Code of Business Conduct

Vision

Notre vision est de fournir une agilité financière avec des informations prédictives afin que les organisations puissent innover et prospérer en toute confiance dans un environnement économique volatil et en constante évolution.

Mission

Notre mission est d’être le partenaire de référence permettant à chaque client de se connecter, se protéger, anticiper et optimiser grâce à la plateforme de gestion de la liquidité la plus sécurisée, prévisible et la plus complète au monde.

Nos valeurs fondamentales

Les valeurs fondamentales de Kyriba reflètent le sentiment de communauté et de responsabilité partagé par l’ensemble des équipes à travers le monde. Avec notre système de valeurs, nous témoignons de l’attention et de l’engagement que nous portons à nos clients et à chaque collaborateur.

Voir grand et innover en permanence : nous encourageons l’innovation et l’esprit d’entreprise au sein de notre équipe en récompensant les employés pour leurs réalisations et en encourageant l’efficacité et l’amélioration continue des processus. Nous avons la confiance nécessaire pour voir grand, accueillir le changement, remettre en question le statu quo et évoluer en permanence, en restant à la pointe des nouvelles technologies et des avancées du secteur. Pour y parvenir, il est essentiel de créer un environnement propice à la créativité, à l’expérimentation et à l’échange de nouvelles idées, avec la possibilité d’échouer parfois, mais d’apprendre de nos erreurs afin de favoriser l’innovation collaborative et continue.

Priorité aux besoins de nos clients : ‐ nous mettons notre passion au service de la réussite de nos clients. Pour ce faire, nous comprenons leurs besoins, nous élaborons et gérons des solutions qui leur permettent de prendre des décisions éclairées au sein de leur entreprise. Nous sommes passionnés par le fait d’offrir la plus grande valeur possible et d’accompagner nos clients de bout en bout tout au long de leur parcours. Au cœur de notre culture centrée sur le client se trouvent un échange continu, une écoute active, une transparence totale et un sens des responsabilités qui nous permettent de proposer des solutions agiles et flexibles qui répondent aux besoins de nos clients. Nous sommes fiers d’être un partenaire de confiance, pas seulement un fournisseur.

Agir avec intégrité : chacun de nous assume personnellement la responsabilité de ses actes. Déterminés à constamment progresser, nous faisons le maximum pour répondre aux besoins de nos clients. L’intégrité est au cœur de tout ce que nous faisons. Nous assumons la responsabilité personnelle de nos actions, de nos décisions et de la contribution de chacun. Par l’honnêteté, le respect, la confiance et la transparence, nous nous donnons mutuellement les moyens de réussir dans un environnement inclusif, où chacun peut donner le meilleur de lui-même.

Travailler comme une seule équipe : nous respectons les idées, les efforts et les engagements de chaque collaborateur et nous embrassons nos cultures et nos points de vue divers. Nous sommes motivés par nos objectifs communs et nous partageons nos succès et nos échecs, en apprenant et en travaillant ensemble en tant qu’équipe. Nous nous efforçons de partager ouvertement nos connaissances et d’abattre les barrières pour collaborer entre les équipes et les zones géographiques, en mettant l’accent sur la création d’une communauté et sur le fonctionnement en tant que famille Kyriba.

Viser l’excellence : nous relevons courageusement de nouveaux défis avec un souci constant d’amélioration continue, tout en offrant un professionnalisme exemplaire et un service de qualité irréprochable, et une innovation de pointe. Nous nous efforçons de dépasser les attentes de nos clients et de concrétiser notre vision, qui est de fournir une agilité financière avec des informations prédictives afin que les organisations puissent innover et prospérer en toute confiance dans un environnement volatil et en constante évolution.

Culture

En tant que collaborateurs, nous faisons preuve d’innovation et d’autonomie et aspirons à l’excellence dans toutes nos actions. Nos équipes représentent notre principal atout et nous veillons à maintenir une culture de respect, d’intégrité, de travail d’équipe et de reconnaissance pour notre dur labeur. Nous vous encourageons à agir et à vous investir dans votre travail avec la passion et les idées qui permettront de faire évoluer l’Entreprise.

Objet et champ d’application

Ce Code de déontologie commerciale (le « Code ») est un ensemble fondamental de règles et de directives décrivant nos attentes quant à la façon de mener nos opérations avec le plus haut niveau d’intégrité et d’éthique. Le respect de notre Code est une condition d’emploi chez Kyriba. Le Code s’applique à tout le personnel employé par Kyriba ou engagé pour fournir des services à Kyriba, sans distinction de grade ou de position, y compris, mais sans s’y limiter, les employés de Kyriba, les dirigeants, les travailleurs externes (y compris les travailleurs intérimaires) et les sous-traitants indépendants. Le terme « nous » dans le Code inclut chacun d’entre nous en tant qu’employé de l’Entreprise. Le Code ne couvre pas toutes les problématiques possibles, mais énonce des principes de base afin de guider tous les employés de Kyriba Corp. et de ses filiales et entités affiliées (collectivement, « Kyriba » ou « l’Entreprise ») dans leur démarche d’éthique et d’intégrité.

Tous nos employés doivent adopter une conduite en accord avec notre Code, nos politiques et la loi, et éviter le moindre comportement déplacé. Ce Code sera également transmis aux dirigeants et représentants de l’Entreprise, qui devront s’y conformer. Les principes de base exposés dans le présent Code sont soumis à toute politique de l’Entreprise portant sur les mêmes sujets.

Si une loi entre en conflit avec toute disposition du présent Code, vous devez respecter cette loi. Si une coutume ou une politique locale entre en conflit avec le présent Code, vous devez respecter le Code. Dans les cas où le Code de Kyriba est plus strict que la loi locale, vous devez vous conformer à ce Code. Il incombe aux employés de comprendre les exigences légales et politiques qui s’appliquent à leur poste et de signaler toute infraction présumée à la loi, au présent Code ou à toute politique de l’Entreprise. Si la loi ou la politique manque de clarté, demandez de l’aide à votre responsable ou au service de conformité juridique à l’adresse [email protected]. Vous pouvez également utiliser la ligne d’assistance éthique de Kyriba.

Ligne d’assistance éthique de Kyriba

Nous sommes invités à et devons faire part de nos inquiétudes de bonne foi et signaler toute activité susceptible d’enfreindre les lois applicables ou de ne pas respecter les politiques et procédures de Kyriba. Kyriba met à disposition de multiples ressources pour signaler les allégations de conduite répréhensible, que Kyriba examinera et sur lesquelles elle enquêtera en conséquence. Le cas échéant, Kyriba prendra des mesures disciplinaires ou autres recours. Si vous souhaitez rester anonyme, si vous êtes mal à l’aise à l’idée de signaler un problème à votre responsable, aux ressources humaines de Kyriba, à un membre de l’équipe conformité juridique ou si vous pensez que votre problème n’a pas été traité correctement, vous devez faire un signalement auprès de la ligne d’assistance éthique de Kyriba.

Kyriba fait appel à une tierce partie indépendante spécialisée dans le signalement par ligne directe pour la gestion des signalements via la ligne d’assistance éthique de Kyriba. Ce prestataire de services tiers gère la ligne d’assistance éthique de Kyriba et permet d’effectuer un signalement en ligne ou par téléphone. Les téléconseillers de cette tierce partie recueillent les signalements effectués aux numéros de téléphone gratuits, puis les transmettent au service de conformité juridique en adressant un e-mail à l’adresse [email protected]. Ce service est chargé de s’assurer que tous les signalements sont bien traités. La ligne d’assistance éthique de Kyriba est disponible dans le monde entier 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, via des numéros de téléphone gratuits. Si vous signalez un problème ou une violation, nous vous encourageons à fournir des informations exactes et complètes pour permettre une enquête ou une réponse approfondie. Des omissions ou des erreurs dans les déclarations initiales (qui/quoi/quand/où) peuvent retarder le processus d’enregistrements des affaires, ce qui peut finir par retarder ou nuire à l’examen des plaintes et/ou au processus d’enquête. Les signalements effectués par l’intermédiaire de la ligne d’assistance éthique de Kyriba peuvent être faits de manière anonyme.

Vous ne devez signaler des problèmes ou des violations présumées que si vous le faites de bonne foi. L’utilisation abusive de la ligne d’assistance éthique de Kyriba ou d’un autre processus de signalement dans le but délibéré de harceler une personne ou de déposer sciemment de fausses informations ne sera pas tolérée.

Signaler un problème et obtenir des conseils

Il nous incombe de respecter les normes éthiques les plus élevées en matière de déontologie commerciale. Pour continuer à respecter cette norme élevée, Kyriba doit savoir s’il existe des problèmes avec notre personnel, nos activités ou nos opérations afin de pouvoir les résoudre rapidement, prendre des mesures correctives et apporter les améliorations nécessaires.

En tant qu’employé de Kyriba, vous êtes tenu de signaler rapidement toute conduite répréhensible que vous estimez de bonne foi constituer une violation potentielle ou réelle du présent Code, un manquement à l’éthique, ou toute autre activité indiquant un manque de conformité avec les obligations légales ou éthiques de Kyriba. Les signalements peuvent être effectués par l’intermédiaire de la ligne d’assistance éthique de Kyriba.

Les numéros d’accès à la ligne d’assistance mondiale sont joints en annexe de ce code. En raison des lois locales sur la protection de la vie privée en vigueur dans certains pays et dans la région de l’Union européenne, il n’est possible de signaler que certains types d’incidents, comme les affaires comptables, financières, d’audit et de corruption. Dans ces pays, contactez votre responsable des ressources humaines pour signaler d’autres problèmes.

Les employés peuvent également parler à leurs supérieurs hiérarchiques, à leurs responsables, aux ressources humaines, au service juridique, au service de conformité ou à tout autre membre du personnel adéquat pour toute question ou préoccupation concernant le présent Code ou les Politiques de l’Entreprise. Il est requis des employés qu’ils coopèrent lors des enquêtes internes sur les cas de conduite répréhensible.

Absence de représailles

Kyriba interdit strictement les représailles à l’encontre de tout employé ayant signalé ou s’étant renseigné de bonne foi sur ce qui pourrait être une activité illicite ou illégale, ou ayant participé à l’enquête sur une violation présumée. Un employé qui exerce des représailles à l’encontre d’une personne qui a signalé de bonne foi une violation réelle ou présumée peut faire l’objet de mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’au licenciement. Si vous pensez faire l’objet de représailles, vous devez le signaler en utilisant la ligne d’assistance éthique de Kyriba ou en informant le service des ressources humaines ou le service de conformité juridique à l’adresse [email protected].

Responsabilités des responsables et des supérieurs hiérarchiques

Les responsables et les supérieurs hiérarchiques de Kyriba ont le devoir particulier de promouvoir une culture d’intégrité et de conformité et sont tenus d’appliquer les normes les plus élevées en matière de déontologie commerciale. Aucune question ou opportunité commerciale ne doit primer sur l’application du présent Code et le respect mutuel, des clients, des tiers et de la communauté. Les responsabilités et obligations des responsables et supérieurs hiérarchiques comprennent, sans s’y limiter, les éléments suivants :

• Servir d’exemples d’intégrité et de conformité dans toutes leurs interactions.
• Aider leurs subordonnés directs à comprendre le présent Code, les lois applicables et les politiques de l’Entreprise.
• Entretenir un environnement dans lequel les employés sont libres de poser des questions et d’exprimer leurs inquiétudes sans crainte de représailles.
• Lorsque des questions ou des préoccupations d’ordre éthique leur sont signalées, y répondre de manière professionnelle et dans les meilleurs délais et les signaler au service de conformité juridique à l’adresse [email protected].
• En aucun cas, punir ceux qui soulèvent ou signalent des problèmes en toute bonne foi.

En outre, ils doivent s’efforcer d’instaurer une culture d’intégrité et de conformité dans leurs décisions d’embauche et de promotion. Le caractère et le comportement éthiques sont des éléments clés dans les décisions d’embauche et de promotion. Les promotions sont un privilège qui n’est accordé qu’à ceux qui incarnent les comportements et les valeurs de Kyriba d’une manière conforme au Code.

Enquêtes

Lorsque des problèmes ou des préoccupations sont signalés, l’Entreprise détermine s’il y a lieu d’ouvrir une enquête. Toutes les plaintes, qu’elles soient signalées anonymement ou non, seront traitées de manière confidentielle, la divulgation se limitant à mener une enquête complète sur la violation présumée, à prendre les mesures disciplinaires ou correctives appropriées ou à respecter les exigences juridiques. Les employés sont tenus de coopérer pleinement à toutes les enquêtes et de fournir des informations véridiques. Que vous vous identifiiez ou choisissiez de rester anonyme, chaque enquête est traitée de façon confidentielle, et un processus en circuit fermé assure que les responsables qualifiés et le plaignant sont informés, dans la mesure du possible, des résultats de l’enquête. Le signalement de violations présumées de nos politiques, de ce Code ou d’autres procédés profite à l’Entreprise et améliore le comportement attendu de tous les employés.

Système de valeurs fondamentales

Vous trouverez ci-dessous les lignes directrices et les attentes des employés concernant divers sujets, de la protection des biens de l’entreprise au respect des lois et des politiques applicables, en passant par le traitement des autres, le tout en accord avec nos valeurs fondamentales.

Protection et utilisation adéquate des biens de l’Entreprise

• Nous protégeons les biens de l’Entreprise et veillons à leur utilisation efficace. Le vol, la négligence et le gaspillage ont un impact direct sur la rentabilité de l’Entreprise. Tous les biens de I’Entreprise doivent être utilisés à des fins légitimes. Tout incident présumé de fraude ou de vol doit être immédiatement signalé à des fins d’enquête. Les biens de I’Entreprise ne doivent pas être utilisés pour des affaires externes à I’Entreprise.
• L’obligation de protéger les biens de l’Entreprise comprend les informations confidentielles de l’Entreprise, y compris, mais sans s’y limiter, la propriété intellectuelle comme les secrets commerciaux, les brevets, les marques commerciales et droits d’auteur, les plans commerciaux, marketing et de service, les idées techniques et industrielles, les dessins, les bases de données, les archives, les informations relatives aux salaires et l’ensemble des données et rapports financiers non publiés. L’utilisation ou la distribution non autorisée de ces informations constitue une violation des politiques de l’Entreprise. Veuillez également vous reporter à votre contrat de confidentialité et de cession d’inventions, ou à l’accord d’invention et d’informations confidentielles, conclu avec l’Entreprise pour de plus amples informations sur vos obligations de confidentialité.

Politiques et pratiques en matière de sécurité

• Kyriba maintient des politiques de sécurité conçues pour protéger nos informations confidentielles, ainsi que les systèmes et ressources de l’Entreprise. Ces politiques sont disponibles sur l’onglet dédié à la sécurité informatique du site intranet de l’Entreprise. Certaines branches d’activité et sociétés peuvent avoir mis en place des pratiques de sécurité supplémentaires pour régir leurs activités. Vous êtes tenu de signaler tout accès non autorisé aux réseaux, systèmes ou informations confidentielles de Kyriba ou toute utilisation non autorisée de ces derniers à l’équipe de sécurité informatique mondiale de Kyriba et au bureau de confidentialité des données.
• Votre obligation de protéger les informations confidentielles et personnelles de Kyriba reste en vigueur après votre départ de Kyriba. De même, nous nous attendons à ce que vous respectiez vos obligations de protéger les informations confidentielles de vos anciens employeurs.

Archivage et conservation

• Nous archivons et transmettons les informations de manière honnête, précise et rapide afin de prendre des décisions commerciales responsables. Il est attendu des employés et des dirigeants qu’ils fournissent des réponses rapides et précises aux demandes relatives aux exigences de l’Entreprise en matière de divulgation publique. Il convient d’éviter l’exagération, les remarques désobligeantes, les sarcasmes ou les caricatures inopportunes des personnes et des entreprises qui pourraient être mal interprétés s’ils étaient rendus publics. Cela s’applique également aux courriers électroniques, aux notes de service internes et aux rapports officiels. Les archives doivent toujours être conservées ou détruites conformément aux politiques de conservation des dossiers de I’Entreprise. Conformément à ces politiques, en cas de litige ou d’enquête gouvernementale, veuillez consulter le Président-directeur général ou le service juridique en adressant un e-mail à l’adresse [email protected].

Opérations commerciales et marketing

• Nous fournissons des informations sincères, précises et complètes à nos clients afin qu’ils puissent prendre des décisions éclairées. Nous ne tolérons pas les actes ou pratiques déloyaux ou trompeurs, les fausses déclarations, la fraude ou l’omission délibérée d’informations dans le cadre de nos opérations de vente ou de marketing.

Conflits d’intérêts

• Il y a « conflit d’intérêts » lorsqu’il existe des preuves ou un soupçon que les intérêts personnels d’un employé interfèrent avec les intérêts, les objectifs et/ou la mission de l’Entreprise, ou même qu’ils prennent le pas sur ces éléments. Des conflits d’intérêts ou des soupçons de conflit d’intérêts peuvent également survenir lorsqu’un employé ou un dirigeant prend des mesures ou a des intérêts qui peuvent le gêner dans l’exécution objective et efficace de son travail au sein de I’Entreprise ou lorsqu’un employé ou un dirigeant, ou un membre de sa famille, reçoit des avantages personnels illégitimes en raison de son poste au sein de l’Entreprise.
• Lorsqu’une décision commerciale est prise, elle doit être dans le meilleur intérêt de Kyriba. Dans certains cas, nous pouvons également être amenés à prendre en compte l’intérêt de nos clients ou partenaires commerciaux. Les conflits d’intérêts sont interdits en vertu de la politique de l’Entreprise, sauf approbation par les ressources humaines ou le service de conformité juridique. Les conflits d’intérêts ne sont pas toujours bien définis. Si vous avez une question, adressez-vous à votre supérieur hiérarchique et/ou consultez la politique sur les conflits d’intérêts.

Occasions d’affaires

• Il est interdit aux employés et aux dirigeants de tirer profit d’occasions découvertes par l’utilisation de la propriété et des informations de l’Entreprise ou de leur poste au sein de l’Entreprise sans le consentement du conseil d’administration. Aucun employé ou dirigeant ne peut utiliser les biens, les informations ou la position de l’entreprise à des fins d’enrichissement personnel. Les employés et les dirigeants ont l’obligation envers I’Entreprise de promouvoir les intérêts de I’Entreprise lorsque l’occasion de le faire se présente.

Confidentialité

• Nous protégeons les informations confidentielles qui nous sont confiées par l’Entreprise, ses clients ou fournisseurs, sauf lorsque leur divulgation est autorisée par écrit par le PDG ou requise par les lois ou règlements. Les informations confidentielles comprennent toutes les informations non publiques qui pourraient être utiles aux concurrents ou préjudiciables à l’Entreprise, ses clients ou fournisseurs si elles étaient divulguées. Cela comprend les informations que les fournisseurs et les clients nous ont confiées. L’obligation de ne pas divulguer les informations confidentielles persiste même après la cessation de l’emploi. Veuillez également vous reporter à votre contrat de confidentialité et de cession d’inventions, ou à l’accord d’invention et d’informations confidentielles, conclu avec l’Entreprise pour de plus amples informations sur vos obligations de confidentialité.

Lois internationales contre les pots-de-vin et la corruption

• Kyriba interdit strictement toute forme de pot-de-vin, de corruption ou de pratiques commerciales analogues contraires à l’éthique ou illégales. Cela signifie, entre autres, que nous devons tous respecter les lois internationales contre la corruption et les pots-de-vin (y compris le Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) des États‐Unis, le UK Bribery Act, ainsi que la loi française Sapin II), quelle que soit notre implantation géographique. En outre, les lois contre la corruption et les pots-de-vin et les politiques de l’Entreprise vous interdisent de donner ou d’accepter tout pot-de-vin, que l’autre partie soit ou non un fonctionnaire ou un employé d’une entreprise avec laquelle vous faites affaire. La loi et les politiques de Kyriba nous interdisent d’offrir, de promettre, d’autoriser, de diriger, de payer, de verser ou de recevoir des pots-de-vin, des dessous de table, des paiements en espèces ou tout autre bien de valeur (directement ou indirectement) pour obtenir de manière abusive des marchés ou tout autre avantage, pour Kyriba comme pour vous-même. Pour de plus amples informations, veuillez consulter la Politique anti-pots-de-vin et anticorruption et la Politique relative aux cadeaux et aux divertissements de Kyriba.
• Par ailleurs, Kyriba interdit toute forme de blanchiment d’argent, qui consiste à dissimuler ou à faire transiter de l’argent obtenu illégalement ou à transformer cet argent en fonds légitimes. Pour de plus amples informations, veuillez consulter la Politique anti-blanchiment d’argent de Kyriba.
• Si vous êtes responsable de l’embauche d’un tiers, collaborez avec le service de conformité juridique pour vous assurer que la procédure de vérification préalable nécessaire est effectuée. Rappelez-vous que nous ne pouvons pas empêcher un tiers d’accomplir des actes qu’il nous est interdit d’accomplir nous-mêmes. Pour de plus amples informations, consultez la Politique sur la vérification préalable des tierces parties et le processus « Connaître son client » de Kyriba.

Sanctions commerciales et conformité à l’exportation

• Kyriba s’engage à respecter pleinement toutes les lois et réglementations applicables en matière de sanctions et de contrôle de l’exportation, y compris, mais sans s’y limiter, celles administrées par le bureau de l’industrie et de la sécurité (BIS) du département du Commerce des États-Unis et le bureau du contrôle des avoirs étrangers (OFAC) du département du Trésor des États-Unis, ainsi que les organismes de réglementation équivalents dans d’autres juridictions. Kyriba ne s’engagera pas dans des transactions avec une personne, une entité ou un pays figurant sur une liste de parties restreintes ou refusées sans l’autorisation nécessaire. Les transactions impliquant des pays sous embargo, des régions ou des personnes faisant l’objet de sanctions ciblées sont strictement interdites, sauf si une licence ou une autorisation valide a été obtenue.
• Les lois et règlements américains en matière de conformité commerciale régissent toutes les exportations et importations de marchandises et de données techniques à destination et en provenance des États-Unis, y compris, mais sans s’y limiter, les supports logiciels, la distribution électronique et physique des logiciels et la divulgation orale des données techniques. Le non-respect des lois commerciales américaines ou internationales peut entraîner des mesures disciplinaires pour l’Entreprise, de graves perturbations de la chaîne d’approvisionnement, la perte d’opportunités de vente et de service, des pénalités monétaires, des amendes et des peines d’emprisonnement pour les employés individuels et leur structure hiérarchique et le retrait potentiel de nos privilèges commerciaux. En tant qu’entreprise à vocation internationale, Kyriba s’engage à respecter les sanctions, lois et règlements mondiaux applicables en matière d’exportation, d’importation et d’économie. La conformité aux lois et réglementations du commerce international protège la capacité de Kyriba à mener des activités internationales. La protection de Kyriba contre lesdites violations relève de la responsabilité de l’ensemble du personnel et en particulier, des collaborateurs impliqués dans les activités commerciales internationales de la société. Si vous avez des questions concernant notre politique ou les exceptions autorisées, consultez la Politique de Kyriba en matière de sanctions et de contrôle des exportations ou contactez le service de conformité juridique.

Cadeaux, repas et divertissements

• Kyriba peut prendre en charge les frais professionnels justifiés et certains cadeaux pour des clients et des tiers, mais uniquement si cela est fait sans intention de corruption et conformément à la Politique anti-pots-de-vin et anticorruption et la Politique relative aux cadeaux et aux divertissements de Kyriba. Ces politiques fournissent des directives précises concernant la réception et l’offre de cadeaux ou de divertissements afin de garantir que vous respectiez les lois contre la corruption et les pots-de-vin applicables, y compris, mais sans s’y limiter, le FCPA, la loi française Sapin II et le UK Bribery Act.
• Les entités gouvernementales et les entreprises publiques sont régies par des lois et règlements stricts concernant la capacité de leurs employés d’accepter des cadeaux, repas, divertissements, gratifications et autres avantages de valeur de la part d’entreprises telles que Kyriba. Dans ses relations avec les fonctionnaires ou les employés de ces entités, Kyriba a pour politique générale de ne rien leur offrir qui ait de la valeur. Les exceptions limitées qui peuvent s’appliquer sont prévues dans la Politique de conformité anti-pots-de-vin et anticorruption ou la Politique relatives aux cadeaux et aux divertissements et doivent être approuvées par le service de conformité juridique
• Vous devez informer votre responsable de tout cadeau, divertissement ou objet de valeur, quelle qu’en soit la valeur, que vous recevez d’une entreprise ou d’un particulier. Veuillez vous référer à la Politique relative aux cadeaux et aux divertissements et informer votre responsable ou les services de conformité juridique et de réglementation de tout cadeau ou proposition de cadeau qui ne vous semble pas approprié.

Concurrence et pratiques commerciales loyales

• Nous cherchons à dépasser nos concurrents de façon juste et honnête. Nous recherchons des avantages concurrentiels par le biais de performances supérieures, jamais par des pratiques commerciales contraires à l’éthique ou illégales. Nous ne cherchons pas à obtenir des informations confidentielles sur les concurrents de Kyriba, ni à obtenir des informations sur les concurrents de Kyriba ou d’autres tiers de manière illégale ou contraire à l’éthique ou qui constituerait une violation de tout contrat de confidentialité ou de travail. Chaque employé et dirigeant doit s’efforcer de respecter les droits des clients, des fournisseurs, des concurrents et des employés de l’Entreprise et de traiter équitablement avec eux. Aucun employé ou dirigeant ne doit abuser injustement de qui que ce soit par la manipulation, la dissimulation, l’abus d’informations privilégiées, la présentation erronée de faits importants ou toute autre pratique commerciale illégale. Nous ne concluons pas d’accords formels ou informels avec nos concurrents portant sur des offres, des contrats ou des prix, qu’il s’agisse de la fixation des prix, la soumission d’offres collusoires, la répartition des marchés ou des clients ou des activités anti-compétitives illégales similaires. Pour en savoir plus, veuillez vous référer à la Politique antitrust et de veille concurrentielle de Kyriba.
• Nous pouvons formuler des observations pertinentes sur les produits et les activités de nos concurrents en les fondant sur des informations accessibles au public, telles que des présentations publiques et des documents marketing, des articles de journaux et magazines, des publicités et autres informations publiées. Il est interdit de détourner des informations confidentielles, de posséder des informations de secret de fabrication obtenues sans le consentement du propriétaire ou d’inciter des employés, anciens ou actuels, d’autres entreprises à divulguer des informations de cette nature.
• Si vous obtenez par inadvertance des informations confidentielles ou privées d’un concurrent ou d’un tiers sans autorisation, vous ne devez pas les diffuser au sein de Kyriba et vous devez immédiatement contacter le service juridique de Kyriba à l’adresse [email protected].

Contributions politiques

• Sauf approbation préalable du Président-directeur général et du service de conformité juridique, et conformément à la politique de l’Entreprise, l’Entreprise interdit les contributions politiques (directement ou par l’intermédiaire d’associations professionnelles) de la part l’Entreprise ou de ses filiales. Cela comprend : (a) toute contribution de fonds de l’Entreprise ou d’autres biens à des fins politiques ; (b) encourager les employés à faire une telle contribution ; ou (c) rembourser une contribution à un employé. Vous pouvez également vous référer à la Politique de conformité aux lois anti-pots-de-vin et anticorruption de Kyriba pour plus d’informations sur ce sujet.
• Chaque employé est libre de faire des contributions politiques personnelles avec ses propres fonds comme bon lui semble.

Contributions caritatives

• Kyriba soutient les dons caritatifs et les employés sont autorisés à effectuer des contributions caritatives à titre individuel. Toutefois, il est interdit de donner, directement ou indirectement, des objets de valeur (y compris les dons caritatifs ou le parrainage d’événements) à un particulier, à une entreprise ou à une entité dans le but de l’inciter indûment à faire des affaires. Nous ne plaidons pas pour ou contre un don sur la base d’attentes concernant les affaires passées, actuelles ou futures, car cette pratique est inacceptable. Nous ne devons pas solliciter de contributions de la part de nos partenaires commerciaux pour des collectes de fonds caritatives ou des activités de membres de l’équipe. Nous devons nous abstenir de toute sollicitation qui pourrait amener nos partenaires commerciaux à se sentir obligés de faire des contributions afin de conserver notre relation d’affaires. Vous pouvez également vous référer à la Politique de conformité aux lois anti-pots-de-vin et anticorruption de Kyriba pour plus d’informations sur ce sujet.

Discrimination, harcèlement et intimidation

• Chez Kyriba, nous traitons toutes les personnes avec le plus grand respect et la plus grande dignité. L’Entreprise apprécie la diversité de ses employés et a conscience qu’il s’agit d’un atout considérable. Nous nous engageons avec fermeté à assurer l’égalité des chances dans tous les aspects de l’emploi et ne tolérerons ni discrimination ni harcèlement illégal fondé sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l’origine nationale ou toute autre caractéristique. Toute mesure préjudiciable prise en se fondant sur ces catégories ou toute autre caractéristique protégée constitue une violation directe du présent Code.
• L’intimidation est un type de comportement visant à brimer, offenser, rabaisser ou humilier une personne ou un groupe de personnes. Sur le lieu de travail, l’intimidation comprend les actes ou la violence verbale qui peuvent blesser une personne sur le plan émotionnel ou psychologique ou nuire au travail de la victime. Kyriba ne tolérera aucune forme d’intimidation dans le cadre de ses activités. Pour de plus amples informations, veuillez consulter le service des ressources humaines et le manuel de l’employé correspondant.
• Si vous constatez des cas de non-respect du présent Code ou de nos politiques sur l’intimidation, la discrimination ou le harcèlement, ou si vous devez les signaler, vous avez la responsabilité de le faire, dans la mesure où la loi le permet, par l’intermédiaire de la ligne d’assistance éthique de Kyriba ou en contactant votre responsable, le service des ressources humaines ou le service de la conformité juridique.

Environnement, santé et sécurité

• Kyriba s’engage à avoir un impact positif grâce à son programme sur les enjeux environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG), qui prévoit des actions visant à faire le bien pour nos employés, nos clients, nos communautés et la planète. L’entreprise s’efforce d’offrir à chaque employé et dirigeant un milieu de travail sain et sécuritaire. Il incombe à chaque employé et dirigeant de maintenir un milieu de travail sain et sécuritaire pour tous les collaborateurs en suivant les règles et pratiques en matière d’environnement, de sécurité et de santé et en signalant les accidents et blessures, ainsi que l’équipement, les pratiques et les conditions présentant un danger. La violence, les comportements menaçants et l’usage de drogues illégales ou de substances illicites ne sont pas autorisés.
• Si vous avez des doutes sur vos obligations ou si vous devez signaler des cas de non-respect des lois et règlements en matière d’environnement et/ou de santé et de sécurité, vous devez contacter, dans la mesure où la loi le permet, la ligne d’assistance éthique de Kyriba ou votre responsable ou le service des ressources humaines. Pour plus d’informations sur les efforts de Kyriba en matière d’ESG, consultez le site Web de Kyriba sur son programme ESG.

Lutte contre l’esclavage et la traite des êtres humains

• Kyriba s’engage en faveur d’un environnement de travail exempt de tout forme de traite des êtres humains et d’esclavage. Kyriba ne tolérera ni n’excusera la traite des êtres humains ou l’esclavage dans aucune partie de notre structure mondiale, parmi nos tiers ou dans notre chaîne d’approvisionnement. Nous attendons des parties avec lesquelles nous travaillons qu’elles respectent les mêmes normes élevées et nous sommes déterminés à faire en sorte qu’il n’y ait pas d’esclavage ou de traite des personnes dans notre activité. Les employés, sous-traitants, vendeurs, fournisseurs, partenaires et autres personnes par l’intermédiaire desquels Kyriba exerce ses activités doivent éviter toute complicité dans toute pratique qui équivaut à la traite des personnes ou l’esclavage.

Liberté d’Association et de Négociation Collective

• Kyriba respecte le droit de ses employés de décider de s’associer légalement, de former, d’adhérer ou de s’abstenir d’adhérer à des organisations de leur choix et de participer à des négociations collectives conformément aux instruments internationaux reconnus et aux lois et réglementations locales applicables, sans crainte de représailles, d’intimidation ou de harcèlement.

Respect des lois, règles et règlements applicables

• En tant qu’Entreprise mondiale, nous nous conformons et obéissons aux lois, règles et règlements applicables des villes, États et pays dans lesquels nous exerçons nos activités. Si vous avez des doutes ou des questions sur une loi ou un règlement particulier, consultez les pages dédiées à la conformité réglementaire et juridique du site intranet pour connaître les politiques de notre Entreprise ou demandez conseil à vos supérieurs hiérarchiques, à vos responsables ou à tout autre membre du personnel concerné.

Influence indue sur la conduite des auditeurs

• Nous ne prenons aucune mesure, directe ou indirecte, pour contraindre, manipuler, induire en erreur ou influencer frauduleusement les auditeurs indépendants de l’Entreprise dans le but de falsifier les états financiers de l’Entreprise. Les actions interdites comprennent, sans s’y limiter, les mesures prises pour contraindre, manipuler, induire en erreur ou influencer frauduleusement un auditeur à : (1) publier ou republier un rapport sur les états financiers de l’Entreprise qui n’est pas justifié dans les circonstances (en raison de violations importantes des principes comptables généralement reconnus, des normes de vérification généralement reconnues ou d’autres normes professionnelles ou réglementaires) ; (2) ne pas effectuer de vérification, d’examen ou d’autres procédés requis par les normes de vérification généralement reconnues ou d’autres normes professionnelles ; (3) ne pas retirer un rapport émis ; (4) ne pas communiquer les problèmes au comité de vérification de l’Entreprise.

Intégrité financière et signalements

• Des registres financiers et commerciaux exacts et fiables sont d’une importance cruciale pour le respect des obligations financières, juridiques et commerciales de Kyriba. Tous les livres, registres, comptes et états financiers de l’Entreprise doivent être tenus de façon suffisamment détaillée, consignés avec exactitude et en temps opportun, refléter avec justesse les opérations de l’Entreprise, être présentés sans tarder conformément aux lois et règlements applicables et être conformes tant aux exigences juridiques qu’aux politiques et au système de contrôles internes de l’Entreprise.
• Si vous doutez de la légitimité d’une dépense, veuillez consulter le service de la comptabilité de l’Entreprise pour connaître les directives des politiques.

Formation annuelle et attestation

Afin de garantir le respect du présent Code de déontologie commerciale, l’Entreprise exige que tous les employés et dirigeants suivent une formation annuelle au Code de conduite et d’éthique, attestent l’avoir examiné et reconnaissent chaque année, par écrit, l’avoir bien compris et y souscrire.

Annexe A:

Numéros de téléphone de la ligne d’assistance mondiale éthique de Kyriba

Numérotation directe aux États-Unis

À partir d’une ligne extérieure, composez directement le numéro de votre site :

États-Unis 1 (844) 869-8671

Accès direct depuis la France

À partir d’une ligne extérieure, composez le numéro d’accès direct de votre site :

France (France Télécom) 08 00 99 00 11

France (Paris uniquement) 08 00 99 01 11

France 08 00 99 10 11

France 08 00 99 11 11

France 08 00 99 12 11

France (Télécom Développement) 08 05 70 12 88

À l’annonce en anglais, composez le : 844‐869‐8671

Accès direct depuis Hong Kong

À partir d’une ligne extérieure, composez le numéro d’accès direct de votre site :

Hong Kong 800-93-0226

Hong Kong 800-96-1111

À l’annonce en anglais, composez le : 844-869-8671

Accès direct depuis le Japon

À partir d’une ligne extérieure, composez le numéro d’accès direct de votre site :

Japon (NTT) 0034‐811‐001

Japon (KDDI) 00‐539‐111

Japon (Softbank Telecom) 00‐663‐5111

À l’annonce en anglais, composez le : 844‐869‐8671.

Accès direct depuis Singapour

À partir d’une ligne extérieure, composez le numéro d’accès direct de votre site :

Singapour (StarHub) 800‐001‐0001

Singapour (SingTel) 800‐011‐1111

À l’annonce en anglais, composez le : 844‐869‐8671.

Accès direct depuis le Royaume-Uni

À partir d’une ligne extérieure, composez le numéro d’accès direct de votre site :

Royaume-Uni (British Telecom) 0‐800‐89‐0011

À l’annonce en anglais, composez le : 844‐869‐8671.