Recticel : automatiser et rationaliser

Choisir la bonne solution
En 2016, la société Recticel se lance dans un vaste processus de sélection auprès d’éditeurs. À la suite de la rédaction d’un RFP – Request For Proposal – complet décrivant les processus de travail, les systèmes utilisés et le type de système souhaité capable d’évoluer dans le temps, une première liste de cinq fournisseurs est définie ; au fur et à mesure, deux finalistes rentrent en discussion sur la partie commerciale et les sujets liés à l’implémentation. A ce stade, le modèle SaaS – Software as a Service – n’est pas un point différenciant, même si la direction des systèmes d’information de Recticel était favorbale à la technologie.

Automatiser les tâches, rationaliser les processus
La réconciliation journalière réalisée avec l’ancien système prenait beaucoup de temps avec une automatisation d’environ 60% ; les données devaient être extraites d’Isabel avant d’être intégrées dans le système de trésorerie pour une première réconciliation. En choisissant une nouvelle solution, Recticel fait le choix de centraliser tout d’abord les données pour bénéficier d’une vue globale des datas tout en gagnant en rapidité d’exécution, en sécurisant les flux et en réduisant autant que possible les processus manuels. L’intégration des relevés s’est portée sur la mise en place de Swift Alliance Lite2 pour bénéficier d’un seul canal de réception. « Avec Kyriba, nous avons réduit de 50% le temps de réconciliation : les extraits sont automatiquement rentrés dans le système pour l’ensemble des filiales. Pour les tickets de deals de change, les flux sont directement intégrés dans le système ; seule une étape d’approbation du deal est nécessaire, mais à terme le flux miroir sera également automatisé pour réduire à 90% le temps d’intervention manuelle. Seuls quelques points de contrôle seront maintenus. »

Désormais, le processus demande seulement un contrôle de routine et une vérification dans le cas de rejets. « La réconciliation est très rapide, et pas seulement pour l’entité de trésorerie ; l’ensemble des entités est réconciliée grâce à une règle puis l’intégration des prévisions à Court Terme pour connaître la position bancaire avant le transfert des comptes maîtres. Cela représente en tout et pour tout une heure ; auparavant il fallait un minimum de 2 heures ! Du temps est donc libéré pour travailler sur les reportings, les analyses, les couvertures de change, le support aux filiales et auprès des services Taxes. »

Anticiper et bien se faire accompagner
NX Partners accompagne Recticel sur le déploiement de la solution Kyriba. « Avant même notre choix, NX a répondu à toutes nos questions. Les équipes nous ont rassurées et elles se sont montrées très proactives ; elles savent écouter, posent des questions, anticipent les scénarii et surtout elles ont une très bonne compréhension de nos problèmes. »

La mise en place des contrats Swift a pris du temps pour des raisons administratives qui sont souvent sous-estimées. « Si les contrats Swift ne sont pas dûment complétés, il n’est pas possible d’accéder à la base test des banques. Pourtant, nous avions reçu notre BIC très rapidement mais par la suite les allers-retours avec les banques ont pris beaucoup de temps. Certaines ont été assez réactives mais ce n’est pas une généralité ! »

Dans la mise en place d’un projet de ce type, il est important de prendre en compte l’environnement du projet : que ce soit les partenaires internes mais aussi les partenaires externes.

Gérer la conduite du changement
Au-delà de la mise en place d’un nouveau système et de nouveaux processus, il est important d’accompagner le changement auprès des équipes ; c’est un facteur de réussite en faisant prendre conscience aux équipes que les méthodes et les habitudes de travail évoluent mais surtout leur expliquer le pourquoi et ce que cela va permettre. « Tout passe par la communication et le partage d’informations ; d’abord avec les responsables de services et ensuite avec les opérationnels – il ne faut oublier personne et surtout les former ! ». L’équipe de management de Recticel a été impliquée avec une volonté forte de réorganiser et d’améliorer les processus pour bénéficier d’informations pertinentes en temps réel. « Nous remettons tout en cause en récrivant les procédures, en modifiant la façon de travailler, en positionnant de nouveaux points de contrôle … ce que nous ne faisions pas auparavant. »

Pour les filiales, la solution permet de bénéficier d’informations en temps réel alors qu’auparavant les positions étaient envoyées par email toutes les semaines ou une fois par mois. Désormais, les positions sont disponibles à n’importe quel moment. « C’est une vraie avancée et cela nous permet de prévoir la mise en place d’un cash pooling. »

Le déploiement d’un tel projet ne doit pas être sous-estimé et doit prendre en considération les ressources nécessaires : « disposer d’une équipe dédiée est synonyme de réussite ! Sinon, il est impératif d’allouer les ressources et le temps nécessaire. »

Prochaines étapes
L’équipe trésorerie de Recticel souhaite tout d’abord prendre le temps de stabiliser le système et développer les connections avec les systèmes environnants. À moyen terme, Recticel va mettre en place la solution de Cash Forecasting. À plus long terme, Recticel souhaite implémenter une Payment Factory pour rationaliser les comptes bancaires et utiliser un seul compte pour l’ensemble du groupe. « C’est un projet à plus long terme mais nous sommes confiants car nous avons un outil qui nous permet d’envisager l’avenir sereinement. »

NX Partners
Les consultants de NX Partners sont contents d’avoir pu travailler ensemble avec les équipes de trésorerie et de Shared Service Center de Recticel. C’était un projet de grande envergure, parfois avec des problématiques. Pourtant les défi s rencontrés ont été chaque fois résolus grâce à la très bonne coopération entre les équipes internes et externes. Le fait d’avoir été géographiquement proche de Recticel a encore contribué à forger une relation de qualité avec ses collaborateurs. NX Partners est un cabinet de consulting indépendant, fondé par des professionnels issus des Big Four. La vocation de l’entreprise est d’accompagner ses clients dans leurs divers projets de gestion financière et de trésorerie. Depuis 2015, NX Partners jouit d’un partenariat privilégié avec Kyriba. Afin de reconnaître ses efforts de développement sur le marché Benelux, Kyriba lui a offert le prix Europe Emerging Partner en automne 2017.