Que sont les paiements d’entreprise ?

Les paiements d’entreprise, ou paiements B2B, font généralement référence aux transactions financières effectuées par une entreprise ou une société pour payer diverses dépenses liées à ses opérations commerciales. Ces paiements peuvent inclure les salaires, les primes et les avantages pour les employés, les paiements aux fournisseurs et aux vendeurs pour des biens et services, les impôts, les loyers ou les paiements de location pour des espaces ou des équipements de bureau, les primes d’assurance et d’autres dépenses.

La gestion efficace et sécurisée des paiements d’entreprise est cruciale pour la santé financière d’une entreprise. Des systèmes de paiement efficaces peuvent aider à améliorer la trésorerie, à réduire les risques de fraude et d’erreurs, et à garantir que l’entreprise peut répondre à ses obligations financières envers ses employés, fournisseurs et autres parties prenantes. 

Quels sont les types courants de paiements d’entreprise ?

Les paiements d’entreprise incluent généralement les types suivants :

• Paiements de trésorerie : prêts, dettes, investissements
  • Ces paiements sont importants pour la santé financière et la stabilité d’une entreprise. Les prêts et les dettes sont nécessaires pour que les entreprises financent leurs opérations, que ce soit pour acheter de nouveaux équipements, agrandir leurs installations ou rembourser des dettes existantes.
  • Les investissements, en revanche, sont essentiels pour que les entreprises accroissent leur richesse et génèrent davantage de revenus. En effectuant des investissements judicieux, les entreprises peuvent augmenter leurs bénéfices et étendre leurs opérations commerciales.
• Paiements fournisseurs ou Comptes fournisseurs (AP) : paiements qu’une entreprise fait à un fournisseur pour des biens ou services achetés
  • Ces paiements sont un élément critique du flux de trésorerie d’une entreprise, car ils garantissent que les fournisseurs sont payés à temps pour les biens ou services qu’ils fournissent.
  • En effectuant des paiements fournisseurs en temps voulu, les entreprises peuvent construire des relations plus solides avec leurs fournisseurs, négocier de meilleurs prix et assurer un approvisionnement régulier en biens et services pour la continuité des activités.
• Paiements fiscaux : paiements aux autorités fiscales pour remplir les obligations légales en matière de fiscalité
  • Ces paiements sont une partie essentielle des responsabilités financières d’une entreprise, et l’omission de les effectuer peut entraîner des sanctions légales et financières importantes.
  • Les paiements fiscaux peuvent inclure l’impôt sur le revenu, la taxe sur les ventes, la taxe foncière, et d’autres types d’impôts. En effectuant des paiements fiscaux précis et en temps voulu, les entreprises peuvent éviter des pénalités coûteuses et maintenir leur statut légal et financier.
• Paiements de salaire : montant qu’une entreprise paie selon des conditions convenues à ses employés en échange de la performance professionnelle
  • Ces paiements sont essentiels pour attirer et retenir des employés talentueux, car ils offrent un revenu stable et une sécurité financière. En effectuant des paiements de salaires à temps et du bon montant, les entreprises peuvent construire une main-d’œuvre motivée et productive, réduire le roulement de personnel et améliorer leurs performances globales.

Méthodes de transfert des paiements B2B

Les paiements B2B peuvent être effectués par divers moyens, tels que l’argent comptant, les chèques, les virements bancaires, les transferts électroniques de fonds (TEF), les cartes de crédit ou d’autres formes de paiement. Cependant, ils sont généralement transférés électroniquement par le biais de banques. Aux États-Unis et dans certains autres pays, les chèques sont toujours utilisés, tandis que les paiements ACH et les virements bancaires restent les méthodes les plus populaires.

De nouvelles méthodes de paiement B2B telles que les paiements en temps réel gagnent du terrain à l’échelle mondiale. Récemment, certaines entreprises ont également commencé à accepter les crypto-monnaies. Les virements bancaires peuvent être divisés en paiements nationaux et paiements transfrontaliers. Pour les paiements transfrontaliers, il y a généralement un risque de change associé.

Comment les entreprises gèrent-elles leurs paiements d’entreprise ?

Cela varie d’une entreprise à l’autre, mais il est courant que le propriétaire du processus d’affaires pour les paiements d’entreprise soit la trésorerie sous le management du directeur financier (DAF). Sans paiements reçus à temps et du bon montant, les entreprises peuvent faire face à des retards de livraison de fournisseurs ou à d’autres pénalités contractuelles qui mettent en danger toutes sortes d’activités commerciales.

Par conséquent, le processus de paiements B2B (y compris les réclamations et les comptes fournisseurs) est considéré comme un processus critique pour l’entreprise. Des systèmes de paiement efficaces peuvent aider à améliorer la trésorerie, à réduire les risques de fraude et d’erreurs et à garantir que l’entreprise peut s’acquitter de ses obligations financières envers ses employés, fournisseurs et autres parties prenantes.

Cependant, le traitement des paiements B2B reste inefficace dans de nombreuses entreprises, souvent pour les raisons suivantes :

Systèmes de back-office faits maison obsolètes et en silo : Les entreprises peuvent utiliser plusieurs systèmes pour différents types de paiements, tels que des systèmes distincts pour la paie, les paiements aux fournisseurs et les remboursements de frais. Cela peut entraîner des inefficacités et un manque de visibilité sur les processus de paiement globaux.

Processus manuels sans automatisation de bout en bout : Si les paiements sont traités manuellement, comme avec des chèques ou des factures papier, cela peut être long et sujet aux erreurs. Ces processus manuels peuvent nécessiter beaucoup de saisie manuelle de données, ce qui peut entraîner des erreurs de frappe, des informations incorrectes et des documents perdus.

Connectivité héritée avec les banques : Les systèmes de paiement peuvent ne pas être intégrés aux autres systèmes utilisés par l’entreprise, tels que les systèmes de comptabilité ou ERP. Cela peut entraîner une duplication des efforts, une saisie manuelle de données et des erreurs.

Équipes de traitement des paiements décentralisées : Si les données de paiement sont stockées dans différents systèmes ou départements, il peut être difficile d’avoir une vue complète de tous les paiements effectués. Cela peut entraîner des inefficacités dans le suivi et la réconciliation des paiements, et pire encore, augmenter les risques de fraude.

Quels sont les défis liés aux paiements d’entreprise ?

Les paiements d’entreprise sont traditionnellement confrontés à un grand volume d’activités de paiement et à une inefficacité de traitement manuel. Parmi les problèmes les plus notables des paiements B2B, on trouve :

• Des systèmes de paiement de back-office obsolètes nécessitant un soutien informatique étendu et coûteux
• Un long délai pour se connecter aux banques via des API bancaires ou en H2H avec ses propres ressources informatiques
• Des erreurs et des oublis de paiement inévitables dus au traitement manuel
• Une perte d’argent potentielle due à des paiements en double non découverts
• Risques opérationnels accrus dus à des fraudes potentielles et des paiements non conformes
• Lenteur à tirer parti de voies de paiement plus rapides (par exemple, RTP®) ou d’autres méthodes de paiement naissantes (par exemple, Zelle) pour répondre aux besoins évolués de paiements B2B des clients

Coût caché des erreurs de paiement et des paiements non conformes

Il n’est peut-être pas souvent visible pour les parties prenantes d’une entreprise combien les systèmes manuels et analogiques peuvent coûter cher, ou peut-être que la pratique est telle depuis si longtemps qu’elle est simplement devenue un coût accepté de l’activité commerciale. À travers une description de processus étape par étape, il est possible de montrer combien d’argent les entreprises perdent chaque année dans leur traitement des paiements, en particulier celles qui ont des activités transfrontalières et une exposition aux changes.

Les coûts peuvent provenir de différentes sources et très souvent, les entreprises sous-estiment les coûts cumulés qui résultent de ces paiements :

• Des erreurs manuelles provoquant le non-arrivée des fonds à la destination correcte
• Des paiements en double qui pourraient être le résultat d’une erreur ou d’une fraude
• Des paiements non conformes qui enfreignent les listes de sanctions officielles, exposant l’entreprise à des amendes et à d’autres mesures réglementaires

Notre analyse révèle que les entreprises peuvent réduire de manière significative les paiements erronés et non conformes que perd l’entreprise moyenne en persistant avec des processus obsolètes. Si seulement dix paiements sont touchés chaque mois, cela peut entraîner des coûts supplémentaires annuels de plus de 40 000 $ en moyenne.

Le diagramme de flux suivant montre en détail à quel point un paiement en double fait par erreur peut être coûteux pour une entreprise donnée, sans parler du fait que dans de nombreux cas, ces erreurs peuvent être aggravées à mesure que les entreprises se développent de manière organique et par acquisition, ajoutant des couches de complexité pour trouver où et comment de telles erreurs ont été commises.

Coût des paiements B2B en double

Les structures de plus en plus disparates produisent plus de risques, qu’ils soient liés aux changes ou à la réglementation, et une plus grande vulnérabilité à la fraude aux paiements également. Les mesures visant à standardiser les contrôles et à simplifier et automatiser les processus peuvent non seulement atténuer ces expositions, mais également, avec des informations plus précises, renforcer la prise de décision et poser les bases d’une croissance future. Voici un autre diagramme de flux détaillé pour montrer combien de temps et d’argent une entreprise peut perdre lorsqu’un paiement à un fournisseur étranger échoue à arriver sur le compte du bénéficiaire.

Coût des paiements d’entreprise transfrontaliers échoués

Utilisation des solutions de trésorerie et de paiement

Pour gérer efficacement les paiements d’entreprise, il est recommandé de choisir une solution de trésorerie et de paiement qui répond aux besoins commerciaux actuels et futurs d’une organisation. L’une de ces solutions est un hub de paiement, également connu sous le nom de plateforme de paiements B2B ou système de traitement des paiements. Un tel hub consolide les demandes de paiement provenant des ERP et d’autres systèmes initiant des paiements, transformant les processus de paiement désagrégés et décentralisés en une seule source d’enregistrement pour tous les paiements sortants d’entreprise.

Les entreprises changent la façon dont elles traitent les paiements. La technologie, la réglementation, la mondialisation du commerce – tous sont des facteurs qui poussent à la centralisation des paiements. Les directeurs financiers et les trésoriers du monde entier reconnaissent que les processus de paiement fragmentés et décentralisés n’offrent pas l’efficacité nécessaire.

Un hub de paiement basé sur le cloud tel que celui de Kyriba permet un accès mondial en temps réel aux données de paiement, tout en permettant à autant d’utilisateurs que nécessaire de se connecter facilement. De cette manière, le directeur financier et l’équipe de trésorerie peuvent avoir un contrôle total et une visibilité sur le statut des comptes fournisseurs, de la trésorerie et d’autres paiements ponctuels.

Un hub de paiement peut aider les entreprises à rationaliser leur processus de paiements d’entreprise avec une grande efficacité, des économies de coûts et une sécurité renforcée. Les principaux avantages de la centralisation des paiements avec des hubs de paiements basés sur le cloud sont :

• Visibilité sur les flux de trésorerie sortants
• Réduction de la fraude aux paiements et amélioration de la gestion des risques opérationnels
• Contrôle sur le calendrier des paiements
• Procédures standardisées dans toutes les régions
• Amélioration de l’efficacité et réduction des coûts
• Conformité réglementaire.

Le hub de paiement de Kyriba est un excellent exemple de solution de trésorerie et de paiement.

Meilleures pratiques de gestion des paiements d’entreprise

Il existe de nombreuses façons de concevoir les flux de travail et de mettre en place les dispositifs techniques nécessaires pour optimiser votre processus de paiement. De nombreux clients de Kyriba ont démontré des succès avec les meilleures pratiques qu’ils partagent avec la communauté et leurs pairs.

Par exemple, Cooke Aquaculture a mis en place une banque interne solide et une usine de paiement pour libérer de la liquidité, libérant ainsi 20 % des employés à temps plein du centre de services financiers partagés pour des travaux plus stratégiques. Plus important encore, en mettant l’accent sur la standardisation des processus, Cooke a obtenu un résultat de comptabilité et de réconciliation 100 % précises et automatisées à partir d’un processus standardisé pour toutes les entités.

Un autre bon exemple vient du client de Kyriba, Adobe. En tant qu’organisation ayant 125 utilisateurs mondiaux se connectant manuellement à plus de 10 portails bancaires quotidiennement pour traiter les paiements et les relevés, l’utilisation du hub de paiement de Kyriba a conduit à un dépôt centralisé de 24 signataires suivis et 8 modèles de lettres bancaires maintenus avec 4 banques connectées pour les relevés de frais bancaires et la gestion proactive des frais.