Les risques de ne pas adopter une solution de gestion de trésorerie (TMS)

Lorsqu’on évalue la mise en œuvre d’une solution de gestion de trésorerie (TMS), il y a toujours la question inévitable du « pourquoi ? » Chaque entreprise dispose de processus en place qui ont fonctionné jusqu’à présent, alors pourquoi devrions-nous remplacer ce qui est bien en place aujourd’hui ?

Bien que les processus actuels aient fonctionné jusqu’à présent, il existe de nombreux risques liés au maintien de pratiques de trésorerie manuelles et disparates qui peuvent avoir un impact sur la réputation et les résultats financiers de l’entreprise. Dans ce blog, qui fait partie de notre série value engineering, nous explorons certains des principaux risques qui sont souvent négligés lors de l’évaluation de l’état actuel par rapport à la cible avec un futur logiciel de gestion de trésorerie.

Manque de visibilité de la liquidité globale sans logiciel de trésorerie

Les directeurs financiers sont confrontés à des décisions quotidiennes qui peuvent avoir un impact sur la stabilité financière et la pérennité de leur organisation. Ils ont besoin d’accéder à des informations précises et fiables sur la position de liquidité mondiale de l’entreprise pour assurer l’efficacité et l’alignement sur les objectifs stratégiques.

Les facteurs économiques, politiques et sociaux en constante évolution créent des conditions volatiles qui se traduisent souvent par de courtes fenêtres de prise de décision. Le trésorier doit être capable de fournir des informations à jour à tout moment et avoir la certitude que les informations sont complètes et exactes.

Sans une solution de gestion de trésorerie, les données sont souvent obsolètes, ou les conditions du marché peuvent avoir changé d’ici à ce qu’elles parviennent au directeur financier. Cela peut entraîner de passer à côté d’une opportunité commerciale stratégique.

En plus du risque de retards dans la prise de décision, il existe également un risque accru d’erreurs humaines. Les erreurs de saisie, les erreurs de formule et les corruptions de fichiers sont tous des risques qui pourraient entraver la capacité du trésorier à fonctionner efficacement sans affecter le résultat final de la société ou sa réputation.

En tant qu’ancien responsable financier, j’ai travaillé dans une organisation qui surveillait de près l’exécution des paiements pour se conformer aux covenants financiers. Avant l’adoption d’un logiciel de trésorerie, cela nécessitait des vérifications manuelles intensives et une sélection manuelle des paiements chaque fin de mois ou de trimestre.

Bien que des politiques et des procédures étaient en place pour garantir que seuls les paiements approuvés étaient traités, cela arrivait au dernier moment avec des e-mails demandant de retenir ou d’envoyer en urgence des paiements. Dans un cas, cette pratique a entraîné l’envoi d’un paiement de 2,5 millions de dollars sans l’approbation du directeur financier d’une division.

Une solution de gestion trésorerie avec une analyse systématique de la liquidité disponible et des contrôles de paiement aurait empêché la libération de ce paiement, sauvant ainsi l’entreprise et la carrière du trésorier.

Pérenniser l’activité sans solution de gestion de trésorerie

Les entreprises avec un processus de trésorerie obsolète ne peuvent pas optimiser leur capital humain, ce qui entraîne souvent une satisfaction réduite des employés, un taux de rotation élevé et une incapacité à attirer, développer et à faire croître les talents. Le coût associé à la formation continue du personnel, ainsi que l’efficacité opérationnelle réduite due à la rotation du personnel, doit être évalué.

De plus, le potentiel d’une augmentation des frais généraux doit également être évalué lors de l’analyse de la capacité de la structure actuelle à soutenir une croissance continue et une expansion. Comment l’organisation gérera-t-elle ses activités avec une croissance de 10%, 20% ou 30% avec la structure d’équipe actuelle ?

L’automatisation des processus grâce à la technologie offre un avantage concurrentiel stratégique en matière de fidélisation et de développement des talents, réduisant le risque de rotation du personnel, ainsi que le risque organisationnel lié à une dépendance excessive à l’égard des experts.

Forte dépendance à l’égard des services informatiques 

Les services informatiques peuvent être surchargés et avoir du mal à fournir un support adéquat pour tous les projets et initiatives de l’entreprise. De plus, la menace constante des toutes dernières cyberattaques signifie que les services informatiques doivent constamment veiller à ce que leurs politiques, procédures et protections soient à jour.

Malheureusement, les demandes nombreuses et concurrentes peuvent entraîner des retards dans la maintenance des systèmes de la trésorerie notamment pour s’assurer que toutes les connexions bancaires-ERP sont chiffrées, contrôlées et évolutives pour des changements de contrepartie ou de réglementations.

La connectivité bancaire est l’une des demandes les plus compliquées et les plus chronophages que le département trésorerie puisse demander aux services informatiques. Lorsqu’une nouvelle relation bancaire est établie et qu’une connexion ERP doit être réalisée, les services informatiques internes peuvent passer jusqu’à 1 500 heures à développer, tester puis déployer des fichiers bancaires en coordination avec les équipes de mise en œuvre de la banque, pour un seul format.

Pendant cette période de transition, les services de trésorerie sont contraints de créer des solutions de contournement, ce qui peut entraîner des perturbations et risques opérationnels.

Pendant mon mandat en tant que responsable de la trésorerie, notre connexion bancaire-ERP a échoué et soudainement, les fichiers de paiement n’étaient plus traités. Le timing des paiements était essentiel pour maintenir les lignes de production pour nos clients.

Cette défaillance de fichier a mis l’un de nos clients en danger d’arrêt de la production en raison du non-paiement, ce qui nous aurait fait perdre notre statut de fournisseur privilégié et aurait pu nuire à notre réputation dans l’industrie.

Un logiciel de gestion de trésorerie avec un support mondial qui surveille et maintient en permanence les connexions et alerte de manière proactive les organisations en cas de problème aurait résolu ce problème plus efficacement.

Conformité et contrôles sans logiciel de gestion de trésorerie

Les exigences réglementaires et de conformité continuent d’évoluer, ce qui exerce une pression considérable sur le trésorier pour qu’il vérifie que ses processus et procédures de trésorerie sont à jour. S’assurer que toutes les obligations de reporting (OFAC, SOX, FBAR, KYC, audit interne/externe, etc.) sont respectées est une tâche laborieuse.

Avec une solution de gestion de trésorerie tous les rapports et pistes d’audit sont centralisés et systématiques. La validation des paiements via un TMS garantit que tous les paiements sont légitimes et répondent aux exigences réglementaires les plus récentes. Cela protège l’entreprise contre toute transaction qui ne respecte pas les politiques ou les directives réglementaires.

La standardisation des contrôles et la prise en charge des rapports de conformité permettent aux trésoriers et aux directeurs financiers de concentrer leur énergie sur des préoccupations plus stratégiques.

Prochaines étapes

Évaluer le risque associé au statu quo peut être un processus laborieux. Le changement fait peur et personne ne veut reconnaître les risques de ses processus actuels. Bien que certaines situations ou conséquences négatives ne se soient pas encore produites, avec des pratiques manuelles et disparates, il s’agit de savoir quand quelque chose va arriver et comment l’entreprise peut se protéger et rectifier la situation quand cela arrivera.

Étant donné que nous sommes souvent peu objectif quant à l’impact potentiel de nos processus de trésorerie actuels, de nombreuses organisations choisissent de demander une aide externe pour évaluer les risques associés à leur statu quo.