Réduire le risque opérationnel en recourant à une technologie de gestion de trésorerie dans le Cloud

Une grande université privée repense son approche en matière de gestion de trésorerie dans le but d’optimiser son efficacité et de se protéger contre les pertes

Remarque : le client dont il est question dans cette étude de cas n’a pas pu être nommé publiquement conformément à la politique de l’université, mais le trésorier adjoint a accepté d’apporter son témoignage de manière anonyme.

Le client est une université privée emblématique du Nord-Est des États-Unis qui compte plus de 30 000 étudiants répartis dans une douzaine de grandes villes du monde. Outre une dotation de plusieurs milliards de dollars, l’université est également étroitement associée à un célèbre centre médical. Dans le but d’optimiser son efficacité, l’université doit appliquer les plus hauts standards en matière de sécurité, de conformité et d’efficacité pour gérer au mieux ses flux de trésorerie mondiaux et respecter ses obligations.

Dépendance excessive vis-à-vis des processus traditionnels

Pour pouvoir continuer à appliquer ces normes élevées, le trésorier adjoint de l’université savait, lors de sa première venue sur le campus, que des changements importants étaient nécessaires. À cette époque, le personnel de trésorerie s’appuyait sur deux outils traditionnels pour dresser un tableau de leur situation de trésorerie quotidienne dans plusieurs banques mondiales : les tableurs et les portails bancaires. Chaque matin, les membres de l’équipe de trésorerie devaient effectuer cette tâche qui prenait plusieurs heures. Non seulement cela était inefficace, mais créait également un risque opérationnel, tel que des erreurs manuelles et un risque lié à la dépendance à un poste clé, où seulement une ou deux personnes pouvaient comprendre le contenu des nombreux tableurs du service.

Dans son évaluation initiale des opérations de trésorerie de l’université, le trésorier adjoint souhaitait garder une longueur d’avance sur un autre problème : l’exposition potentielle à des menaces croissantes liées à la fraude et à la cybercriminalité. Lui et l’université avaient pour objectif d’améliorer les contrôles financiers dans toute l’organisation en vue de se prémunir contre la fraude interne et externe, telle que la fraude par e-mail professionnel, l’hameçonnage ou la compromission de comptes bancaires. Enfin, le trésorier adjoint a souhaité améliorer et tester son plan de continuité des activités (PCA), ayant en mémoire les dommages causés par l’ouragan Sandy en 2012 et ainsi le potentiel destructeur des catastrophes naturelles imprévues.

Simplification dans le Cloud

En tant qu’ancien consultant en gestion, le trésorier adjoint possédait une parfaite connaissance des processus et procédures à suivre, et était conscient de la place importante qu’occupait la technologie dans une entreprise moderne. Mais quelle technologie était en mesure de produire les meilleurs résultats ? Pour lui, seule une solution dans le Cloud simple, facile à utiliser et capable de gérer plusieurs activités à la fois et de l’aider à améliorer l’efficacité et la sécurité de l’entreprise pouvait répondre à ses attentes. Après avoir mené un examen approfondi des appels d’offres et discuté avec ses pairs, le trésorier a choisi Kyriba en raison de son approche simplifiée, de sa capacité à centraliser les opérations à l’échelle mondiale et de l’étendue de ses capacités intégrées, lesquelles peuvent évoluer selon les besoins du service. Il a également apprécié la forte présence de Kyriba sur le marché de l’éducation et le fait qu’on pouvait compter parmi ses clients l’Université Notre- Dame, l’Université Columbia et l’Université Johns Hopkins