire … c’était du manuel ! Aujourd’hui, c’est une heure par jour de gagnée grâce à l’automatisation en réception des relevés et à l’émission des virements » Pour la Direction Financière, la visibilité globale et la mobilité sont de réels atouts pour piloter les activités du groupe : « si le gain de temps est important avec Kyriba, la mobilité facilite grandement mon quotidien ; en 3 clics je valide les virements tout en ayant une visibilité globale et instantanée sur l’ensemble de nos comptes bancaires », confie Pierre Debosque.

Si 3E Concept a fait le choix de démarrer le déploiement de Kyriba par les paiements, elle prépare la mise en production d’autres fonctionnalités, dont le module trésorerie : « Le cœur de métier de Kyriba c’est la trésorerie ! Mais nous avons décidé de déployer d’abord les paiements puis de professionnaliser la fonction trésorerie avec la mise en œuvre du module Cash et le recrutement d’un trésorier international. Il sera le spécialiste qui va gérer l’activité trésorerie du groupe. Pour une vision de pilotage globale, nous envisageons aussi d’utiliser le module de prévisions, qui sont réalisées pour le moment sur un tableur, de faire du cash pooling, et de gérer les placements à court terme », déclare Pierre Debosque.

Le déploiement des outils de gestion de la fraude sont également planifiés pour 2021. « Le module Fraude est en cours de déploiement, ainsi que les prévisions de trésorerie pour mieux accompagner le groupe. En termes de gestion de la fraude, nous souhaitons réaliser des contrôles par pays, vérifier les doublons, les montants similaires, la cohérence des paiements fournisseur, les faux RIB, etc. Nous allons aussi travailler sur les contrôles internes bien que nous soyons assez confiants de ce point de vue ; mais la confiance n’évite pas le contrôle ! », ajoute Romain Bertrand.

Une approche de proximité pour rayonner à l’international

Le projet 3E Concept a été mené à bien par le partenaire de confiance Absys Cyborg. Les équipes d’Absys Cyborg ont déployé la solution Kyriba et continuent de collaborer sur les projets dans le cadre de mises en œuvre des différents modules : « Absys Cyborg a des équipes certifiées pour le déploiement de Kyriba ; non seulement, le projet est basé sur un très bon relationnel, mais surtout les consultants sont experts sur les paramétrages, soucieux et dédiés ! », confie Romain Bertrand. Au-delà des évolutions fonctionnelles, la direction financière de 3E Concept s’installe dans une démarche dynamique et professionnelle. Pour Pierre Debosque « Nous aurions pu attendre l’arrivée du trésorier international pour démarrer le projet ! Néanmoins il s’est bien passé car nous avons le bon partenariat [Absys Cyborg]. Maintenant nous disposons d’un très bel outil pour accompagner la croissance de notre groupe et de nos filiales à l’étranger ; nous sommes présents en France, en Belgique, en Roumanie, aux États-Unis et dernièrement au Canada, et nous allons ouvrir d’autres pays à l’avenir. »

Avec le recrutement d’un trésorier international, la Direction Financière va désormais se reposer sur l’expertise de celui-ci pour accroître la place de l’équipe Finance dans l’accompagnement de la croissance et la contribution à la stratégie de l’entreprise. « Il y a beaucoup de PME comme nous qui deviennent des ETI et la solution Kyriba s’adresse à toutes les tailles d’entreprise. Mais cela dépend de l’ambition de l’équipe en place et de ce qu’elle veut faire ; cela peut prendre du temps de faire évoluer la solution, en fonction de la réglementation, des évolutions disponibles, des choix de l’entreprise. Mais chez 3E Concept, nous avons mis en place un trinôme efficace trésorerie – comptabilité – finance avec Kyriba au cœur du dispositif pour bénéficier d’une démarche dynamique et d’améliorations continues. », conclut Pierre Debosque