Spotify : entre gestion de la musique et de la trésorerie

Innovation — Gestion saine de la trésorerie
En accord avec l’approche innovante de la société en matière de technologie et afin d’appuyer les défis associés à la gestion de la croissance exponentielle d’un service de musique numérique de renommée mondiale, l’équipe de trésorerie de Spotify a planifié un ambitieux projet de transformation en 2014 centré autour de la plateforme Kyriba. Tout a commencé par un examen et une rationalisation des relations bancaires de la société.

La stratégie du visionnaire du projet Johan Bergqvist consistant à sélectionner et à collaborer avec un nombre restreint de banques n’avait rien de conventionnel et a eu des retombées notables d’un point de vue relationnel et temporel. Au lieu d’effectuer un appel d’offre classique de services bancaires, Spotify a, avec le soutien d’un cabinet de conseil externe, procédé à une analyse des données afin d’identifier les banques ayant eu des appels d’offre concluants, dans des domaines pertinents pour Spotify. Ces banques ont été invitées à un atelier collaboratif dans un cadre où elles ont pu en apprendre davantage sur l’entreprise et discuter des exigences stratégiques de Spotify et de la manière dont les banques et leurs produits pourraient répondre à ces besoins. Une fois qu’elles ont pris connaissance des activités et des problèmes de Spotify, les banques ont pu se concentrer sur la manière d’optimiser les processus opérationnels, au lieu de répondre à un questionnaire de cinq pages sur des éléments déjà vérifiés.

Une fois la sélection effectuée, Spotify a dû, dès le départ, veiller à maximiser avec la plus grande efficacité la connectivité et l’évolutivité des banques à l’échelle mondiale. Le leadership innovant et stratégique de Bergqvist s’est tourné vers les modèles SaaS pour suivre la croissance rapide de son propre service Saas de musique. Le projet de transformation a ensuite été lancé après la décision de Spotify de rejoindre le réseau SWIFT.

Collaboration — Partager la vision
La clé d’un déploiement réussi résidait dans l’approche collaborative d’une équipe dynamique ayant saisi la vision et partageant un objectif commun. Du fait de son ampleur et d’un délai difficile à tenir, la mise en oeuvre du projet s’est déroulée en deux étapes. La première étape, menée par une équipe soudée d’experts en solutions de Kyriba et du consultant externe Covarius (www.covarius.com), s’est concentrée sur la construction de l’architecture de reporting bancaire via le service bureau SWIFT intégré de Kyriba, la mise en place des entités de Spotify pour s’aligner sur les cash pools mis en place au sein du groupe Spotify.

L’importation des paiements depuis la solution ERP
(Enterprise Resource Planning) principale et l’exportation du grand livre (GL) vers cette dernière, ainsi que les
fils d’information et une interface de plate-forme de transaction en ligne, ont été mis en place. Grâce à l’engagement et à l’implication étroite de l’équipe IT de Spotify, les interfaces ont été conçues et construites en un mois, ce qui a permis aux utilisateurs professionnels de se concentrer sur la tâche de paiement de bout en bout et de tester l’importation des relevés avec les banques.

Durant les ateliers sur site ayant eu lieu à Stockholm, l’équipe consulting a travaillé en étroite collaboration avec Spotify pour concevoir et tester les workflows basés sur l’automatisation SWIFT pour la définition de la position de trésorerie et le traitement des paiements. Les anciens processus de définition de la position de trésorerie sur tableur ont été mis hors service une fois que les flux bancaires automatisés ont été rapprochés avec le nouveau processus. La séparation des tâches intégrée dans les workflows de validation a été partagée de manière centralisée au sein de Kyriba entre l’équipe de trésorerie et le service comptabilité. Cela a permis d’améliorer la visibilité centrale et la sécurité des paiements, tout en réduisant la dépendance envers les logiciels spécifiques aux banques. Enfin, le workflow de rapprochement pour le jour précédent comprenant la catégorisation de la trésorerie et la mise en correspondance des transactions a permis à Spotify de publier quotidiennement des journaux GL pour toutes les activités bancaires dans le système ERP.

Atténuation des risques — Trésorerie et au-delà
Parallèlement au déploiement mondial de Kyriba afin de soutenir la vision de Bergqvist d’une payment factory centralisée dans le but d’accroître la sécurité et la visibilité de la trésorerie, la deuxième étape du projet a servi à étendre le périmètre fonctionnel. Afin d’atténuer les défis rencontrés par toute organisation mondiale travaillant dans plusieurs zones géographiques et avec différentes devises, Spotify et un de ses partenaires bancaires ont mis en place une solution de change guidée par un algorithme dans le Cloud qui supprime toute intervention humaine et permet ainsi de se concentrer sur les activités stratégiques et d’analyse. Le service de Trésorerie de Spotify utilise la fonctionnalité de comptabilité de couverture de Kyriba pour s’assurer que les produits dérivés utilisés pour couvrir l’exposition de change sont comptabilisés de manière correcte et efficace.

Expansion — Croître de manière déterminée
Reflétant les efforts et la vision de son équipe de trésorerie combinée à la mise en oeuvre flexible de Kyriba, Spotify dispose désormais de tous les outils nécessaires pour remplir sa mission dans un environnement en pleine expansion. En améliorant la visibilité grâce à une meilleure gestion de la trésorerie et à de meilleures pratiques comptables, tout en atténuant le risque de fraude et d’erreur humaine grâce à une payment factory centralisée, les contrôles financiers supplémentaires, les workflows standardisés et les pistes d’audit à l’échelle de la trésorerie ont contribué stratégiquement à la prochaine phase de croissance de Spotify et ont permis de réaliser la vision de Bergqvist concernant la mise en place d’une trésorerie de pointe.

À PROPOS DE SPOTIFY

Désormais disponible sur 61 marchés à travers le monde et offrant ses services à 140 millions d’utilisateurs actifs par mois, dont 60 millions d’abonnés payants, Spotify affirme que son partenariat avec la banque appropriée et une technologie de trésorerie ont permis à ses équipes internes de gagner en efficacité, de collaborer et de faire croître la société. Spotify tire parti des principales fonctionnalités de paiement en espèces et de transactions financières de Kyriba pour améliorer ses opérations de trésorerie centralisées.