Eliminare i rischi dei pagamenti nel 2023 con gli hub dei pagamenti

Le aziende stanno cambiando il modo di elaborare i pagamenti. Tecnologia, normative, globalizzazione del commercio: tutti fattori che spingono verso la centralizzazione dei pagamenti. I CFO e i tesorieri di tutto il mondo riconoscono che i processi di pagamento frammentati e decentralizzati non offrono l’efficienza, la visibilità o la sicurezza necessarie per salvaguardare i movimenti di denaro e un moderno hub dei pagamenti è la risposta a questa esigenza.

I principali vantaggi della centralizzazione dei pagamenti con gli hub di pagamento basati su cloud sono:

• Visibilità dei flussi di cassa in uscita
• Riduzione delle frodi nei pagamenti e miglioramento della gestione del rischio operativo
• Controllo sulla tempistica dei pagamenti
• Procedure standardizzate in tutte le regioni
• Aumento dell’efficienza e riduzione dei costi
• Conformità alle normative.

Visibilità dei flussi di cassa

Il controllo sulla tempistica dei pagamenti e la visibilità sugli importi di tali flussi sono fondamentali per una gestione efficace della liquidità. Grazie a questo controllo e a questa visibilità, i cash manager possono impiegare la liquidità in modo efficace e ottimizzare i costi per finanziare i pagamenti e aumentare i rendimenti della liquidità in eccesso. Se abbinato a una buona previsione di cassa, si può creare un valore aziendale significativo, in quanto i cash manager possono prendere queste decisioni in modo più proattivo.

Riduzione delle frodi nei pagamenti e miglioramento della gestione del rischio

Idealmente, le procedure di avvio, approvazione e rilascio dei pagamenti dovrebbero essere coerenti in tutte le regioni. Sebbene la decentralizzazione renda questo aspetto più difficile, la necessità di standardizzare può essere giustificata semplicemente come mezzo per ridurre (o eliminare) gli errori di pagamento e le attività fraudolente. I processi di pagamento manuali creano punti deboli che espongono la liquidità dell’organizzazione a potenziali perdite. Stabilire un flusso di lavoro automatizzato, limiti di approvazione predefiniti e requisiti di autenticazione per ogni pagamento rafforza i controlli, riducendo i potenziali problemi. Sebbene vi sia un equilibrio di fasi per i diversi tipi e importi di pagamento, le organizzazioni possono ridurre il rischio imponendo una separazione dei compiti in ogni fase del flusso di lavoro.

Maggiore efficienza e riduzione dei costi

Le organizzazioni che non centralizzano i pagamenti dovranno sostenere costi aggiuntivi in termini di tempo dedicato alle risorse interne. Le aziende devono supportare più sistemi, il che moltiplica i costi interni per supportare i pagamenti. Questa ridondanza probabilmente aumenta anche i costi dei servizi bancari, in quanto un maggior volume di transazioni con un’unica banca spesso produce costi inferiori per transazione. Il consolidamento dei sistemi riduce i costi, sia direttamente che indirettamente. Spesso questi vantaggi sono più che sufficienti a giustificare da soli un progetto di centralizzazione dei pagamenti, a prescindere dal miglioramento della gestione del rischio e dall’ottimizzazione delle opportunità di cash management.

Conformità normativa

La SEPA è stata certamente un motore per la centralizzazione dei pagamenti e per l’implementazione di fabbriche di pagamento all’interno dell’eurozona. Tuttavia, i vantaggi della SEPA non dovrebbero essere limitati alle aziende con sede nell’UE. La vera opportunità per i tesorieri consiste nell’utilizzare la SEPA come veicolo per migliorare i processi aziendali complessivi, al di là della semplice soddisfazione delle esigenze di conformità locali. Le organizzazioni possono puntare alla standardizzazione dei flussi di pagamento, all’ottimizzazione dei rapporti bancari e dei servizi di pagamento con le banche e alla centralizzazione della visibilità e del controllo dei pagamenti.

Passi verso la centralizzazione dei pagamenti

Per implementare la centralizzazione dei pagamenti con una fabbrica di pagamenti, sia solo per i pagamenti sia come parte di un modello di servizio condiviso “per conto di”, è importante considerare quanto segue:

1. Determinare chi è coinvolto. La centralizzazione dei pagamenti coinvolge diversi team, tra cui, come minimo, la tesoreria, la contabilità, la contabilità fornitori (se separata) e il team che gestisce i fornitori. Quando si prendono in considerazione gli addebiti diretti, è necessario anche il team che gestisce i clienti. Questo team trasversale può garantire che tutti comprendano l’opportunità complessiva, i vantaggi e la proprietà dei flussi di pagamento.

2. Valutare le banche e i servizi necessari. Un modo per ridurre i costi è quello di razionalizzare banche e servizi. Riducendo le connessioni con le banche da cui si effettuano i pagamenti, è possibile consolidare i servizi bancari. In molti casi, spingendo un volume maggiore di pagamenti attraverso un unico canale bancario si può migliorare anche il prezzo per transazione. L’analisi delle commissioni bancarie è indispensabile per molte ragioni; in questo caso è necessario comprendere i costi attuali per poter specificare le riduzioni dei costi.

3. Centralizzare la connettività con le banche. Nelle regioni che di solito centralizzano la connettività con le banche da un unico sistema (ad esempio, in Europa), il più delle volte è il sistema di gestione della tesoreria (TMS) a fungere da interfaccia con la banca. Sia che i pagamenti vengano avviati all’interno del portale di tesoreria multibancario di Kyriba o all’interno di un sistema ERP o A/P, Kyriba è responsabile di tutta la connettività e dei formati richiesti dalle banche per completare il flusso di lavoro di trasferimento dei fondi. Kyriba si collega direttamente alle banche nazionali e globali e ha integrato nella sua soluzione anche la connettività SWIFT.

4. Standardizzare i flussi di lavoro interni. Una volta stabilito dove vanno i pagamenti, come si integrano tra la vostra piattaforma di tesoreria e il vostro sistema ERP e se volete essere coinvolti nella tecnologia utilizzata per inviare i pagamenti, è importante stabilire come volete strutturare i flussi di lavoro dei pagamenti. Le considerazioni principali includono:

• Chi è coinvolto nell’avvio, nell’approvazione e nel rilascio dei pagamenti?
• Quali sono i livelli di accesso e le mansioni che desiderate definire?
• Come sarà la matrice di approvazione dei pagamenti?
• Che tipo di limiti volete adottare?
• Come volete progettare la reportistica o gli avvisi in modo che le persone giuste vedano le informazioni di cui hanno bisogno?

Kyriba può aiutarvi in ogni ambito. Il nostro team di servizi comprende professionisti della tesoreria che possono aiutarvi a implementare le best practice in modo da prendere le decisioni giuste.

5. Consolidare le informazioni in un unico portale web. La centralizzazione dei flussi di pagamento, compresi i controlli sui pagamenti, è molto più semplice se si dispone di un unico sistema di registrazione. Per la maggior parte delle organizzazioni, questo sistema dovrebbe essere basato sul cloud e non richiede altro software che un browser. In questo modo si eliminano i vincoli informatici e si facilita l’inserimento di utenti che non fanno parte del team di tesoreria. L’hub dei pagamenti di Kyriba è al 100% SaaS e offre disaster recovery basato sul cloud, continuità operativa, aggiornamenti automatici, ridondanza dei dati e disponibilità del sistema in più fasce orarie.

È ora di snellire il processo di pagamento

I vantaggi dell’implementazione di un hub per i pagamenti sono innegabili. Se implementato correttamente, un hub dei pagamenti può aiutare a semplificare le relazioni bancarie di un’organizzazione e a ridurre le commissioni pagate ai partner bancari. Oltre ai vantaggi operativi, un hub dei pagamenti è anche un’enorme risorsa quando si tratta di migliorare la conformità, aumentare la visibilità e standardizzare i processi di pagamento.

Tuttavia, affinché una fabbrica di pagamenti possa essere avviata con successo, i team di tesoreria devono gestire il processo in modo approfondito. Le risorse interne ed esterne devono essere ottimizzate e i processi tecnologici e di workflow devono essere stabiliti con cura. Una volta che questi sono stati messi in atto, i benefici possono essere immediati e duraturi.

Volete saperne di più sugli hub di pagamento in azione? Date un’occhiata a questo webinar on-demand sul percorso di Bray International dal caos dei fogli di calcolo a una vera e propria fabbrica di pagamenti globali.