Come Kyriba ha contribuito a evitare un pagamento fraudolento di 8 milioni di dollari

Il tentativo di frode è iniziato con un’e-mail proveniente dal CEO. Fortunatamente, il team di tesoreria di un costruttore immobiliare leader di mercato aveva lavorato diligentemente per stabilire processi di pagamento efficaci che avrebbero ridotto il rischio di pagamenti fraudolenti o imprecisi. Tali politiche includevano controlli interni, tecnologie informatiche e diffusione, cultura aziendale e monitoraggio/conformità.

Una richiesta credibile

L’assistente tesoriere ha ricevuto un’e-mail dal
CEO che richiedeva un bonifico di 8 milioni di dollari per eseguire l’acquisizione di una società target britannica. Data la natura riservata della transazione, l’e-mail indicava che l’assistente tesoriere non avrebbe dovuto parlare del bonifico con nessuno. E come se non bastasse, il tesoriere era in ferie. La transazione sembrava credibile e l’e-mail imitava accuratamente lo stile di scrittura del CEO. Nel momento in cui l’assistente tesoriere ha iniziato a occuparsi della richiesta del CEO, si è reso conto che per una serie di ragioni non sarebbe riuscito a effettuare il bonifico.

Le normative incontrano la realtà tramite Kyriba

Grazie ai controlli stabiliti dall’azienda e tenuti in essere da Kyriba:

• Il pagamento non poteva essere elaborato da una sola persona. Questa azienda aveva configurato Kyriba in modo che ogni pagamento prevedesse l’intervento di almeno tre dipendenti prima che potesse essere elaborato. Un dipendente richiede il pagamento, un dipendente elabora il pagamento e un ultimo dipendente approva/invia il pagamento.
• L’importo di 8 milioni di dollari superava il livello dell’autorità dell’assistente tesoriere su Kyriba. La piattaforma di Kyriba applica limiti di autorità che danno a ogni dipendente un massimo specifico sull’importo del pagamento che può approvare. Questi avrebbe dovuto ottenere l’approvazione da qualcuno con un limite più elevato per poter effettuare il bonifico.

Una frode sventata sul nascere

Quando l’assistente tesoriere si è recato nell’ufficio del CEO per parlarne, è diventato subito evidente che tale richiesta di bonifico fosse fraudolenta. L’uso di Kyriba da parte dell’azienda per applicare le proprie normative interne di prevenzione dalle frodi è stato fondamentale per prevenire tale tentativo di frode.

Altri modi in cui Kyriba aiuta questa azienda a identificare e proteggere dalle frodi includono la rapida diffusione delle informazioni, al fine di garantire che tutte le transazioni siano comunicate in modo estensivo alla contabilità e ad altri dipartimenti chiave. La piattaforma distribuisce report chiave, tra cui una lista di pagamenti in corso di elaborazione, più volte al giorno. La diffusione quotidiana dei report permette al loro gruppo contabile di effettuare riconciliazioni contabili tempestive che evidenziano i pagamenti fraudolenti o imprecisi ed evita che si verifichino in futuro.

Grazie alla capacità di Kyriba di supportare la suddivisione dei compiti, i limiti di autorizzazione dei pagamenti e i controlli bancari, tale importante costruttore immobiliare ha evitato una perdita di 8 milioni di dollari.