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Centralisez les paiements avec une In-House Bank pour optimiser pleinement le fonds de roulement

Les équipes de trésorerie modernes disposent des outils et structures pour les accompagner dans une économie mondialisée ; face aux perturbations de la chaîne d’approvisionnement et à la diminution des flux de trésorerie, la trésorerie peut tirer parti de l’In-House Bank (IHB) et d’un hub de paiements pour optimiser le fonds de roulement et leur liquidité.

Cet eBook met en évidence trois domaines dans lesquels une IHB peut améliorer le fonds de roulement grâce à la centralisation et à la normalisation :

  • Être prêt pour la mise en place d’un programme de fonds de roulement
  • Savoir quand payer les fournisseurs
  • Savoir combien allouer aux programmes de fonds de roulement

Qu’est-ce que l’In-House Bank?

Services bancaires internes

L’environnement commercial mondial d’aujourd’hui, en constante évolution, exige que les équipes de trésorerie aient une visibilité complète de leur liquidité. Pour faire face aux défis liés à l’augmentation du nombre d’entités, des relations bancaires, des transactions internes et des prêts inter-entreprises, les trésoriers utilisent une structure d’In-House Banking pour centraliser les opérations quotidiennes et les flux de trésorerie de l’organisation.

L’In-House Bank (IHB) est un groupe ou une entité juridique au sein de l’organisation qui fournit des services bancaires tels que la gestion de trésorerie, les paiements pour le compte de (POBO), l’encaissement pour le compte de (COBO) et la gestion du fonds de roulement aux différentes unités commerciales de l’entreprise. En termes simples, une IHB centralise les flux et les soldes en exécutant toutes les transactions par l’intermédiaire de l’entité IHB opérationnelle désignée.

Avantages pour Votre Organisation

La mise en place d’une IHB peut apporter des améliorations dans la plupart, voire toutes les zones de votre entreprise. Grâce au netting intra-groupe, une IHB peut centraliser tous les flux internes via l’entité désignée pour simplifier la structure de paiement de l’entreprise et réduire les volumes de paiement. Les paiements et les versements vers/depuis des tiers fonctionnent de manière similaire :

  • POBO: (Paiement pour le compte de): Les transactions sortantes sont exécutées par l’entité IHB pour le compte des filiales, puis débitées sur le compte courants (interco) des filiales.
  • COBO: (Encaissement pour le compte de) : Les encaissements sont reçus sur le compte bancaire de l’IHB pour le compte des filiales, puis crédités sur le compte courant (interco) des filiales.

Flux d'information dans une entreprise disposant d'une banque interne

Outre la simplification des transactions internes et externes, les structures d’In-House Banking offrent de nombreux avantages pour les grandes organisations mondiales.

Il est à noter que de nombreux trésoriers ont récemment fait de l’optimisation du fonds de roulement un point central pour l’avenir, étant donné que les perturbations de la chaîne d’approvisionnement de l’économie actuelle persistent. Le reste de cet ebook discutera de la manière dont la centralisation des paiements via une IHB peut améliorer le fonds de roulement et garantir que votre entreprise tire le meilleur parti de votre liquidité pour votre croissance future.

Centralisation des transactions sortantes avec une centrale de paiements

Centre de paiement

Avant d’évoquer comment les processus de fonds de roulement et la prise de décision peuvent s’améliorer avec l’In-House Banking, il est important de comprendre comment une centrale de paiements peut être introduit avec l’aide de la mise en place d’une In-House Bank.

Les entités mondiales effectuent souvent des paiements au même fournisseur tiers depuis leurs propres banques individuelles, ce qui crée une série de transactions complexe et inutile. L’introduction d’une IHB permet aux organisations d’utiliser un modèle POBO (Paiement pour le compte de) pour consolider et rationaliser les paiements effectués au même fournisseur.

Les organisations peuvent tirer de nombreux avantages en centralisant toutes les transactions sortantes de leurs filiales dont:

  • La réduction des frais bancaires associés aux paiements
  • La visibilité accrue sur les paiements et la liquidité
  • L’amélioration et une précision accrue des prévisions grâce à la visibilité sur les paiements
  • La réduction des coûts d’échec car les paiements sont effectués à partir d’un compte central
  • La réduction de liquidités bloquées car seule la centrale de paiements a besoin de conserver des liquidités

Centraliser toutes les transactions sortantes via une IHB peut améliorer les processus quotidiens qui ne sont pas uniquement liés aux paiements. Un domaine où les trésoriers réalisent des gains significatifs est la gestion du fonds de roulement. La centralisation des paiements avec une IHB peut optimiser pleinement le fonds de roulement de votre organisation par:

  1. Une centrale de paiements intégrant un programme de fonds de roulement
  2. La centralisation des paiements permettant à la direction de déterminer quand payer les fournisseurs
  3. Une IHB facilitant la visibilité des liquidités pour déterminer le montant des fonds à allouer à votre programme de fonds de roulement

Une centrale de paiements en charge d’un programme de fonds de roulement

Programme de fonds de roulement

La standardisation et l’automatisation des flux de paiement via une centrale de paiements facilite la mise en œuvre d’un programme de fonds de roulement.

De nombreux prestataires de solutions de paiement et de gestion de trésorerie facilitent la standardisation et l’automatisation des processus de paiement. Le plus grand impact que les équipes de trésorerie peuvent attendre en automatisant les flux paiement est une visibilité accrue sur les décaissements et encaissements. Avec des données en temps réel sur les factures de l’ensemble du groupe, les équipes de trésorerie peuvent s’efforcer de raccourcir les cycles de facturation afin de pouvoir bénéficier de réductions en contre parti d’un paiement anticipé des fournisseurs.

Un récent rapport sur la comptabilité fournisseurs et le fonds de roulement a reconnu que 31% des participants constatent que l’acheminement manuel des factures pour leur paiement et leur approbation était un obstacle à la mise en place d’une remise pour paiement anticipé. Les processus manuels de comptabilité fournisseurs peuvent également entraîner des informations incomplètes/ manquantes sur les factures, la perte de factures, des exceptions de facturation et la réception décentralisée des factures, ce qui peut affecter la performance du fonds de roulement d’une organisation.

En général, standardiser et automatiser le processus du cycle de l’approvisionnement au paiement donnera une meilleure visibilité des finances de votre organisation et améliorera la relation avec les fournisseurs.

Les meilleures pratiques pour la standardisation des processus de paiement et l’améliorer du fonds de roulement sont:

  • Centraliser les processus de paiement et les reportings pour permettre aux équipes globales d’avoir une meilleure visibilité sur toutes les transactions sortantes. La centralisation facilite également la standardisation des processus et permet de s’assurer de la mise en place d’un workflow optimisé.
  • Numériser les processus de paiement pour obtenir des avantages significatifs lors de la mise en place d’un portail fournisseur. Communiquer efficacement avec les fournisseurs via un portail électronique permet à ces derniers de générer automatiquement des factures pour chaque nouvelle commande, de valider et d’accepter électroniquement les factures, et de suivre électroniquement le statut des commandes et des paiements reçus.
  • Développer un processus d’approvisionnement optimisé pour garder une trace de toutes les factures reçues et les rapprocher de son bon de commande pour générer de meilleures prévisions de trésorerie. Un processus d’approvisionnement efficace garantit également que votre organisation travaille avec des fournisseurs approuvés pour rester dans les limites des dépenses autorisées.
  • Créer un processus comptable fiable pour améliorer la visibilité sur le montant et la fréquence de paiement des fournisseurs. L’optimisation des conditions de paiement permettra à votre organisation de tirer le meilleur parti de votre programme de fonds de roulement et d’optimiser pleinement la liquidité.

Centraliser les paiements permet aux dirigeants de déterminer quand payer les fournisseurs

Centralisation des paiements

La centralisation du processus de paiement de votre organisation permettra aux décideurs de savoir quand est le meilleur moment pour payer les fournisseurs – et aussi quand ne pas le faire.

Les bonnes pratiques de création d’un workflow comptable pour optimiser les conditions de paiement peuvent aider dans le processus de détermination de la date de paiement aux fournisseurs. Dans le cas où une centrale de paiement est présente, les organisations peuvent tirer parti des paiements centralisés pour avoir une meilleure visibilité sur les transactions sortantes et, par conséquent, les flux de trésorerie.

Centraliser les paiements via une centrale de paiements et une IHB permet la mise en place de reportings consolidés, actualisés et à destination des équipes de trésorerie afin d’établir des prévisions avec plus de précision et de cohérence. La capacité de rapatrier des fonds locaux vers des pools de trésorerie régionaux augmente la confiance en la liquidité disponible de l’organisation, tout en permettant aux équipes de passer d’une visibilité des soldes ponctuels et de fin de mois à une visibilité en temps réel sur la liquidité. Avec des prévisions et des rapports fiables et à jour, les décideurs sont habilités à prendre des décisions plus éclairées pour améliorer les processus de fonds de roulement.

Une visibilité claire sur la trésorerie et les transactions sortantes permet aux équipes de trésorerie de savoir quand elles pourraient avoir plus de liquidités à allouer aux opérations de fonds de roulement. Avoir une vision claire et transparente des modèles de flux de trésorerie de l’organisation peut permettre aux équipes de négocier des conditions de paiement avec les fournisseurs, tout en ayant la confiance que les conditions de paiement suggérées sont en adéquation avec les liquidités disponibles de l’entreprise.

Optimiser les conditions de paiement permet aux acheteurs de bénéficier de, en fonction du type de programme(s) mis en œuvre:

  • Une augmentation des flux de trésorerie
  • Une réduction du risque de la chaîne d’approvisionnement
  • Une réduction du coût des marchandises vendues (CMV) et l’amélioration des marges
  • Un renforcement des relations avec les fournisseurs
  • Une amélioration des références en matière de responsabilité sociale d’entreprise (RSE)

Les programmes de fonds de roulement qui optimisent les conditions de paiement pour les acheteurs offrent également des avantages significatifs pour les fournisseurs:

  • Une réduction du délai moyen de paiement (DSO)
  • Une prévisibilité accrue des flux de trésorerie
  • Une réduction du risque de crédit d’entreprise
  • Un accès à une liquidité moins chère qui peut généralement être obtenue, car le coût est calculé sur la base du risque de l’acheteur et non du fournisseur

Un IHB donne la visibilité des liquidités nécessaires pour déterminer le montant des fonds à allouer à votre programme de fonds de roulement

Visibilité des liquidités

Centraliser les paiements via une In-House Bank augmente la fiabilité des rapports et prévisions de trésorerie pour déterminer les montants devant être alloués aux opérations de fonds de roulement.

Consolider des reportings émanant de systèmes disparates, de plusieurs banques et de différentes entités est un défi pour la plupart des organisations. Ainsi, sans une structure de paiement automatisée, les processus de trésorerie et de prévision peuvent souvent impliquer des efforts manuels sujets aux erreurs et incohérences. Si les informations sur la liquidité ne sont pas mises à jour en temps réel, la direction prend probablement des décisions basées sur des informations obsolètes, ce qui peut conduire à une allocation inappropriée des fonds. Un accès fiable et clair aux rapports assure que les équipes de trésorerie allouent stratégiquement le montant correct des fonds opérationnels à leurs opérations de fonds de roulement, en fonction des métriques qu’elles souhaitent optimiser.

Avoir des données fiables permet aux équipes d’être certaines que leurs budgets sont légitimes et que leurs plans de croissance sont sur la bonne voie. Un reporting précis et en temps réel des paiements est essentiel au succès d’un programme de fonds de roulement. En alliant la visibilité des liquidités et des processus de paiement centralisés, les décisions peuvent être prises à la volée.

Un autre élément à prendre en compte lors de l’évaluation des avantages d’une IHB est qu’une organisation peut consolider l’ensemble des comptes bancaires globaux à l’aide d’une IHB et de la centralisation des paiements. La fonction de consolidation de trésorerie d’une IHB peut améliorer la visibilité et les contrôles, permettant aux grandes entreprises de réduire le nombre de comptes nécessaires pour fonctionner efficacement. Un grand nombre de comptes bancaires peut souvent conduire à un programme de fonds de roulement inefficace, car la quantité de travail pour consolider les positions de trésorerie quotidiennes et générer les prévisions augmente avec le nombre de comptes. Réduire le nombre de comptes bancaires globaux par la création des pools de trésorerie permet aux dirigeants de mieux déterminer l’allocation des montants à destination d’un programme de fonds de roulement.

La consolidation de la trésorerie à travers des pools physiques et notionnels permet aux organisations d’avoir une vue d’ensemble de la trésorerie disponible à tout moment. La structuration de pools de trésorerie permet également aux dirigeants d’allouer un montant maximum au programme de fonds de roulement, car la visibilité accrue encourage les équipes locales à virer toute liquidité excédentaire vers les pools internes.

Enfin, la consolidation de trésorerie permet la mise en place de centres de trésorerie offshore, ce qui aide à améliorer la circulation des capitaux grâce à ces avantages:

  • Lois fiscales favorables
  • Risques réduits et potentiel de croissance plus grand
  • Économies pour l’entreprise
  • Protection des actifs en période d’instabilité

La technologie au cœur du succès d’une In-House Bank (IHB) et d’un programme de gestion du fonds de roulement

Technologie

L’utilisation d’un système de gestion de trésorerie (TMS) simplifie la mise en œuvre d’une In-House Bank et d’un programme de gestion du fonds de roulement pour optimiser pleinement la trésorerie et en tirer des gains maximisés.

Une IHB fiable et une centrale de paiements intègrent automatisée s’appuie généralement sur un TMS. La plupart des entreprises utilisent un TMS pour gérer les processus internes complexes de réception des relevés bancaires, de conversion de ces relevés et de création des écritures associées aux flux de trésorerie. Les processus potentiels de netting et les modèles « Pay-On-Behalf-Of » (POBO) et « Collect-On-Behalf-Of » (COBO) pour le compte de utilisent également des fonctionnalités du TMS que les banques ou les systèmes développés en interne ne peuvent pas gérer. Alors que les organisations peuvent créer une IHB manuelle, un TMS réduit le temps nécessaire pour démarrer un programme et simplifie sa mise en œuvre et sa maintenance.

Tous les éléments mentionnés précédemment permettent la mise en place d’opérations standardisées et optimisées . Tirer parti de la technologie pour créer une IHB fructueuse contribuera à un programme de gestion du fonds de roulement rentable qui peut également être amélioré grâce à l’utilisation d’un système tiers. Un TMS peut aider à créer des workflows standardisés, faciliter les connexions avec un établissement financier et créer un portail fournisseur performant pour la gestion du fonds de roulement de votre organisation. Sans technologie en place, le processus de construction d’un programme de gestion du fonds de roulement peut être difficile et chronophage. Tirer parti d’un système pour aider la direction à la création d’un programme sera apprécié à long terme et garantira d’excellentes fondations.

L’utilisation d’un TMS pour faciliter des processus tels que la gestion du fonds de roulement et les paiements apportera d’importants avantages aux équipes de trésorerie qui cherchent à libérer de la trésorerie et à réduire le risque de chaîne d’approvisionnement. La mise en œuvre d’un TMS permettra également d’automatiser d’autres opérations de trésorerie afin que les employés et la direction puissent se concentrer sur des initiatives stratégiques de croissance de l’entreprise. L’utilisation de la technologie pour optimiser les processus quotidiens de votre entreprise garantira que le succès futur s’appuie sur une structure fiable qui favorise l’innovation et l’optimisation.

En plus de l’automatisation, un TMS peut offrir les avantages suivants:

  • Connectivité multi-bancaire robuste
  • Contrôles sécurisés et processus prêt à l’emploi et standardisés
  • Optimisation des paiements mondiaux
  • Modèles et workflows de prévision de trésorerie
  • Gestion électronique des comptes bancaires
  • Fonctionnalités avancées de prêts inter-entreprises et de netting multilatéral.
  • Génération des écritures comptables étendues au sein de l’entreprise et inter-entreprises créées par une IHB