Success Story

IFPEN : de nouvelles énergies en gestion de trésorerie

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L’IFP Énergies Nouvelles (IFPEN) utilisait depuis 2011 une solution pour gérer ses opérations de trésorerie et même si celle-ci couvrait une partie des besoins de l’équipe finance, l’envie de modernité et le fait que l’application ne soit plus maintenue ont poussé la direction financière à changer.

Innover pour durer

IFPEN lance un benchmark en 2020 pour remplacer le logiciel de gestion de trésorerie afin de couvrir les besoins de mobilité des utilisateurs et se doter d’une solution technologique plus innovante pour accompagner les évolutions de l’entreprise.

« Quand il a fallu faire le choix du précédent outil en 2010, nous avions déjà consulté Kyriba mais nous n’étions pas prêts à basculer vers un modèle SaaS ; aujourd’hui cette technologie est nécessaire et fort présente dans l’écosystème. Ce sont les raisons pour lesquelles nous avons naturellement repris contact avec Kyriba », déclare Anne Pinchinat, Cheffe de Projet Informatique chez IFPEN.

En termes de fonctionnalités, l’équipe trésorerie utilisait la solution en place ; mais elle n’était plus maintenue par l’éditeur. De plus, l’organisation du télétravail était compliquée du fait du manque de portabilité de l’outil :

« Nous avions un impératif de changement de solution avant juillet 2022, renforcé par la volonté d’une plus grande souplesse pour les collaborateurs au niveau du télétravail ! L’ancien outil demandait une forte mobilisation des trésoriers pendant la pandémie, les équipes devaient venir au bureau pour gérer la trésorerie, valider et signer les paiements. » Isabelle Dudal, Responsable Métier Applicatif.

Au-delà du gain de mobilité pour les utilisateurs, IFPEN souhaitait également bénéficier d’une évolution technologique importante, de sécurité et de flexibilité pour gérer les opérations de trésorerie : « Lorsque le trésorier a un problème technique avec son outil de trésorerie, il ne doit pas attendre que le service informatique soit disponible pour le résoudre. Avec le modèle SaaS, tout est géré par l’éditeur et pour l’ensemble des clients ; c’est très important dans la gestion quotidienne de pouvoir se concentrer uniquement sur son métier ! » Isabelle Dudal.

La sécurité des résultats des recherches, cœur de métier d’IFPEN, est un enjeu majeur pour l’entreprise. Cet enjeu se répercute tout naturellement envers les éditeurs des outils qui accompagnent cet établissement public dans son développement. Anne Pinchinat : « Nous avons été accompagnés par notre RSSI (Responsable Sécurité du Système d’Information) sur la partie sécurité. Il a réalisé une analyse approfondie en soumettant un questionnaire technique. La note de Kyriba a montré que le niveau de sécurité était à un niveau important, voire très important. »

La solution de gestion de trésorerie Kyriba est en production chez IFPEN depuis juin 2022 pour le Cash Management, le Cash Forecasting, les Paiements, le Cash Accounting et la Réconciliation. Aujourd’hui, quatre personnes utilisent Kyriba au quotidien pour les opérations de trésorerie, ainsi que plusieurs personnes qui ont un accès pour valider les paiements.

Appui au Secteur Public

L’IPFEN est un Etablissement Public à caractère Industriel et Commercial (EPIC) mais qui fonctionne comme une société privée pour sa gestion de trésorerie.

Depuis novembre 2020, l’ordonnance 2020-1496 fixe le principe de à centralisation de l’ensemble des flux de trésorerie de tous les Etablissements Publics au niveau du Trésor Public, alors que celui-ci n’utilise pas encore le protocole de communication bancaire EBICS. Sans attendre la mise en place des contrats EBICS à la DGFIP, IFPEN a engagé le projet de refonte de son système de gestion de trésorerie en août 2021. Anne Pinchinat : « Quand notre Direction Financière nous a dit de lancer le projet, il a fallu aller très vite car nous avions comme deadline juin 2022. »

Pour tenir les délais, l’équipe projet IFPEN contractualise via la centrale d’achat UGAP (Union des Groupements d’Achats publics ) auprès de Kyriba et demande à ce que les équipes se mobilisent rapidement: « Nous savions que Kyriba répondait à nos attentes sur les questions de gain de temps, d’automatisation et de reporting. Mais nous voulions surtout la garantie de nouvelles fonctionnalités, une maintenance déportée et de l’évolutivité. » Anne Pinchinat.

Pour se faire accompagner dans le déploiement de la solution Kyriba, IFPEN a mené un appel d’offres public d’Assistance Technique : « la phase de mise à œuvre a été réalisé avec un intégrateur certifié, ancien trésorier qui connaissait très bien la solution Kyriba ; cela a été un facteur clé de succès. Si nous avons réussi à mettre en place la solution en trois mois, c’est grâce à la qualité de l’intégrateur, de la relation commerciale avec Kyriba, et la maîtrise du métier et des processus chez nous, » précise Anne Pinchinat.

Les délais tenus, ce premier lot est un succès à la fois pour des raisons fonctionnelles mais aussi d’intégration : « avec Kyriba, nous partons toujours du principe que tout est possible ! Le paramétrage est flexible et nous ne rencontrons pas de blocage pour mener à bien la mise en place de certains processus, notamment pour l’ajout de signataires. », commente Floriane Schost, Cheffe de Projet Informatique chez IFPEN et Responsable Système d’Information Applicatif de Kyriba à son déploiement.

Depuis juillet 2022, l’équipe travaille sur le lot 2 avec l’ajout de nouvelles fonctionnalités afin de réduire les saisies manuelles et automatiser l’ensemble des paiements.

Prochaines étapes et beta testeur pour le secteur public

IFPEN continue de déployer la solution Kyriba au sein de son organisation et accompagner le Trésor Public pour son passage sur Ebics, comme beta testeur. En effet, l’IFPEN teste les paiements domestiques et SEPA zone EURO depuis début juillet 2023. A partir de cette date, tous les paiements de cette nature sont émis via le Trésor Public, la dérogation obtenue précédemment devient caduque.

D’autre part, les équipes réfléchissent à la généralisation des paiements avec Kyriba : « notre projet de gestion de trésorerie évolue constamment car nous avons des contraintes publiques à assimiler du fait de notre statut. Cependant, quand tous les chantiers obligatoires seront terminés, nous souhaitons travailler sur le Budget et les reportings. Entre temps, il faudra aussi gérer le paiement des salaires avec le Trésor Public, avec les notions d’accès et de confidentialités. », conclut Floriane Schost.

A plus long terme, IFPEN prévoit l’intégration d’une nouvelle solution ERP avec Kyriba.

A propos de IFP Énergies Nouvelles :

IFP Énergies nouvelles (IFPEN) est un acteur majeur de la recherche et de la formation dans les domaines de l’énergie, du transport et de l’environnement. De la recherche à l’industrie, l’innovation technologique est au cœur de son action. IFPEN intervient dans quatre grands domaines : climat, environnement et économie circulaire ; énergies renouvelables ; mobilité durable ; hydrocarbures responsables.

IFPEN dispose d’un savoir-faire éprouvé sur l’ensemble de la chaîne de valeur allant de la recherche fondamentale jusqu’à l’innovation. Son financement est assuré à la fois par le budget de l’État et par des ressources propres, provenant de partenaires industriels. Ces dernières représentent plus de 50 % du budget total d’IFPEN, une configuration quasi unique en France.