Conduire les roues du changement pour un meilleur contrôle et une plus grande efficacité à Tan Chong Motor Holdings

La diversification et la décentralisation exposent l’entreprise
Synonyme de marques telles que Nissan, Infiniti et Renault, la diversification des activités du groupe au fil des ans s’étend aujourd’hui bien au-delà de l’ensemble du spectre de l’automobile : assemblage et fabrication, vente et distribution, service et entretien, financement et leasing, assurance, éducation et recrutement. La complexité accrue de la gestion de multiples entités mondiales par le biais de partenariats stratégiques dans les domaines des voyages et du tourisme, de l’habillement, de l’énergie et des machines lourdes a conduit non seulement à une croissance rapide, mais également à une exposition importante aux fluctuations des taux de change.

« La gestion des opérations mondiales peut être une perspective décourageante pour toute équipe de trésorerie », a déclaré Wan Chun Shong, trésorier du groupe TCMH. « L’entreprise opère dans de nombreux pays et à travers plus de 100 filiales différentes, il est donc devenu impossible de maintenir un quelconque niveau de contrôle sur les liquidités du groupe. Nous avons plus de 600 comptes bancaires et avons hérité de neuf systèmes différents. Nous avons dû faire face à des ressources internes mal gérées qui se connectent chaque jour à 15 portails bancaires différents, certains comptes contenant des liquidités dont nous ignorions même l’existence. Ce modèle décentralisé a entraîné un traitement manuel chronophage et source d’erreurs, de sorte que nous avons inévitablement souffert d’une très mauvaise visibilité de l’argent liquide. »

Identifier les objectifs et planifier l’exécution
En 2016, il a été décidé que les avantages de l’automatisation des opérations de trésorerie et de la mise en oeuvre de processus standardisés faciliteraient la création de nouvelles opportunités et positionneraient la trésorerie comme le moteur stratégique de la croissance. Une évaluation détaillée des besoins de l’entreprise s’en est suivie, mettant l’accent sur une analyse coûts-avantages, suivie d’un examen des fournisseurs de technologie et de leur capacité à répondre aux besoins fonctionnels. Bien qu’il ait été relativement simple d’obtenir l’approbation du conseil d’administration, compte tenu des défis à relever, une analyse de rentabilité complète et une évaluation du marché ont été effectuées, y compris un examen approfondi de la gestion des projets des fournisseurs et des processus de mise en oeuvre.

« C’est une erreur courante de se concentrer uniquement sur la question de savoir si un fournisseur peut répondre aux besoins fonctionnels », a déclaré M. Wan. « Chacun a des besoins et des objectifs différents, et aucun système ne peut tous les satisfaire. En réalité, l’un des principaux facteurs de différenciation entre les fournisseurs se situe souvent au niveau de la livraison du logiciel. Il est donc impératif de définir un plan de projet détaillé à l’avance et de s’assurer que vous disposez des ressources et de l’expertise suffisantes de part et d’autre. »

À l’issue d’un processus de sélection rigoureux, TCMH a choisi Kyriba pour la gestion de trésorerie, les prévisions de trésorerie, la gestion des risques et la connectivité bancaire en utilisant SWIFT Alliance Lite2 for Business Applications. La combinaison offerte par les solutions de la suite a été jugée la plus adaptée pour numériser la fonction de trésorerie et ajouter une valeur stratégique à l’organisation.

La vision était dans le Cloud
« Nous avions besoin d’une solution sécurisée dans le Cloud qui nous permettrait de mieux contrôler nos finances, d’avoir une meilleure visibilité de l’argent liquide et de respecter nos obligations de conformité », a déclaré M. Wan. « Nous avions également besoin d’une connectivité bancaire étendue et de classe mondiale pour optimiser nos opérations de trésorerie dans toute l’ANASE, et après des recherches intensives, nous avons constaté que Kyriba dépassait nos exigences. »

Des rapprochements effectués en deux fois moins de temps
Aujourd’hui, l’entreprise commence à voir les résultats de l’automatisation de ses processus de trésorerie. TCMH est historiquement une entreprise conservatrice et l’équipe a été lente à s’éloigner de l’héritage manuel des tableurs. Cependant, le gain de temps est déjà incommensurable. Les rapprochements bancaires du matin sont effectués en moins de la moitié des quatre heures qui étaient nécessaires auparavant, et avec moitié moins de personnes.

Au moins une semaine par mois est désormais disponible pour se concentrer sur les détails de l’entreprise. Et nous pouvons utiliser le temps gagné et la visibilité accrue, tant sur les données actuelles que sur le prévisionnel, pour prendre des décisions stratégiques plus éclairées et plus pertinentes. La transparence est, quant à elle, nettement améliorée, non seulement en termes de visibilité sur les liquidités, dont la moitié ne reste plus inutilisée, mais aussi en ce qui concerne la disponibilité d’une piste d’audit fiable et la capacité à répondre aux exigences réglementaires.

Quelle est la prochaine étape ?
Une fois satisfait que la transition vers Kyriba de son équipe soit entièrement achevée, le prochain point à l’ordre du jour pour Wan est celui des paiements. Agissant comme une sorte de banque interne au groupe, Wan a instauré l’utilisation des paiements électroniques en interne, mais l’étendre à l’extérieur sera un grand pas. « La Malaisie est assez en retard en matière de paiements en ligne », explique-t-il, « puisque la plupart des entreprises utilisent encore les chèques. C’est une question que nous devrons vraiment aborder. TCMH est l’une des entreprises phares du pays. Nous sommes considérés comme un exemple pour les autres, et nous devons être à la pointe de la technologie financière. Nous poursuivrons notre partenariat solide avec Kyriba pour nous aider à atteindre l’objectif du gouvernement qui consiste à ce que toutes les entreprises suppriment les chèques d’ici 2020. »

À PROPOS DE TAN CHONG MOTOR HOLDINGS

Conglomérat et groupe automobile malaisien primé, Tan Chong Motor Holdings Sdn. Bhd (TCMH), a atteint un statut de classe mondiale après 50 ans d’évolution depuis sa création au début des années 1970. Bien que le siège social soit toujours fermement ancré sur son territoire d’origine à Kuala Lumpur, la société compte aujourd’hui plus de 13 000 employés travaillant pour 23 marques mondiales dans 15 pays à travers le monde, avec un chiffre d’affaires annuel dépassant les 4 milliards de dollars.