VALOREM : Énergie trésorerie, transition Cloud

La société VALOREM développe, construit et exploite des parcs photovoltaïques éoliens et hydrauliques ; pour acquérir le foncier afin de construire et exploiter les parcs, elle doit créer des sociétés qui fonctionnent en mode projet dont le processus peut varier de 4 à 7 ans ; chaque société dispose d’un compte bancaire pour les frais de fonctionnement auprès d’un des onze partenaires bancaires. En 2019, VALOREM constate que la solution de gestion de trésorerie en place devient impossible à maintenir pour gérer notamment la création de 60 nouvelles sociétés par an.

Vers une transition durable de la trésorerie

Peu malléable, l’outil de trésorerie utilisé depuis des années ne permet plus de gérer les sociétés du groupe dont les stades d’avancement sont différents avec une gestion du cash propre à chacune d’entre elle : « Du fait de notre activité, il était impossible de gérer la volumétrie importante des flux », déclare Valérie Thoumine, Adjointe Responsable comptable chez VALOREM. La solution de trésorerie en place générait beaucoup d’erreurs et d’échecs de communication bancaire : « nous gérons plus 265 comptes auprès de 11 partenaires bancaires ; c’est parfaitement gérable pour Kyriba mais cela représente un gros volume notamment pour la solution en place. »

Par ailleurs, les interfaces ne fonctionnaient pas correctement avec les solutions tierces ; les écritures bancaires s’arrêtaient à l’entrée du système comptable et cela nécessitait des interventions manuelles nombreuses afin de les intégrer : « nous perdions énormément de temps sur l’interface des écritures bancaires et nous passions autant de temps sur les interfaces qu’à la ressaisie des écritures. » D’autre part, VALOREM ne bénéficiait pas de visibilité sur la trésorerie du groupe et notamment le cash disponible nécessaire au financement de projet : « Le calendrier du closing financier est prévu en fonction de la trésorerie disponible à moyen terme et dans ce cadre il est primordial de disposer de très bonne visibilité. » Les impacts techniques étaient également importants : « Nous avions de vrais soucis de communication bancaire que nous ne constations qu’à postériori. Nous étions obligés de ressaisir les relevés à la main avec une perte de temps conséquente et un manque de fiabilité certain. »

Pour une gestion de trésorerie engagée

VALOREM a fait appel à son réseaux personnel et professionnel pour connaître les solutions de gestion de trésorerie et obtenir des références, tout en connaissant que le contexte particulier de son activité : « Nous sommes une ETI mais qui a tout d’une grande ! Nous n’avons pas la taille d’une grande structure mais nos besoins en termes d’outils sont similaires. Je pensais que la solution Kyriba était réservée aux grandes entreprises. » La société lance alors un appel d’offres pour une solution toute intégrée comprenant la communication bancaire, la gestion du cash et des paiements afin de ne pas multiplier les outils : « au-delà de l’évolution fonctionnelle recherchée, nous voulions une solution fluide pour la communication bancaire afin que les relevés bancaires soient correctement réceptionnés et intégrés tous les matins. » La solution doit couvrir les domaines de la communication bancaire, la gestion du cash et des prévisions, les paiements ainsi que la gestion des devises en anticipation de nouveaux pays à couvrir dans les prochaines années.

Par ailleurs, l’outil doit fonctionner en mode SaaS, déjà bien connu chez VALOREM : « Toutes les applications qui sont renouvelées chez VALOREM sont dans le Cloud ! D’une part, c’est l’un des critères car nous faisons beaucoup de télétravail; d’autre part et du point de vue finance, il n’est pas question de faire revenir au bureau un membre de la direction pour valider et signer les paiements ».

Le projet débute en octobre 2019 pour une mise en production dès mars 2020 avec l’un des partenaire Kyriba : « nous avons eu un consultant disponible et très pédagogue chez OGI avec une réelle approche métier. Le paramétrage peut sembler lourd mais il est solide et nous avons fait le choix de l’autonomie pour paramétrer à l’avenir les nouvelles banques, sociétés, etc. Nous sommes complétement autonomes. » VALOREM travaille également sur la mise en place des pouvoirs bancaires avec la définition de seuils et la double signature : « en contactant OGI sur le projet de la mise en place des pouvoirs bancaires, j’ai découvert que les courriers automatiques étaient disponibles. Nous avons autant d’ouverture que de fermeture de compte et je ne me voyais pas faire plus de 245 courriers !» La société étudie également le module Dette pour le financement des projets avec toutes les formes d’emprunts nécessaires à l’activité.

Le développement continu et intelligent

VALOREM travaille sur les rapports automatisés avec Kyriba Business Intelligence. Si le projet ne fait que débuter, la société personnalise déjà ses Dashboard en fonction de l’activité et des souhaits de l’équipe : « les rapports de base sont trop standards pour nous mais la BI de Kyriba est la solution idéale, je la conseille à tout le monde ! » Plusieurs rapports sont en cours de développement ou à l’étude : des rapports opérationnels qui donnent la photo à l’instant T de la gestion cash mais aussi des rapports plus stratégiques pour la Direction Générale. Selon Valérie Thoumine : « les Dashboard opérationnels sont vraiment la météo du cash management ! Mais nous travaillons aussi sur des rapports concernant les hypothèses de financement de différents projets ». Pour la Direction Générale, le service trésorerie est un véritable Business Partner pour piloter les activités futures du groupe. Grâce à la visibilité apportée et les prévisions à moyen et plus long terme, l’équipe trésorerie délivre des hypothèses financières sur les projets. « Avec la BI, nous sommes moins autonomes car l’outil est plus complexe et nécessite un accompagnement de Kyriba. Même si cela est peut-être frustrant, la BI de Kyriba est fiable et très solide pour nous permettre de piloter sereinement nos activités. »