Construire un business case pour la mise en œuvre d’un logiciel de trésorerie

Convaincre le directeur financier d’approuver la mise en place d’un nouveau logiciel de trésorerie (TMS) nécessite presque toujours que le trésorier élabore une analyse de rentabilité détaillée. Lors d’une table ronde d’un récent événement Kyriba, les trésoriers de plusieurs entreprises ont partagé leurs expériences de présentation des implémentations de TMS à leurs CFO.

Établir le besoin d’un logiciel de trésorerie

Construire le business base d’un projet de transformation digitale est une tâche difficile, même si cela peut grandement améliorer la gestion de la trésorerie et des liquidités, ou encore les contrôles, la traçabilité et la sécurité. En période d’incertitude économique et de resserrement budgétaire, c’est encore plus difficile. Mais les trésoriers peuvent obtenir un budget  s’ils parviennent à positionner un TMS comme une nécessité .

Lee-Ann Perkins, Assistant Treasurer de Specialized Bicycle Components , a partagé que tout au long de sa carrière, elle a réussi à obtenir la mise en œuvre d’un logiciel de trésorerie auprès de la direction financière à des moments où divers facteurs externes étaient favorables. Si l’économie était bonne ou si l’entreprise fonctionnait bien, alors obtenir l’adhésion était un processus encore plus fluide.

Fred Schacknies, trésorier de TechnipFMC, a noté que les trésoriers « ne font généralement pas un excellent travail » lorsqu’il s’agit de parler des implémentations TMS au directeur financier. M. Schacknies riche d’une grande expérience, ayant présenté des projets TMS à quatre directeurs financiers de quatre entreprises différentes.

Selon lui, convaincre le CFO revient généralement à lui montrer ce que la finance et la trésorerie ne peuvent actuellement pas faire sans un tel système de gestion de trésorerie. « Soit cela aide à une transformation critique, soit ce n’est pas le cas », a-t-il déclaré.

Par exemple, la trésorerie de TechnipFMC gère « un portefeuille de devises important », ce qui est difficile à faire avec les outils historiques, a expliqué Fred Schacknies. Bien que l’équipe trésorerie soit bien pourvue en personnel par rapport à la taille de l’entreprise, elle pourrait fonctionner plus efficacement si certaines tâches étaient automatisées.

Ainsi, obtenir l’adhésion du directeur financier à la mise en œuvre d’un nouveau système n’a pas été difficile car il a pu montrer qu’il soutenait les impératifs stratégiques et organisationnels de la société.

Selon Chris Mitchell, directeur de la trésorerie, pour Koch Industries , cela peut également aider à fournir au directeur financier une vision à plus long terme plutôt que de simples améliorations immédiates des processus. Lorsque l’équipe de direction de la trésorerie a présenté le cas de la mise en œuvre d’un logiciel de trésorerie au directeur financier, elle a d’abord discuté des avantages de l’automatisation. Ça n’a pas fait bouger le curseur.

Mais lorsqu’ils ont présenté leur vision globale et leur stratégie d’un département de trésorerie à travers le monde travaillant plus étroitement ensemble, le directeur financier a pu voir comment un logiciel de trésorerie pourrait aider. « Nous avions besoin d’une seule application accessible dans le monde entier par les différents référents locaux de trésorerie afin de soutenir nos activités », a-t-il déclaré.

On peut également capitaliser sur le timing. Petar Tomicic, directeur de la trésorerie de Beam Suntory, a expliqué que l’acquisition de Beam Inc. par Suntory en 2014 a créé une «tempête parfaite» pour la mise en œuvre d’un logiciel de trésorerie. Le département trésorerie savait que l’ancien système qu’il utilisait était obsolète.

Après l’acquisition, il est devenu évident que le système n’avait pas la capacité de gérer la croissance attendue de l’entreprise. Ainsi, pour la trésorerie de Beam Suntory, l’élaboration d’une analyse de rentabilité pour le directeur financier n’a pas été difficile à faire valider, car elle était absolument nécessaire en raison des changements que connaissait l’entreprise.

Trouver des alliés en dehors de la trésorerie

Il est également utile d’avoir des alliés en dehors de la trésorerie pour soutenir votre cas. La mise en œuvre d’un TMS n’affecte pas que la trésorerie, et cela peut aider énormément si d’autres départements reconnaissent ce fait.

Stephen Kincaid, VP & Deputy Treasurer de Walker & Dunlop, a expliqué qu’en 2016, son contrôleur était celui qui avait le premier suggéré d’investir dans un logiciel de trésorerie. Cela s’est produit juste avant la conférence annuelle de l’AFP, qui a été l’occasion idéale de rencontrer différents éditeurs de logiciels de trésorerie.

Après avoir parlé avec plusieurs éditeurs  lors de la conférence et finalement sélectionné Kyriba, Kincaid et son contrôleur ont eu besoin de l’approbation du directeur financier.

Ce dernier a accepté car ils ont  pu illustrer clairement pourquoi Walker & Dunlop devait adopter un logiciel de trésorerie: « Nous avions plus de 1 000 comptes bancaires auprès de plusieurs banques et nous n’avions pas de moyen simple et efficace de suivre notre position de trésorerie en temps réel », a-t-il déclaré.

« En fin de compte, mon contrôleur a pu facilement convaincre le directeur financier des nombreux avantages qu’un TMS pourrait apporter à notre organisation. »

Faire l’analyse de rentabilité d’un logiciel de trésorerie

Il existe une multitude de facteurs qui peuvent contribuer à ce que la trésorerie obtienne l’approbation pour la mise en œuvre du logiciel de trésorerie. Avec une éventuelle récession imminente et de nombreuses entreprises resserrant les budgets, 2023 pourrait être une année exceptionnellement difficile pour les départements du trésorerie pour obtenir l’adhésion à un projet TMS.

L’équipe trésorerie doit établir le besoin d’un système, non seulement pour elle-même, mais aussi pour d’autres départements.

Souvent chargée de faire plus avec moins, la trésorerie a constamment relevé le défi . Mais il arrive un moment où des investissements doivent être faits pour que la trésorerie et l’ensemble des activités continuent à fonctionner à un niveau élevé. Si la trésorerie peut faire valoir ce point de vue, alors obtenir l’adhésion n’est peut-être pas un défi de taille après tout.