Comment HCSC a-t-elle mis en place une équipe de trésorerie hautement performante ?

En investissant dans la technologie et notamment sa gestion de trésorerie, la société Health Care Service Corporation a amélioré sa visibilité sur la trésorerie et a réduit son fonds de roulement de 3,95 milliards de dollars.

Échappant à la corvée des processus manuels, l’équipe de trésorerie a été équipée des outils nécessaires pour fournir une aide à la décision avancée aux clients internes et assurer une consultation financière sur les projets stratégiques.

La société Health Care Service Corporation (HCSC) est la quatrième plus grande compagnie d’assurance santé des États-Unis, avec un chiffre d’affaires de 62 milliards de dollars. Société mutualiste, elle compte 16 millions d’assurés, 20 000 employés et plus de 30 filiales actives.

L’équipe trésorerie, qui compte 41 personnes, est chargée de gérer 14 relations bancaires et plus de 200 comptes bancaires. Elle supervise également 12 milliards de dollars d’actifs de gestion de trésorerie et d’investissement, ainsi que 120 milliards de dollars de transactions de trésorerie par an.

Trois facteurs de changement
La convergence de trois facteurs majeurs au début de cette décennie a donné l’occasion de transformer les opérations de trésorerie de HCSC. Ces facteurs comprenaient 1) l’Affordable Care Act (ACA), la loi américaine sur des soins de santé abordables, qui a eu un impact significatif sur les liquidités et la planification de la société, 2) la volonté de centraliser la trésorerie, en regroupant les fonctions de trésorerie de différentes filiales, et 3) l’exigence pesant sur le service de trésorerie d’agir en tant que conseiller stratégique auprès du directeur financier et d’autres dirigeants.

Un examen interne a mis en évidence plusieurs défis culturels et opérationnels qui empêchaient le service trésorerie de HCSC d’avoir un rôle plus stratégique. En voici quelques-uns :

• Un service en sous-effectif qui doit faire face à une lourde charge de travail
• Des processus manuels inefficaces pour les fonctions clés
• La réputation d’être un service toujours occupé, axé sur les processus

Transformation axée sur la trésorerie
Devant l’exigence d’avoir un rôle plus stratégique, l’équipe trésorerie de HCSC s’est lancée dans un programme de transformation qui avait des objectifs précis. Au départ, elle souhaitait améliorer la visibilité globale sur la trésorerie, renforcer les contrôles et accroître la productivité de l’équipe dans son ensemble. Elle souhaitait également élaborer un plan global de continuité des opérations, ainsi que coordonner toutes les opérations de trésorerie par le biais d’une plateforme centralisée.

Pour atteindre ses objectifs, l’équipe avait besoin du soutien d’un système de gestion de trésorerie (TMS) dans le Cloud avec des solutions intégrées sur une plateforme unique. L’équipe trésorerie de HCSC a choisi et mis en œuvre Kyriba, qui pouvait fournir des fonctionnalités Cloud intégrées pour la trésorerie, les prévisions, les paiements et le reporting, soutenues par une connectivité bancaire mondiale solide. Grâce à l’automatisation et à une meilleure aide à la décision, l’équipe trésorerie a pu se concentrer sur les initiatives stratégiques et consulter ses partenaires commerciaux.

Réalisation des objectifs stratégiques
Depuis qu’elle s’est lancée dans son programme de transformation, avec Kyriba comme catalyseur, l’équipe trésorerie de HCSC a atteint ses objectifs. Elle a atteint une visibilité globale totale, notamment sur la position de trésorerie automatisée, ainsi que le rapprochement, la comptabilité et le reporting.

De meilleures prévisions ont permis à l’équipe de réduire les soldes des fonds de roulement de catégorie 1 de 4 milliards à 50 millions de dollars. Grâce à Kyriba, elle peut prendre des décisions d’investissement plus stratégiques plus tôt dans la journée, ce qui se traduit par une augmentation de 5 % des rendements des investissements (les rendements à court terme ont augmenté de 40 millions de dollars, tandis que les rendements à long terme ont augmenté de 140 millions de dollars). HCSC a également réalisé 2,4 millions de dollars d’économies annuelles en frais bancaires, a établi un plan de continuité des opérations sécurisé et a automatisé de nombreuses opérations de trésorerie.

Reconnaissance du secteur
David Deranek, directeur des opérations de trésorerie chez HCSC, cherche avec son équipe à se lancer dans leurs propres programmes de transformation numérique et à intégrer l’automatisation et l’amélioration continue des processus dans leur culture de gestion de la trésorerie. Il conseille aux autres trésoriers de « créer une vision de l’efficacité de la trésorerie au sein de l’organisation. Il faut trouver les bonnes technologies et les bons partenaires bancaires pour mettre en œuvre les bonnes pratiques. »